Blir mer effektiv gjennom «tilbakeskuende» møter

I teamarbeid er samhold og fellesskapsfølelsen viktig, uansett om det er snakk om et underpresterende team som du prøver å få på beina igjen, eller et superteam som du ønsker at skal ta det neste steget. I begge disse tilfellene er det viktig å reflektere over hva man er flinke til, og hva man kan bli bedre til.

Dessverre blir det ofte nedprioritert når det er møtetid. Planlegging, måltall og oppgavefokus stjeler det meste av oppmerksomheten. Det gjør at mange team sitter på en haug av uforløst potensiale, skriver Ximena Venegochea hos Fast Company.

• LES OGSÅ Hverdagen kommer i veien for gode møter

Teknikken blir omtalt som «retrospectives», eller tilbakeskuende møtevirksomhet, og målet er enkelt: man ser tilbake på prosesser og prosjekter man har vært gjennom, og identifiserer alle hindrene man opplevde på veien. På den måten kan man unngå å møte på de samme problemene igjen. Man bruker historien til å bane vei for framtidens prosjekter, skriver Venegoechea.

Det tilbakeskuende møtet

Det er mange metoder man kan benytte seg av for å ta i bruk den tilbakeskuende teknikken. Venegoechea oppsummerer imidlertid hva en teamleder kan gjøre i sin enkleste form.

Forklar hva som skal skje

Begynn med å forklare teknikken, og be alle om å stille med en åpen holdning. Det handler ikke om å fordele skyld, det handler om å identifisere problemer og løse dem i fellesskap.

Gi teammedlemmene tid til å tenke gjennom følgende spørsmål

• Hva gikk bra i uka som var?

• Hva kunne gått bedre?

• Hva skal vi gjøre mer av, og hvilke nye ting skal vi prøve i uka som kommer?

Bruk nok tid

Lange møter er ikke alltid så populære, men så lenge man har en god struktur kan man få mye gjort, skriver Venegoechea. Hun anbefaler å sette av én time, fordelt på følgende måte:

• 15 minutter til å diskutere hva som gikk bra

• 15 minutter til å diskutere hva som kunne blitt gjort bedre

• 15 minutter til å diskutere nye ideer

• 15 minutter til å avgjøre hvilke konkrete planer man skal gå videre med

Konkrete oppgaver

Når møtet er over er det viktig at alle har noen få, konkrete oppgaver de skal jobbe med i uka som kommer. Det gjør det enkelt for teammedlemmene å vite hva de skal fokusere på, og samtidig lettere å holde oversikten over hva som fungerer og ikke fungerer. Det bygger et godt grunnlag for neste møte. 

Kan man bruke samme form i alle typer møter?

Generalsekretær i Redningsselskapet, Rikke Lind, og ekspert på møteledelse, Henning Bang, svarer i denne videoen.

Se flere videoer og nyttige tips i Lederbiblioteket.