Bli kvitt uklarhetene

Når det kommer til human resources forventer man at reglene og prosedyrene er krystallklare. Gråsoner og uklarheter skaper ikke bare rom for tolkning – de skaper også konflikt og potensielt svært krevende episoder.

For eksempel kan seksuell trakassering, mobbing eller annen negativ atferd blomstre fram hvis reglene rundt det ikke er tydelige nok. Det hjelper ikke at de skrevne reglene sier at denne typen atferd «ikke vil bli tolerert». Det medfører definisjonsproblemer, og gir alt for mye spillerom. Det skriver Rex Conner, konsulent på feltet, til Fast Company.

• LES MER: Slik håndterer du ubevisst negativ atferd

«Ja, hva mer?»

Det finnes en ganske enkel metode man kan bruke for å oversette uklarheter til konkrete regler om hvilken atferd man vil unngå, skriver Conner. Det handler i utgangspunktet om å se på de eksisterende HR-reglene, og deretter forestille seg en samtale med djevelens advokat (DA).

Conner beskriver et eksempel:

Slik kan den oppdiktede samtalen gå helt til du har en tydelig ramme rundt hvilken type atferd man forbyr og hva som er greit. Det kan ta sin tid, men det er viktig arbeid, skriver Conner.

Definere hele prosessen

Conner forklarer at regelverket må dessuten spesifisere hele prosessen. Det betyr at de nye HR-reglene må gjøre rede for følgende:

• Hvordan bedriften har tenkt å lære opp sine ansatte om de ulike emnene

• Hvordan man rapporterer om regelbrudd

• Hvordan regelbruddene blir håndtert

• Hva som kan forventes av konsekvenser

• I hvilken grad disse reglene og prosedyrene blir evaluert og oppdatert

Følger man disse punktene får man en utvetydig og gjennomsiktig prosess som er enkel for de ansatte å forholde seg til, forklarer Conner.

• LES OGSÅ: Giftig atferd smitter

Problemet med tolkning

Det er ikke bare negativ atferd som går inn under listen over definisjoner som trenger spissing. «Høyt presterende team», «godt arbeidsmiljø» og «god bedriftskultur» er løse uttrykk som ikke nødvendigvis har så mye substans, skriver Conner.

Det gjør at lederen til syvende og sist blir den som må ta en avgjørelse på hva som omfattes av regelverket, og da kan ansatte oppleve at avgjørelsen og begrunnelsen blir for subjektiv. Det i seg selv er en potensiell årsak til konflikt, og gjør at arbeidet med å lage et spesifikt regelverk er så viktig, mener han.