Gjør de åpne kontorlandskapene til et bedre sted å jobbe
Heksejakten på det åpne kontorlandskapet har pågått helt siden kontorformen for alvor gjorde sitt inntog på 60-tallet - og det med god grunn, mener Thomas L.W. Toft, doktorgradsstudent og forsker ved Københavns Universitet. I et innlegg hos ledelseidag.dk viser han til at folk har vanskelig for å konsentrere seg og være produktive i åpne kontorlandskap der det er mye folk og mange forstyrrelser.
Øyekontakt trigger samtaler
Han mener at kontorer ofte blir innrettet på en svært uhensiktsmessig måte; med for mange mennesker på for lite plass. Ennå mer problematisk blir det ifølge Toft hvis arbeidsdagen krever hyppig samarbeid med kollegene.
For - det er nesten umulig å regulere innbyrdes spontane samtaler når folk sitter tett på hverandre og har mulighet for øyekontakt hele tiden. Øyekontakt er gjerne innledningen på en samtale, og hvis det er vanskelig å unngå øyekontakt, blir det også vanskelig å unngå samtaler som man opplever som forstyrrende. Det kjedelige er hvis kontakt med kolleger begynner å oppleves som negativt; fordi mye av kontakten er forstyrrende.
For stort fokus på økonomi
En undersøkelse som Toft med kolleger har gjort i en internasjonal IT-virksomhet, oppga 85 prosent at de opplevde at kontoret var støyende og distraherende. Paradoksalt nok ga samtidig 57 prosent uttrykk for at det for lite deling av kunnskap internt; hvilket i utgangspunktet poenget med å sitte i et åpent kontorlandskap. (I alle fall var dette utgangspunktet da begrepet og innretningen Bürolandschaft ble til i Tyskland på slutten av 50-tallet/begynnelsen av 60-tallet).
Toft mener at lederes fokus på økonomi og kvadratmeter er hovedårsaken til at mange åpne kontorer blir mer et hinder enn en støtte for medarbeidere i det daglige arbeidet. Han argumenterer for at ledere bør basere kontorløsningen på - og innrette den etter - måten det jobbes på i bedriften (de interne prosessene), kulturen, type medarbeidere og medarbeidernes ulike arbeidsoppgaver.
Aktivitetsbaserte kontorer
Istedenfor å snakke om åpne og lukkede kontorer, mener Toft mener det er mer hensiktsmessig å snakke om aktivitetsbaserte kontorer. Det vil si en løsning der kontorene i lokalet utformet etter ulike oppgaver og medarbeideres behov. Ut fra en undersøkelse gjort på kontorer hos selskapet ISS og erfaring fra andre bedrifter, herunder Microsoft, Cisco og Dansk Industri, gir Toft følgende råd om innretning av kontorer:
- Strategisk plassering av medarbeidere
Plasser avdelinger som samarbeider, samt avdelinger som bør kommuniserer bedre seg imellom, nær hverandre. Ta hensyn til at de kan være ulike arbeidsaktiviteter og subkulturer i de ulike avdelingene. Hvis controllerne ofte snakker høylydt sammen ved skrivebordene, kan det passe dårlig sammen med juristene, hvis disse er mer lavmælte i sine samtaler.
- Områder til ulike arbeidsaktiviteter
Medarbeidere har behov for spontane samtaler, samarbeid og ro til konsentrasjon. Innrett kontoret i ulike områder som er beregnet til forskjellige aktiviteter, råder Toft. Kanskje kan man lage en stillesone der man kan sette seg når man jobber med spesielt krevende oppgaver. For å kunne ta fortrolige samtaler, må man ha noen steder der man kan lukke døren bak seg. Det foregår mange typer møter i en bedrift, hvilket gjør at det kan være lurt å innrette møtelokaler slik at de kan brukes til ulike formål. Alternativt kan man ha ulike typer kontorer til ulike formål. Det trengs også noen områder for spontansamtaler.
- Akustikk
Velg lydabsorberende materialer på gulvet, på veggene og i taket. Maskiner som bråker, som printere og oppvaskmaskiner, bør plasseres i lukkede rom.
- Felles eierskap og retningslinjer
Toft anbefaler å utforme noen retningslinjer om hvordan man bruker kontorlokalene, og skriver at ledelsen må gå foran i støtte oppunder den arbeidskulturen som bør følge med kontorløsningen. For - årsaken til utfordringer på kontorene ligger like mye hos oss selv som i den fysiske innretningen. Toft mener eksempelvis at man i fellesskap bør diskutere hvordan man ter seg i landskapet og komme fram til noen retningslinjer. Eksempler på retningslinjer til åpne kontorer kan være:
* ha telefonen på lydløs
* lange, ikke arbeidsrelaterte samtaler føres på tekjøkkenet
* ta lange samtaler i et møterom istedenfor ved skrivebordet
* spørsmål som ikke er akutte sendes på e-post
* hvis man er syk, men ikke for syk til å jobbe, jobber man hjemme
Kontordebatt
Dagens Perspektiv har i tidligere artikler skrevet om aktivitetesbaserte løsninger, og det fulgte da en debatt om det var lurt å sette folk sammen i kontorer ut fra hvilken personlikhetstype de var, eller om det var mest hensiktsmessig å legge arbeidsoppgavene til grunn. Toft skriver i sitt innlegg hos ledelseidag.dk at kontorene bør innrettes både etter menneskenes behov og etter oppgavene som skal løses. Les mer om debatten som har gått i Dagens Perspektiv ved å følge lenken nedenfor:
Har du spørsmål om ledelse?
I vårt lederbibliotek finner du ekspertrådene, fagartiklene og verktøyene som hjelper deg som leder.
Gå til Lederbiblioteket.
