– Den undervurderte lederegenskapen

Man kan knapt snakke eller lese om ledelse uten å komme inn på tematikken endring og endringsledelse. Det er imidlertid få organisasjoner som faktisk klarer å nå de endringsmålene de setter seg.

Det hevder Nelson P. Repenning - professor i organisasjon, Don Kieffer - som underviser i ledelse - og førsteamanuensis i medisin, Todd Astor, i en artikkel om «den mest undervurderte lederegenskapn» i MIT Sloan Mangament Review.

Sjelden vare

Noe av det som ofte svikter i endringsledelse, er klare definisjoner av hvilke problemer det er som skal løses, ifølge trioen.

«Vår erfaring er at ledere som er i stand til å komme opp med klare problemformuleringer får gjort mer med mindre ressurser. De kommer seg også raskere videre enn sine mindre fokuserte konkurrenter. Klare problemformuleringer kan frigjøre energi og innovasjonskraft hos de som gjør kjernejobben i organisasjonen din. Men, til tross for at en god problemformulering kan være verdifull, blir det sjelden praktisert», skriver Repenning, Kieffer og Astor i artikkelen «The Most Underrated Skill in Management».

5 grunnsteiner i problemformulering

Hvis vi skal løse et problem raskt, hopper vi gjerne raskt til en løsning basert på den erfaringen vi allerede har innabords.  

Artikkelforfatterne anbefaler imidlertid at man i tillegg velger en mer tilsiktet tilnærming, og argumenterer med at strukturert problemløsing innebærer at man utvikler logisk argumentasjon som lenker observerte data sammen med underliggende årsaker - og til slutt til løsningen. For å skape en slik logisk kjede, må du imidletid først ha et klart definert problem - og ifølge Repenning, Kieffer og Astor er det gjerne her ledere kommer til kort.

Deres egen erfaring er at et godt formulert problem har fem grunnsteiner:

• Det refererer til noe som har stor betydning i organisasjonen (er det viktig? har det betydning for organisasjonens overordnede mål og verdier?) og knytter dette elementet sammen med et klart og spesifikt mål.
• Det inneholder en klar beskrivelse av gapet mellom dagens situasjon og målet. Med andre ord: Det skal være lett å forstå
• Nøkkelvariablene - målet, dagens situasjon og gapet er kvantifiserbare.
• Det er så nøytralt som mulig med hensyn til mulige diagnoser og løsninger.
• Det er lite nok i omfang til at man kan håndtere det raskt.

En av fordelene med velstrukturert problemløsing, ifølge denne akademiske trioen, er at man tilfredsstiller menneskers behov for rask tilbakemelding ved å bryte store problemer ned i mindre problemer som kan håndteres raskt.

4 vanlige feil

Ifølge Repenning, Kieffer og Astor er dette fire feil som ofte gjøres i prosessen:

• Mislykkes med å formulere problemet
  Det vanligste er faktisk at man hopper over hele problemformuleringen. Folk tror gjerne at de allerede er enige om problemet og at det bare er å hoppe rett til problemløsning. Dessverre er situasjonen sjelden så klar som dét, argumenterer artikkelforfatterne.
   
• Problemformuleringen er en diagnose eller en løsning
  Dette er etter sigende eksempler på lite effektive problemformuleringer: «Vi har ikke riktig IT-løsninger» og «Vi har ikke brukt penger på oppgradering». Hvorfor er dette dårlige problemformuleringer? De viser ifølge MIT-akademikerne ikke til mål som er viktige for organisasjonen. De ligger der implisitt; den som har formulert problemet har hoppet rett til løsningen. Vedkommende har dermed hoppet over en del trinn i den logiske kjeden - og ikke benyttet seg av muligheten til å analysere problemet nøye nok.
   
• Det mangler en klar beskrivelse av gapet mellom nåsituasjon og målet
  «Salget må økes», er eksempelvis lite konkret.
   
• Problemet er for stort
  Hvis problemet er for vidt formulert, fører det gjerne til store, dyre og langsomme initiativ for å forsøke å løse problemet. Forsøk å formulere spesifikke, mindre problmer som gir raskere resultater.

Nelson P. Repenning er professor i organisasjon og systemer ved MIT Sloan School of Management. Don Kieffer underviser i ledelse ved MIT Sloan School. Begge jobber de også som konsulenter. Todd Astor er medisinsk direktør ved et sykehus og førsteamanuensis i medisin ved Harvard Medical School, Massachusetts.