– Skiller seg fra tidligere ­medarbeiderundersøkelser

10–Faktor er et godt bidrag til både leder-, medarbeider- og organisasjonsutvikling, fremfor bare å gi en tilstandsrapport for kommunen, hevder Semb, som i dag jobber som enhetsleder i Ergo- og fysioterapitjenesten i kommunen.

• BAKGRUNN: – Alle ­kommunene vil ta samme medarbeider­undersøkelse i bruk

Hun jobbet som rådgiver i HR–avdelingen da Skien kommune startet med å ta verktøyet i bruk – først som kommunens representant i en arbeidsgruppe i regi av KS og deretter som pilotkommune i arbeidet med å prøve ut verktøyet. I oktober 2015 gjennomførte kommunen den første ordinære målingen.

• LES OGSÅ: – Kjernen i det vi jobber med

– Verktøyet skiller seg klart fra tidligere medarbeiderundersøkelser siden det ikke bare er et måleverktøy, men et prosessverktøy til bruk på flere nivåer i organisasjonen. Måleverktøyet etterspør hva medarbeidere opplever som viktig i jobben, deres holdninger til arbeidet og aller viktigst at den måler faktorer som kan gjøres noe med. Faktorene har betydning, både for tjenesteyting og opplevelsen av arbeidsmiljø, sier Semb. 

Helhetsramme

Hun forteller at Skien kommune satte medarbeiderundersøkelsen inn i en større helhetsramme, som innspill til – og del av – et lokalt utviklingsarbeid.

– Det er også viktig for meg å skille mellom måleverktøyet 10–Faktor og innholdet i hver enkelt av de 10 faktorene samt sammenhengen mellom disse. Faktorene i seg selv danner grunnlaget for god ledelse, og gir meg som leder en mulighet til å bedre innsikten min, og til å utvikle eget lederskap. De 10 faktorene er et godt navigasjonsverktøy sier hun.

Skien kommune hadde som mål at lederne skulle være gode på 10–Faktor, og ha god kunnskap om de 10 faktorene innen utgangen av 2017.

– Nå er det snaut to måneder igjen av 2017, hvordan ligger dere an?

– Jeg tror vi er godt på vei mot målet, selv om jeg må påpeke at jeg innehar en annen funksjon i kommunen i dag, og ikke kan uttale meg på vegne av hele kommunen. Min erfaring er at lederkollegaer har satt de 10 faktorene på agendaen og faktorene har hatt fokus på flere ledersamlinger jeg har deltatt på siden første gjennomføring i 2015. Nå skal vi i gang med runde 2 av 10–Faktor 18. oktober. Det har vært et godt trykk fra overordnet nivå, og det blir spennende å se om svarprosenten på 71 prosent blir enda bedre i denne runden, sier Semb.

Utfordringer

Astrid Flothyl Semb forteller at hun er mer enn gjennomsnittlig interessert i bruken av dette verktøyet, og mulighetene det representerer. Hun forstår at ikke alle kan dele hennes interesse, og at medarbeiderundersøkelser og målinger kan representere en potensielt synkende motivasjon hos enkelte medarbeidere.

– Man må være interessert og og sette av noe tid til arbeidet. For meg er dette ikke noe problem, siden dette er en del av faget mitt. Som leder handler det om mer enn å gjennomføre en undersøkelse annethvert år. Målingen gir innspill til- og er en temperaturmåler på drift og utvikling av tjenesten, sier hun.

Det er også viktig å skille mellom verktøyet 10–Faktor og innholdet i hver enkelt av de 10 faktorene

Ting henger sammen: Som leder i kommunen innehar Semb ulike roller, med ulik grad av autonomi. Og god klarhet i roller og avstemt grad av autonomi gir henne god mestringstro og motivasjon for lederansvaret og oppgavene, eksemplifiserer hun. 

Hun opplever at 10–Faktor bidrar til å ta temperaturen på forhold som er viktige i en lederrolle. Mange av de samme faktorene spiller dessuten inn og er viktige for alle, uavhengig av om man er leder eller medarbeider:

– Det bør gå to år mellom målingene, og oppfølgingsarbeidet må kobles opp mot oppdraget. Å følge opp resultatet som del av utvikling og drift av tjenesten eller jobben vi er satt til å gjøre er den viktigste fasen av en medarbeiderundersøkelse, presiserer hun.

Motivasjon og tillit

For å skape motivasjon hos medarbeiderne til utviklingsarbeidet er man avhengig av å vinne deres tillit. Mange kan være leie av målinger, og av at tilbakemeldingene deres ikke har blitt tatt på alvor. Hun legger til at i runde én var enkelte medarbeidere skeptiske til spørsmål om bakgrunnsinformasjon, kjønn og alder. Da var det viktig å kunne forklare at den informasjonen ikke ville bli koblet opp mot identitet, og å gi informasjon om hvorfor disse spørsmålene blir stilt.

– Jeg har blant annet koblet på tillitsvalgte og verneombud for å skape forståelse for hvorfor dette arbeidet er nyttig, og for å skape økt motivasjon. De er delaktige i forankrings- og informasjonsarbeidet, rammesetting av presentasjon og oppfølging av resultater. Det er viktig å sette arbeidet inn i en helhet. Det er viktig å ha en plan på hvordan alt henger sammen. Forankring og eierskap til prosessen er nødvendig for å oppnå resultater. Alle må ha en viss kjennskap faktorene, og vite hva som kreves av dem i gjennomføring og oppfølging, utdyper hun.

Hun legger til at det er viktig for henne som leder å kjenne til faktorene, hva de innebærer og sammenhengene mellom dem. For medarbeidere blir det viktig at hun som leder klarer å «oversette» hvordan innholdet i faktorene kommer til uttrykk eller kan jobbes med, i forhold til oppdraget deres og utvikling av gode tjenester.

– For å lykkes med 10–Faktormålingen må medarbeiderne ha tillit til verktøyet, og jeg som leder må bestrebe meg på å informere i forkant om hva dette innebærer for den enkelte medarbeider og for tjenesten og kommunen, sier Semb.