Et lavt sykefraværs fire hjørnebrikker

Høyt sykefravær er det ingen som tjener på. Det kan skade trivselen, arbeidsmiljøet, effektiviteten, bunnlinjen, og ikke minst de sykemeldte selv. Hvordan man skal oppnå et lavt sykefravær er dermed et naturlig spørsmål å stille seg som leder.

I den danske regionen Syddanmark har en prosjektgruppe stilt nettopp dette spørsmålet, og intervjuet ti ledere som enten har holdt et lavt sykefraværnivå over en lengre periode, eller som har tatt grep for å redusere det kraftig.

Prosjektgruppen fant fire fellestrekk blant de ti lederne og deres arbeid med sykefraværet, som kan oppsummeres i akronymet MOST – mening, omsorg, systematikk og tydelighet.

En felles mening

En leder må tydeliggjøre en felles mening med arbeidet. Det gjør at de ansatte ser seg selv som en del av noe større, enten som en del av en verdifull bidragsyter til viktige samfunnsoppgaver, eller som en del av et aktivt og sterkt fellesskap av kompetente mennesker.

Det er viktig å unngå at det blir pinlig å snakke om sykdom

«En sterk felles mening styrker alles motivasjon for å gjøre sitt beste i jobben. Det inkluderer å holde sykefraværet nede», heter det i rapporten. Disse ti lederne gjør derfor mye ut av å understreke formålet med arbeidet og viktigheten av fellesskapet, og jobber for å inkludere de ansatte i å utvikle kjerneoppgavene.

– Alle skal føle at de er uunnværlige – at det ikke er likegyldig om de er syke eller ikke, sier en av de ti intervjuobjektene, avdelingsleder Jeanette Nørregaard.

Den gode omsorgen

De ti lederne drar også fram omsorg som en viktig faktor for et lavt sykefravær. En leder må bry seg om trivselen, og ta nødvendige hensyn til hver enkelt ansatt. Det er viktig for dem å være tilgjengelige for sine ansatte, selv om det kan være slitsomt for dem å alltid stå til rådighet.

Servicelederen Annette Ellyt sier for eksempel at hun imøtekommer rundt 98 prosent av de ansatte sine ønsker om endrede arbeidstider. Lik behandling av ansatte er viktig, men Ellyt har også et litt annet syn på omsorg, og sier at det er viktig å se hver ansatt for seg selv.

Alle skal føle at de er uunnværlige

– Det er mitt motto å behandle alle forskjellig, for alle ansatte er forskjellige. Hvis en enslig mor må møte på jobb klokka syv i stedet for klokka seks, så får hun det fram til hun har fått løst situasjonen hjemme. Mine ansatte skal føle at de kan spør meg, og de skal få raske svar. Da slipper de å sykemelde seg fordi de ikke tør å være til bry, sier hun.

Den systematiske systematikken

• LES MER: Gode ledere ser hvem som trenger tilrettelegging

En god måte å forebygge sykemelding eller redusere lengden på den er å ha etablerte og trygge rammer for sykefraværssamtaler. De ti lederne i undersøkelsen jobber systematisk og holder konstant øye med fraværsstatistikken. Da kan de umiddelbart følge opp personer som sliter med et høyere fravær, og legge til rette for enten å hindre sykemelding, eller sørge for raskt tilbakekomst til arbeidet.

De aller fleste av de ti lederne oppgir at de har samtaler med den sykemeldte både på dag én, fem og 15 av sykemeldingen, og er enige om at et slikt system gjør det lettere å snakke om sykemeldingen siden rutinene er kjente for alle.

– Jeg legger stor vekt på jevn kontakt med den syke, og følger 1-5-15-systemet konsekvent. Det er viktig med slike rammer for å unngå at det blir pinlig å snakke om sykdom, sier en av lederne, Hanne Kristiansen.

Den klare tydeligheten

Tydelige krav og klar kommunikasjon blir trukket fram som viktige sykefraværstiltak, ifølge de ti lederne. Det gås ikke rundt grøten – sykefravær snakkes om, og det legges vekt på at sykdom er individuelt, og at alle har en egen arbeidsevne som sier hvor mye de kan jobbe.

Denne åpenheten rundt sykdom skal også skape en toleranse og en samarbeidsvilje både fra leder, den sykemeldte og de øvrige kollegene.

• LES MER: Sykemelding løser ingenting

En av lederne, Birgitte Christensen, forteller at åpenheten gjør at særavtaler blir mer aksepterte.

– Hvis ansatte opplever at jeg i særlig grad beskytter én medarbeider i en periode, så skal de kunne stole på at det er med god grunn. Derfor forteller jeg alltid hovedpunktene i en særavtale til resten av kollegene.