Tips for å bli en bedre lytter i møter

Har du vært i møter hvor folk avbryter hverandre og kaster ut nye ideer før forrige sak er ferdigdiskutert? Du kan selv bidra til å løfte møte-kommunikasjonen ved å bli en bedre lytter, mener Sabina Nawaz; coach, foredragsholder, lederrådgiver og skribent. Hun mener at en av grunnene til kommunikasjonen i møter blir dårlig, er at vi er mest opptatt av å forberede det vi selv skal si når vi lytter - istedenfor å forsøke å forstå andre. I et innlegg hos Harvard Business Review skriver Nawaz om en helt enkel notatteknikk hun mener kan hjelpe folk til å lytte bedre. Ideen er at framgangsmåten skal hjelpe deg til å tenke, bearbeide informasjon, trekke linjer mellom ulike deler av diskusjonen og stille gode spørsmål. Se det gjerne som et alternativ til å bryte ut med det første og beste som måtte falle deg inn.

Enkel teknikk

På denne måten skiller du dine egne tanker fra de andres, du blir mer oppmerksom på hva de andre faktisk sier. Når du så tar ordet, er Nawaz´ råd at du konsentrerer deg om notater og spørsmål fra margen som ikke allerede har vært tatt opp i møtet. Velg de punktene du mener er viktigst, og kryss av etter hvert som temaene er blitt debattert. Hvis det er noe du synes er viktig som du ikke får tatt opp i møtet, noter deg at du skal følge det opp.

• LES OGSÅ: Ledere kan lære av musikken

Noter mer enn fakta

Konsulentens råd er at du ikke bare noterer ned fakta. Hun mener eksempelvis at notatene du etter hvert får i margen kan gjøre deg til en bedre lytter hvis også noterer deg ned stikkord for tema. Hva er det egentlig dere diskuterer? Og hvordan henger de ulike temaene sammen med hverandre? Ligger det en større historie her? Tenk også over hva som er rett tid og sted for spørsmålene du har bestemt deg for å bringe til torgs, og noter ned hva du vil gjøre med spørsmålene dine. Er det ett spørsmål det er best å spare til slutten av møtet? Er det mest fornuftig å ta noen av spørsmålene med enkeltpersoner etter møtet?

En annen ting det kan være lurt å tenke igjennom/notere seg/stille spørsmål ved, er om forutsetningene dere diskuterer holder - eller om det er generelle påstander. Tenk også over hva som ikke blir sagt.

• LES OGSÅ: Disse feilene gjør ledere når de skal lytte

Husker bedre

Skal vi tro forskerne, er det flere fordeler ved å notere enn at man kan bli en bedre møtedeltager. Ifølge forskning.no uttaler Dorthe Berntsen - psykolog og professor ved Aarhus universitet i Danmark - at man husker mer hvis man skriver gode notater. Ifølge Berntsen bidrar notatene på tre måter: den bidrar til språklig bearbeiding av begreper, gjenfortellingen og til at man kobler inn ene ekstra sans eller informasjonskanal. Notatene kan blant annet bidra til at det blir lettere å knytte løse deler sammen.

• LEDEBIBLIOTEKET, VIDEO: Møteledelse - hvordan unngå møtefellene