Temperatur er viktig for å rense luften

Mats Wilhelm Ruland har i en årrekke meklet mellom arbeidslivets største parter og hjulpet dem med å komme til enighet. Han mener nøkkelen til gode forhandlinger er å stille godt forberedt.

Hans erfaring er at det er viktig å ha en plan før man går inn i forhandlinger. Tenke over hva du vil oppnå, samtidig som du bør kartlegge hva motparten vil oppnå. Finn ut hva interessene til den andre parten er og hvorfor de prioriterer som de gjør.

– Det er viktig å ha en grundig analyse både av egen posisjon og den andre partens posisjon. Forhandlere burde tenke på ulike løsningsalternativene som ligger der og konsekvensene av de ulike løsningsalternativene har, forklarer han.

I forhandlinger vil partene ofte ha ulike interesser. Å kartlegge disse dem, er noe av det viktigste man gjør, ifølge Ruland.

– Ut fra de ulike interessene må man se hvilke handlingsalternativer som eksisterer og se hvilket handlingsalternativ som vil være en akseptabel løsning for begge parter. 

Derfor feiler forhandlingene

Det er visse grep som partene ikke gjør før de går inn i forhandlingene som kan gjøre prosessen ekstra krevende. Hvis man ikke har gjort et godt nok forarbeid med egen eller motpartens posisjon, kan selve forhandlingene bli lidende.

– Krav som er urealistiske, vanskelige eller nært sagt umulige å få gjennom, vil gjøre forhandlinger krevende. Hvis man ikke kjenner motpartens posisjon og ikke aner hvordan motparten vil stille seg til det man selv ønsker å oppnå, vil forhandlingene bli vanskelige, framhever Ruland.

En annen feil man kan gjøre, er å stille for mange krav i tarifforhandlinger uten at man har gjort noen klare prioriteringer på forhånd. Det skaper usikkerhet dersom man framlegger alt man ønsker seg, uten å tenke godt nok gjennom hva man reelt ønsker å oppnå.

– Det gjør det vanskeligere å finne løsninger, men ikke umulig. Forhandlinger handler om å ha fokus på å finne løsninger. Man vil sjeldent få det akkurat slik man vil, og det vil neppe den andre parten heller.

Forhandlinger går ofte i lås dersom partene kun fokuserer på det som er vanskelig og låser seg til detaljer som ikke nødvendgvis er utslagsgivende.

– Man må se helhetlig på forhandlingene. Det er også viktig å ikke bli emosjonell, men ha en faktabasert tilnærming til det man holder på med for å ta rasjonelle beslutninger.

Unngå personkarakteristikker

Tarifforhandlingene går for lukkede dører og det er taushetsplikt for alle som deltar i disse forhandlingene. Ruland kan derfor ikke gå i detaljer på enkeltsituasjoner som har oppstått der han har ledet meklinger. 

Han forklarer derimot at det hender at folk blir emosjonelle i forhandlinger. Følelser er i spill og temaene som diskuteres er viktige for de som deltar og utfallet berører tusenvis av mennesker.

– Hvordan unngår man at forhandlinger blir personkonflikter?

– Det er viktig å skille sak og person. De fleste klarer å ha en profesjonell tilnærming til saken, men det hender at folk blir emosjonelle når man blir sliten og forhandlingene er vanskelige.

Hans fremste tips for å unngå at emosjonene tar overhånd, er å få i seg nok mat og drikke slik at man klarer å holde energinivået oppe.

– Viktigheten av mat er noe man blir veldig bevisst på når man driver mye med forhandlinger. Jeg har selv som mekler passet på at partene har fått i seg næring. Det er viktig at blodsukkeret ikke blir lavt.

Noen ganger er løsningen også en såkalt time out hvis man står helt fast. Da kan man la et punkt ligge og heller fokusere på noe annet i mellomtiden for så å komme tilbake til det vanskelige punktet etterpå.

– Å fokusere på saken og ikke på person er noe de fleste klarer å gjøre. Man må passe på å holde en saklig og profesjonell tone og ikke ty til personkarakteristikker. Det vil aldri gagne forhandlingene.

Press utenfra

I de forhandlingene Riksmekleren er involvert i, har ikke partene lov til å ytre seg i media om hva som foregår rundt forhandlingsbordet. Dette er taushetsbelagt. Ruland mener det er en styrke at partene får jobbe i fred med det de skal.

­– Det er et massivt press utenfra på at de skal komme i mål. Det er ingen tvil om at dette presset hjelper på motivasjonen deres til å finne fram til løsninger. Presset kan nok føles tyngende på partene, men de fleste klarer å bruke det til motivasjon.

Han mener mye handler om å ha evnen til å se det positive i alle situasjoner.

– Partene må lete etter muligheter og handlingsalternativer i stedet for å kun se detaljer og ulemper. Man må se hva man kan skape og ikke bare hindringer.

– Er det noen personlige egenskaper man burde ha for å være en god forhandler?

– Det er en fordel å være strukturert, samtidig som det er viktig å være kreativ og en ha viss stamina. Man må være utholdende, ikke jukse på faktum og være redelig. Det er også viktig å kunne bygge tillit til den andre parten.

– Det er greit å være tydelig i forhandlinger og kommunisere på en måte som alle forstår. Er du utydelig eller vag, er det vanskelig for den andre parten å vite hva du vil eller mener. Det gjør forhandlinger mer krevende, sier Ruland som legger til at du også bør tåle at det i perioder blir lite søvn.

Bra med litt temperatur

Riksmekleren har vært i flere forhandlinger hvor det har blitt høy temperatur. Dette fordi deltakerne er engasjerte i temaene som det forhandles om.

– Engasjementet de har gjør at det blir høy temperatur når interessene er ulike. Av og til er litt temperatur det som skal til for at man får renset luften. Men det må være saklig, personangrep er aldri konstruktivt.

Ruland forbereder seg alltid til meklinger han skal lede ved å innhente kunnskap og bakgrunnsinformasjon om det som er tema for forhandlingene. Han forklarer at det er viktig å vise interesse og være genuint interessert i temaene partene bringer inn i forhandlingene.

– Min jobb er å prøve å forstå hva partene vil, hjelpe og lete etter løsninger. Det er å være blid, vennlig, høflig og ha respekt for det synet partene har, fører en langt.

– Hva er de vanskeligste forhandlingene du har vært i?

– De store meklingene vi har hatt, som for eksempel frontfaget, det er den største forhandlingen vi har gjennom året. Det som gjør disse forhandlingene vanskelig er temaene som er teknisk krevende og som handler om store verdier for de som deltar. Det er en stor glede og en god følelse når disse forhandlingene kommer i mål. Som oftest er løsningene veldig gode.

– Er du like god til å mekle på fritiden?

– Jeg er nok en dårlig forhandler på hjemmebane. Hjemme blir man mer emosjonelt styrt enn det man er på jobb. Det er nok ikke tvil om at jeg kan lære noe på jobb som har overføringsverdi på privaten, men i egen familie er det ikke alltid like vellykket.

Konflikter går over

Selv om de aller fleste forhandlinger kommer i mål, er det anledninger hvor riksmekleren har tenkt at «nå kommer vi aldri frem til en løsning». Dette skjer med jevne mellomrom i arbeidslivet.

– Alle konflikter går over. Mitt fokus er å aldri gi opp og fortsette å jobbe videre for å prøve å finne en løsning. Man skal aldri gi opp selv om man ikke får til et resultat med en gang. Alle konflikter kan løses og alle konflikter blir løst.

Den lengste arbeidslivskonflikten han selv har meklet i, varte i 8 uker. De lengste forhandlingene han har vært med på var samordna oppgjør i 2018. Da ble partene NHO og LO sittende i en uke omtrent uten søvn.

– Jeg tror ikke partene får mye søvn i store forhandlinger. Man sitter døgnet rundt og forhandler.

Mange forhandlinger har en tidsfrist, noe som gir en motivasjon til å komme til enighet innenfor fristen.

– Det ligger et press på dem som forhandler, og det er en grunn til at forhandlinger tar lang tid. Det er vanskelige og komplekse tema som skal løses. Tiden jobber nok til fordel for de som sitter i forhandlinger. Så lenge ingen vil gå fra forhandlingsbordet, er det alltid et håp, og håpet om å komme fram til en løsning øker jo lengre man sitter.

− Hvilken side i forhandlingene er mest medgjørlige, arbeidsgiversiden eller arbeidstakersiden?

– Begge sidene er like medgjørlige. Vi har veldig profesjonelle parter i det norske arbeidslivet, som samarbeider godt gjennom hele året og gjør det også i meklinger. Vi har et ansvarlig arbeidsliv hvor de jobber for mange felles interesser selv om de har noen ulikheter. De er flinke til å ha tillit til hverandre.

Uforenelige interesser

Overordnet sett låses forhandlinger av at ulike interesser ikke kan forenes. Dette kan skyldes ulike faktorer. Hvis en part stiller absolutte krav eller begge partene gjør det, låser forhandlingene seg.

Hvis det er ultimatum som en part ikke vil godta, er det normalt at forhandlingene låser seg. Forhandlinger kan også låse seg når partene snakker forbi hverandre og man ikke tilstrekkelig har kartlagt motpartens interesser eller satt seg inn i motpartens syn før forhandlingene starter.

– Jeg er heldig fordi jeg jobber med parter som må bli enige. De kan ha en konflikt, men de må bli enige. Alternativet er en streik som aldri går over. Så langt har ingen arbeidslivskonflikter har blitt kroniske i Norge.

Den vanligste årsaken til at ting går i lås, er som oftest fordi partene snakket forbi hverandre. Den ene parten sier noe som opprører den andre parten. Riksmekleren som nøytral mellommann kan oppfatte det samme utsagnet som veldig positivt, men likevel forstår ikke partene hverandre.

– Det er ofte snakk om misforståelser, sier riksmekleren.

I en mekling prøver Ruland å kartlegge interessene til partene og tilegne seg nok informasjon og kunnskap om hva partene er uenige om. Hva som er årsakene til posisjonene deres.

Riksmekleren ber ofte partene om å gjøre prioriteringer og spisse uenighetene sine. De arrangerer bilaterale prosesser mellom partene der de må jobbe sammen for å prøve å komme frem til en enighet. De kan også trekke på ulik fagkunnskap underveis.

– Det handler om å synliggjøre muligheter og handlingsrom for partene. Vi leter etter alternative løsninger hvis det ikke kan bli slik de absolutt vil. Det handler også om å utfordre posisjonene til partene. Vi kan stille spørsmål rundt kravene, om de har tenkt på andre alternativ og om konsekvenser av kravene deres.

– Det kan være den ene parten har et krav som vil være lovstridig eller ha en rekke negative konsekvenser. Da vil vi borre i de problemstillingene. Det kan vi gjøre for å få i gang en bevegelse. Dette har gitt resultater flere ganger.