Lederverktøy: Slik følger du opp sykmeldte ansatte

Ved oppfølging av sykmeldte er det spesielt viktig at forholdene på arbeidsplassen ikke bidrar til å forsterke allerede eksisterende helseplager – uavhengig av om plagene er arbeidsrelatert eller ikke.

For å lykkes i sykefraværsarbeidet, er det viktig med dialog og samarbeid på den enkelte arbeidsplass. Arbeidsgiver og arbeidstaker, tillitsvalgt og verneombud har hovedansvaret, men er avhengig av samspill med Nav, lege og bedriftshelsetjeneste.

Det er med andre ord mange aktører som har både plikter og rettigheter i sykefraværsarbeidet, minner Arbeidstilsynet om.

Arbeidsgiverens plikter

Her er hva arbeidsgiveren skal gjøre:

• lage rutiner for å følge opp sykmeldte arbeidstakere, sammen med verneombudet og øvrige arbeidstakere.
• gjøre alle arbeidstakere kjent med innholdet i rutinene.
• sørge for at rutinene beskriver hva som skal gjøres hvem som skal gjøre hva når en arbeidstaker blir sykmeldt.
• finne gode kortsiktige og langsiktige løsninger sammen med arbeidstakeren, slik at hen skal kunne komme tilbake i jobb og bli værende i jobb.

Jo tidligere arbeidsgiveren og arbeidstakeren samarbeider om tiltak for å komme tilbake i arbeid, desto større er sjansen for at den sykmeldte kommer raskere tilbake.

Gradert sykmelding

Ofte er det mulig for den sykmeldte å være delvis i arbeid hvis arbeidet blir tilrettelagt. Gradert sykmelding gjør det mulig for arbeidstakeren å være delvis i jobb under sykefraværet. Arbeidstakeren kan for eksempel jobbe kun enkelte dager i uka, ha kortere arbeidsdager eller ha lavere produksjonskrav.

Som arbeidsgiver har du plikt til å vurdere og sette i verk følgende:

• generelle tilretteleggingstiltak for alle arbeidstakere i virksomheten.
• generelle tilretteleggingstiltak for den enkelte arbeidstakeren.
• særskilte tilretteleggingstiltak for alle med redusert arbeidsevne som står i fare for å bli sykmeldt eller som er blitt sykmeldt.

Plikten til å legge arbeidet til rette for arbeidstakerne er omfattende. Tilretteleggingsplikten går likevel ikke så langt at den for én enkelt arbeidstaker kan gå på bekostning av de andres arbeidsforhold eller oppgaver, eller slik at arbeidsmiljøet generelt forverres, understreker Arbeidstilsynet.

Arbeidsgiveren bør tenke gjennom om tiltakene som vurderes for den sykmeldte også kan være til nytte for flere arbeidstakere. Dette vil forebygge helseplager for alle ansatte.

Eksempler på tilrettelegging

Her er noen tiltak som kan vurderes, både for alle arbeidstakere i et forebyggingsperspektiv og for å få den enkelte arbeidstaker tilbake i jobb:

• endring av hvordan arbeidet er organisert, planlagt og hvordan det gjennomføres.
• endring av arbeidstid, tidskrav, tempo, variasjon i arbeidsoppgavene.
• endring av eller nye arbeidsoppgaver.
• fysisk eller ergonomisk tilrettelegging.
• anskaffelse eller tilpasning av utstyr og hjelpemidler.
• opplæring eller omskolering.

I mange virksomheter gir arbeidsgiveren personalansvaret videre til en leder som følger opp arbeidstakere i sin enhet eller avdeling. Det gjelder også oppfølgingen av sykmeldte arbeidstakere, understreker Arbeidstilsynet.

Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiveren og arbeidstakere med å følge opp arbeidsmiljøet i bedriften.

To lovbestemte tiltak

Det finnes to oppfølgingstiltak som er lovbestemte. Det må utarbeides en oppfølgingsplan og gjennomføres et såkalt dialogmøte 1 (se egen boks).

Arbeidet med oppfølgingsplanen skal starte så tidlig som mulig og være utarbeidet innen fire uker. Hvor omfattende planen og tiltakene skal være, vil være avhengig av hvor omfattende den nedsatte arbeidsevnen er og varigheten av den.

Arbeidsgiveren skal sende oppfølgingsplanen uoppfordret til sykemelderen (som regel fastlegen) så snart den er utarbeidet - og senest etter fire uker.

Den skal inneholde følgende:

• en vurdering av arbeidstakerens oppgaver og arbeidsevne og den ansattes mulighet til å gjennomføre dem.
• aktuelle tiltak i arbeidsgiverens regi.
• aktuell bistand, for eksempel fra bedriftshelsetjeneste og Nav.
• en plan for videre oppfølging.

Arbeidstakerens plikt

Arbeidstakeren har plikt til å bidra i arbeidet med å utarbeide og gjennomføre oppfølgingsplanen, og til å finne gode løsninger sammen med arbeidsgiveren.

Dersom arbeidstakeren ikke vil medvirke eller samarbeide, er arbeidsgiveren fritatt fra plikten til å utarbeide en oppfølgingsplan. Det fordi utarbeidelsen av en slik plan forutsetter dialog mellom partene, poengterer Arbeidstilsynet.

Arbeidstakeren plikter bare å gi opplysninger om sin arbeidsfunksjon. Hen har ingen plikt til å gi arbeidsgiveren medisinske eller andre private opplysninger.

Det er Nav som skal kalle inn til dialogmøte 2 – senest etter 26 uker. Senest innen ett år, som er maksimal tid for sykepenger etter folketrygdloven, skal Nav på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak, understreker tilsynet.