– Kommunikasjonen er bedre fordi kolleger finner hverandre på tvers av landegrenser og fagområder, forteller HR-direktør Cecilie Heuch. Hun og medarbeider med ansvar for internkommunikasjon Jessica Hartenberger i Det norske veritas har gode erfaringer med å tilby de ansatte nettbaserte samhandlingsverktøy.
Aurora Hannisdal.
Øker effektiviten ved å ta internkommunikasjonen til «skyen»
Vi deler og kommuniserer stadig mer via sosiale medier og gjennom chat- og kommunikasjonsverktøy, også på jobb. Tidligere har intranettet vært den primære kanalen for internkommunikasjon, men i en fersk undersøkelse fra Norstat svarer kun 6 av 10 ledere at intranettet er like viktig som for fem år siden. Nå bruker vi tjenester som minner om de sosiale mediene vi benytter på fritiden.
Dagens Perspektiv har i samarbeid med HR Norge og Kantar TNS undersøkt hvor mange norske virksomheter som benytter seg av nettbaserte verktøy for internkommunikasjon og –samhandling, som Facebook Workplace, Office 365 og Microsoft Sharepoint.
Undersøkelsen viste at 35 prosent av virksomhetene allerede har lagt til rette for bruk av nettbaserte kommunikasjonsverktøy. Av disse mener nesten halvparten, 46 prosent, at disse verktøyene i ganske eller meget stor grad bidrar til at de gjør en bedre jobb.
I hvilken grad vil du si at denne typen samhandlingsverktøy bidrar til at du gjør en bedre jobb?
Kantar TNS har regnet ut at det å benytte nettbaserte kommunikasjonsverktøy på jobb i snitt øker effektiviteten med 14 prosent.
– Bruk av slike verktøy gjør at kommunikasjonen går lettere på flere plan. Når kolleger og kunder blir lettere tilgjengelig, øker både produktivitet, effektivitet og opplevelsen av å gjøre en god jobb, sier organisasjonspsykolog Harald Djupvik i Kantar TNS.
Bransjen som har mest å tjene på å benytte verktøyene er IT og telekommunikasjon. Her øker effektiviteten med 19 prosent.
Minst effekt har verktøyene i en av bransjene der de også benyttes minst – i kommunal forvaltning. Her øker effektiviteten bare med ni prosent, når verktøyene tas i bruk.
Det kan virke som de bransjene som er aktive brukere av kommunikasjonsverktøyene, også har mest nytte av det. Ansvarlig for undersøkelsen Djupvik oppsummerer det slik: «Jo flere verktøy man bruker, jo større effekt har det».
Teknologibransjene på topp
Bransjene som bruker slike kommunikasjonsverktøy mest er bank, finans, forsikring, IT, telekommunikasjon og media. Her bruker nesten to av tre virksomheter nettbaserte kommunikasjonsverktøy.
Innen offentlig sektor er det imidlertid bare en av fire virksomheter som har lagt til rette for bruk av slike verktøy.
Har din virksomhet lagt til rette for bruk av nettbaserte samhandlingsverktøy for de ansatte (etter bransje)?
– Det er mye snakk om digitale klasseskiller, men da tenker vi vanligvis på individuelle sprik i digital kompetanse. Undersøkelsen viser at vi også bør være oppmerksom på faren for at det danner seg et bransjemessig A- og B-lag sier daglig leder i HR Norge Even Bolstad.
Fremveksten av slike samhandlingsverktøy reiser en del juridiske utfordringer, som blant annet er knyttet til personvern og lokale lover og regler.
- LES MER: Jobb-Facebook kan være ulovlig
HR Norge oppfordrer virksomheter til å velge leverandører av slike tjenester med forsiktighet. Bolstad mener problemstillingen stiller økte krav til krysskompetanse.
– Dette er en tematikk hvor verken jus, teknologi, HR eller risk skal styre utviklingen alene. Å koble denne kompetansen, ekstrahere, tilføre et helhetlig strategisk perspektiv og gjøre nødvendige veivalg er et ansvar for toppledelsen i virksomhetene, sier Bolstad.
Facebook drar innpå
Office 365 er kommunikasjonsverktøyet som oftest tas i bruk i norske virksomheter. 16 prosent svarer at de bruker denne. Nest mest brukt er Microsoft Sharepoint. Det gjør Microsoft til en ledende aktør på feltet. Microsoft eier også Yammer, Outlook Teams og Skype, som også er populære kommunikasjonsverktøy.
Facebook Workplace, som ble lansert i høst, har allerede seilt opp som tredje mest brukt. Syv prosent svarer at de benytter seg av Workplace. Nykomlingen har raskt etablert seg som et av de foretrukne alternativene i Norge. Ifølge Facebooks pr-rådgiver i Norden Daniel Nord er Norge et av fem land som i størst grad benytter Workplace. De andre landene er India, USA, Storbritannia og Frankrike.
Hvilke av følgende samhandlingsverktøy har din virksomhet lagt til rette for – per i dag?
