Kan vi trekke i lønn når vi har utbetalt for mye?

Spørsmål: Vi har oppdaget at en av våre ekstrahjelper, som er timebetalt, har fått for mye utbetalt i lønn i hele 2019.

Vi har derfor til gode ca. kroner 5.000 i for mye utbetalt lønn for 2019. Arbeidstakeren sier hun trodde dette var en lønnsforhøyelse som følge av ansiennitet, men det er ikke riktig. Kan vi trekke dette på januarlønnen?

Svar: Arbeidsmiljøloven § 14-15 annet ledd bokstav a) til f) angir hvilke situasjoner det er lov å trekke en arbeidstaker i lønn (og feriepenger). Hvis deres tilfelle ikke kommer inn under ett av disse alternativene er det ikke lov. 

For det første er det adgang til å foreta trekk i lønn når dette er hjemlet i lov, jf. bestemmelsens bokstav a). For det andre er det, etter bestemmelsens bokstav b), adgang til å trekke for arbeidstakers egenandel til tjenestepensjonsordninger som er omfattet av foretakspensjonsloven, innskuddspensjonsloven eller offentlige tjenestepensjonsordninger. Etter bokstav d) kan bestemmelser om enkelte trekk være fastsatt i tariffavtale, og det kan, på nærmere fastsatt vilkår, foretas trekk i lønn når det gjelder erstatning for skade eller tap som arbeidstaker har påført virksomheten, jf. bokstav e).

Videre fremgår det av bestemmelsens bokstav f) at slik adgang foreligger når det på grunn av gjeldende rutiner for beregning og utbetaling av lønn ikke har vært praktisk mulig å ta hensyn til fravær på grunn av arbeidsnedleggelse eller arbeidsstengning i avregningsperioden. 

Dersom ingen av de ovennevnte vilkår er oppfylt, slik som i deres sak, kan dere ikke foreta trekk i verken lønn eller feriepenger etter denne bestemmelsen, medmindre det foreligger en avtale om slikt trekk, jf. bokstav c). Det heter i denne bestemmelsen at lønnstrekk ”på forhånd” må være fastsatt ved ”skriftlig avtale”. Slik avtale må være inngått mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker. Vilkåret for at en slik avtale skal være gyldig er videre at partene har inngått avtalen på forhånd, altså før arbeidsgiver foretar lønnstrekket.

Dere kan altså ikke trekke i lønn i dette tilfellet uten å i tilfelle inngå en avtale med arbeidstakeren om dette. Det er opp til arbeidstakeren om hun vil akseptere dette. 

Arbeidsgiver kan imidlertid kreve for mye utbetalt lønn tilbakebetalt, og om nødvendig kan dette inndrives ved domstolene. I et tilfellet dere beskriver kan imidlertid den ulovfestede læren ”condictio indebiti” være til hinder for at arbeidsgiver vinner frem med et slikt tilbakesøkningskrav. Hvorvidt dette er tilfelle beror på en konkret helhetsvurdering.

En forutsetning for at arbeidsgiver ikke skal kunne kreve beløpet tilbakebetalt er at arbeidstaker har mottatt pengene i god tro. Dette innebærer at hun må ha trodd at lønnsutbetalingene var korrekte. Videre skal det ved en slik vurdering ses hen til partenes forhold, hvor lang tid som har gått og om arbeidstakeren har innrettet seg etter den lønn som er utbetalt, herunder om beløpet er forbrukt. I dette tilfellet vil jeg anta at dere som arbeidsgiver ville ha betydelige vanskeligheter med å vinne frem med et tilbakesøkningskrav. Dere har imidlertid rett til å sette lønnen på korrekt nivå nå.

SBDL v/Kari Bergeius Andersen