Rømte fra kontoret

I 2015 stod Niagara-bygget ferdig ved Høyskolen i Malmø. Det kostet 750 millioner svenske kroner, og med plass til 500 ansatte og 4.500 studenter er det høyskolens nest største bygg. Niagara ble åpnet under slagordet «møteplass, kommunikasjon, åpenhet, fleksibilitet og innovasjon», og ble den gangen kåret til årets bygg i Sverige. Et signalbygg både i Sverige og en potensiell inspirasjonskilde for norske høyskoler og universiteter.

• BAKGRUNN: Det ukonsentrerte kontorlandskapet

Men det var den gang.

Forskerne finner ikke roen

To år senere har det blitt ganske klart at bygningen ikke er tilpasset de ansattes behov. Niagara ble innredet med et aktivitetsbasert konsept, med fleksible plasser og «free seating», og svært få cellekontor, noe som gjorde det svært vanskelig for noen av de ansatte å konsentrere seg om arbeidet. De opplevde at lydnivået var for høyt og at de til stadighet ble avbrutt.

– Det er én gruppe som er fornøyde og som har tilpasset seg mot den nye løsningen, men så er det en annen gruppe som er veldig kritisk. Spesielt i forskermiljøet. De må ha mer ro og stille omgivelser, og en egen plass der de har oversikt over sakene sine – et sted hvor de kan konsentrere seg over lenger tid, forteller prorektor ved høyskolen, Per Hillbur.

Resultatet har vært at de misfornøyde rett og slett har sluttet å komme på jobb. De jobber hjemmefra.

– Når man lager et slikt bygg må man i det minste kunne forvente at man skal greie å gjøre jobben sin. Det er litt paradoksalt også. De som var misfornøyde sluttet å komme på jobb på grunn av at de ikke greide å konsentrere seg. Så da blir jo miljøet mye roligere, og avbrytelsene færre også. Men det skal jo ikke være slik, sier Hillbur.

– Hva har konsekvensene vært?

– Det er klart at hvis ingen er på jobb, så forsvinner det sosiale samholdet, og da blir det vanskelig å bygge miljø. Når det gjelder produktiviteten, så er det litt vanskelig å si noe konkret, siden det er snakk om forskning, men på lang sikt er det ikke unaturlig å tenke at den også kunne gått ned.

Manglet forankring

Forskerne får ikke konsentrert seg. De savner cellekontorene sine. Problemet er at cellekontor aldri var en del av planen.

– Det var klart fra starten at alle blant annet skulle ha mulighet til dagslys. Da får man ikke plass til cellekontor til alle, så det var egentlig aldri et alternativ. Likevel, medarbeiderne var involvert i prosessen, men innspillene deres ble ikke synkronisert med byggeprosessen. Da man skulle ta en beslutning endte man derfor opp med en løsning som ikke var forankret i organisasjonen, sier prorektoren.

Så nå snur ledelsen på hælen, og Niagara må bygges om. Denne gangen skal de ansatte få reell innflytelse.

– Vi ser nå på hvilke behov de ulike gruppene av ansatte har. Det vil kunne gjøres individuelle tilpasninger også, men i hovedsak handler det om å tilpasse arbeidsplassen til de store gruppene, slik at de som er misfornøyde i dag kan komme på jobben og bli stimulert til å gjøre jobben sin.

– Kommer de til å få cellekontor?

– Bygget er ikke dimensjonert for at alle får cellekontor. Men det er klart at man vil gå tilbake mot en ordning med flere cellekontor, enten egne cellekontor til de som trenger det eller delte cellekontor. Det viktigste er uansett at vi unngår «clean desk». Man skal ha rett til en stabil tilgang på egen arbeidsplass.

– Det er likevel viktig å huske på at dette er en virksomhet som er i endring, og at vi må tilpasse oss både dagens situasjon og framtiden.