Da Posten sjekket, fant de ansatte som hadde hatt 70 sykefraværsdager hvert år siden 2007

Posten gikk fra å ha et høyt sykefravær blant sine 15.000 ansatte på 9,2 prosent i 2006 til 5,9 prosent i 2019. Samtidig ble uføregraden halvert fra 2 prosent til 1,1 prosent.

– Vi har mange vanskelige sykefraværssaker i Posten, men vi har sett at det alltid finnes en løsning, sier Hanne Granbu Lien – seniorrådgiver i HMS i Konsernstab HR og HMS i Posten og Bring.

I alt har HR-avdelingen, sammen med de lokale lederne, jobbet med 350 sykefraværssaker de siste 13 årene.

Repeterende sykefravær

Seniorrådgiver i HMS i Konsernstab HR og HMS i Posten og Bring Merete Holten forklarer at de har tatt tak i noe som har vært veldig vanskelig for lederne deres og gjort det håndterbart.

For fire år siden startet Posten et initiativ som fikk navnet «Det Nytter».

På det tidspunktet hadde virksomheten mange medarbeidere som hadde fraværsmønsteret syk-frisk-syk-frisk i flere år.

– Vi var interesserte i å finne ut hvorfor vi hadde slike sykefraværsmønstre. Men ble fort opptatt av hva det var vi måtte gjøre for å finne løsninger for disse medarbeiderne, sier Holten.

Høyt sykefravær

Årlig utarbeides «Det Nytter»-rapporter. Det er en oversikt over medarbeidere som har 24 eller flere sykefraværsdagsverk hvert år de tre siste årene. Dette startet de med i 2009.

Da de analyserte tallene så de at Posten hadde en del medarbeidere som har stått på denne listen i mange år.

De så også at enkelte medarbeidere har stått på listen siden de startet i selskapet. Flere av disse hadde 70 sykefraværsdager hvert eneste år fra 2007 og frem til i dag.

– Da vi så dette, tenkte vi: slik kan det ikke være. Dette er et fravær som verken er bra for den sykemeldte eller for virksomheten, sier Lien. 

Det var tydelig at måten man hadde jobbet på frem til da ikke hadde produsert varige løsninger.

Sammen med lokale ledere har HR-rådgiverne jobbet på følgende måte:

De startet med å oppsummere sykefraværsakene – både for å få en oversikt over sykefraværshistorikken og for å se hvilke tiltak de hadde brukt tidligere.

Deretter satte de et mål for hver av sykefraværsakene – noe som kanskje høres enkelt ut, men som har vært vanskelig for de lokale ledere.

– Dette måtte være realistiske mål. Et av målene kunne være at medarbeider ble frisk i egen stilling, redusert stilling eller at løsningen lå utenfor Posten. Når målet var satt, hjalp vi lederne med å definere tiltakene som ble satt inn for å nå målet.

Det var viktig å ikke skyve folk ut fra arbeidslivet i arbeidet med å redusere sykefraværet.

– Vi har utfordret lederne til å endre lederatferd slik at de skal være mer tydelige og ta tak i de vanskelige tingene – den rosa elefanten i rommet, sier hun.

Vurderer arbeidsevne

HR-avdelingen har over flere år opparbeidet seg en verktøykasse som lederne i selskapet nyter godt av.

– Den verktøykassa er viktig når vi jobber med gjentakende fravær som har vart over flere år.

Et av disse verktøyene er en arbeidsevnevurdering som blir flittig brukt i de tilfellene som er gjentakende.

Leger fra Postens bedriftshelsetjeneste gjennomfører disse vurderingene og skriver rapporter om arbeidsinnholdet og arbeidsevnen til medarbeiderne.

– Det er viktig informasjon å ha når man går i dialog med medarbeider, Nav og fastlegene for å finne løsninger. Ofte har vi legen fra bedriftshelsetjenesten med på disse dialogmøtene, forklarer Holten.

Nav-systemet fungerer ikke

Et tidlig og viktig funn i Posten var at den tradisjonelle modellen for oppfølgning som blir brukt i Nav og av fastleger, ikke fungerte for medarbeidere som var syk-frisk-syk-frisk i flere år - såkalt sirkulært fravær.

Dette handler om høyt gjentakende korttidsfravær. Det kan i sum bli utrolig mange dager i løpet av et år.

– Nav-modellen støtter ikke våre ledere når de skal ta tak i problemet. Slike sykefraværssaker kommer kanskje aldri til dialogmøte to, fordi medarbeiderne kommer tilbake før det har gått seks uker, sier hun.

Virksomheten får da ingen hjelp av Nav til å håndtere slike typer sykefravær.

Modellen tar rett og slett ikke hensyn til historisk fravær.

– Det betyr at Nav og fastlegen i realiteten ikke bryr seg om denne type fravær, men vi som virksomhet bryr oss veldig om det. Vi trengte en annen måte å jobbe med dette sykefraværet enn det vi hadde tilgjengelig.

Det økonomiske tapet

Foto

Hanne Granbu Lien – seniorrådgiver i HMS i Konsernstab HR og HMS i Posten og Bring under HR Norge konferansen «Sykefravær og Arbeidsmiljø 2020». (Foto: Camilla Skjær Brugrand)

Hanne Granbu Lien forklarer at lederne deres ble ekstra motivert for å jobbe med sykefravær da de fikk se hvordan det påvirker kapasiteten, effektiviteten og arbeidsmiljøet i Posten.

– Det å fremheve kostnadene ved sykefraværet vårt og de besparelsene vi har oppnådd som følge av lavere sykefravær, er med på å forsterke lederengasjementet, sier hun.

De regnet ut hva et dagsverk med korttidssykefravær og et dagsverk med langtidsfravær koster selskapet (se tabell under).

– Påstanden om at fravær etter arbeidsgiverperioden er over ikke koster arbeidsgiver noe, er bare tull. Dette er tall som alle våre ledere forstår.

Hun forklarer at det å vise tall på besparelsene var med på å synliggjøre det bidraget HR gjør.

Drukner i en hektisk hverdag

Det er lederne som i utgangspunktet «eier» sykefraværsakene til sine ansatte. HR sentralt har fulgt enkeltsakene i et og et halvt år og stikker innom med jevne mellomrom for å ta hjelpe lederne videre.

– Vår viktigste oppgave er å utfordre lederne, samtidig som vi trygger dem i at denne veien fører til resultater. Det sikrer fremdrift at vi jevnlig kommer tilbake og at tiltakene blir gjennomført. Det er fort for at disse tiltakene drukner i en hektisk hverdag.

Når HR har spurt lederne om hva de tror er årsaken til at folk er sykemeldte har noen av svarene vært:

«Nav gjør ikke jobben sin», «Fastlegen er venn med medarbeideren», «faren til den sykemeldte er leder i Posten», «medarbeiderne er lottomillionær», «medarbeiderne har dårlig økonomi», «medarbeider har gått gjennom en skilsmisse» eller «medarbeider er ute hver kveld og leter etter sine narkomane barn».

– Vi har sett at det blir vanskelig for lederne, Nav og fastlegene å stille krav til medarbeiderne når disse temaene blir en realitet i sykefraværsakene.

Psykolog-rollen

Flere av sykefraværsakene var en blanding av personalsak og sykefravær.

– Vi har brukt mye tid på å hjelpe lederne med å skille personalsaken og sykefraværsaken slik at de kan håndteres hver for seg, sier Granbu Lien.

Hun forklarer at ledere har lett for å gli inn i rollen som «psykolog», «bestevenn» og «terapeut» i samtale med sine ansatte.

– Våre ledere skal selvsagt få snakke med sine medarbeidere om det de vil, men når det de får vite i disse samtalene blir til hinder for at de kan ta beslutninger som arbeidsgiver, blir det et problem.

Da anbefaler hun i stedet at ledere velger å bruke personale i bedriftshelsetjenesten til disse samtalene.

– Vi har bidratt til å hjelpe ledere finne ut hva som er relevant for sykefraværsaken, og veldig mye er ikke relevant for fraværet, slår hun fast.  

42 prosent friskmeldt

Resultatet fra «Det Nytter» er at 42 prosent av de sykemeldte er tilbake i vanlig jobb.

– Etter å ha vært syke i så mange år, er de plutselig friske i egen stilling. Det er nesten magi. Vi har snakket de friske. Vi har snakket om den rosa elefanten og tatt tak i den problematiske atferden og sagt at slik kan det ikke fortsette, sier Merete Holten.

Her har det blitt avdekket av legene som har vært inne med arbeidsevnevurdering at medarbeiderne ikke har fått riktig behandling eller riktig diagnose.

– Når vi har fått dette på plass, sier det seg selv at disse menneskene blir friske.

4 prosent av de 350 sykefraværsakene som det har blitt jobbet med, har fått utfallet «annen løsning».

I disse tilfellene aksepterer arbeidsgiver fraværet.

Dette er saker hvor Posten har greidd å gå inn i et spleiselag med Nav som har innvilget lønnstilskudd som kan forsvare at medarbeiderne er på jobb i redusert prosent.   

Ikke riktig arbeidsplass

28 prosent av sykefraværsakene har havnet på «løsninger utenfor Posten».

Her har det blitt konkludert med at disse personene ikke har arbeidsevne i Posten eller noe annet sted.

– De havner stor sett på uføretrygd. Flere har også innsett at jobben i Posten ikke passer deres helse, så de har begynt å jobbe et annet sted. I disse tilfellene må Nav inn å bistå disse menneskene med å få jobb et annet sted, sier hun.

26 prosent av de sykemeldte har fått «redusert stilling».

– Grunnen til at disse sakene er vanskelige og tunge, er fordi løsningen går rett på lommeboka til medarbeiderne det gjelder. Løsningen utfordrer også identiteten mange av oss har når det gjelder å stå i 100 prosent jobb. Denne erkjennelsen av å innse at man ikke kan stå 100 prosent i jobb, er en lang prosess, sier Holten.

Flere av dem som har redusert stillingen sin har fortalt at de er lykkeligere og takknemlige fordi nå står de faktisk i jobb og ikke lenger sykemeldte.

I tillegg er privatlivet deres mye bedre fordi nå har de tid til det også.