Ledelse er viktig for resultatoppnåelse, trygghet og frihet
Erlend Vestre er konsulent i Devoteam Fornebu Consulting.
SYNSPUNKT. Den perfekte organisering finnes ikke, fordi det er mange hensyn som må ivaretas. Organisasjonsstrukturer påvirker virksomhetens resultatoppnåelse og medarbeidernes opplevelse av trygghet og frihet. Som leder kan du kompensere for negative effekter av valgt organisasjonsstruktur ved å skape trygghet og motivere medarbeidere til å finne gode løsninger.
Organisasjonsstrukturer påvirker virksomheters resultatoppnåelse. Med organisatoriske strukturer menes for eksempel mål, formell organisering, prosesser, rutiner og rollebeskrivelser. Organisasjonsstrukturer er viktig for virksomhetens evne til å yte. Uklar organisering, uklare prosesser og manglende rutiner pekes ofte på som forklaringer når noe går galt, eller når virksomheter er ineffektive.
Det er ulike faktorer som påvirker valget av organisasjonsstrukturer. Organisasjonens historie, formål, omgivelser og ytre og indre krav til organisasjonen er alle med på å påvirke valget. Eksempelvis må statlige virksomheter velge strukturer som sikrer at formelle krav til prosesser og kvalitet blir ivaretatt. Bedrifter i markeder med sterk konkurranse og stadige endringer, må derimot være fleksible og ha stor tilpasningsevne. Selv om statlige virksomheter må ivareta formelle krav og omgivelsenes behov for forutsigbarhet, må de også ha tilstrekkelig fleksibilitet til å håndtere endringer i omgivelsene. Hvis ikke kan resultatet bli manglende legitimitet, fordi de ikke evner å tilpasse seg behovet til innbyggere og næringsliv. Markedsaktører må på sin side ha nok struktur til at virksomhetene ikke blir kaotisk og mister retning. Riktig valg av strukturer er derfor viktig for en virksomhets overlevelse, tillit og legitimitet.
Organisasjonsstrukturene er likevel mer enn et verktøy for å skape resultater. Ansatte kan oppleve organisasjonsstrukturer svært ulikt. Noen ansatte har behov for mye struktur for at arbeidssituasjonen skal oppleves som håndterbar. Organisasjonsstrukturer kan fungere som et forsvar mot usikkerhet og bekymring. Mål, prosesser, rutiner og roller bidrar til retning, tydelighet og forutsigbarhet. De ansatte må ikke finne ut på egen hånd hva som må til for å løse sine oppgaver, hvem de skal jobbe sammen med og hvorfor. Ansatte som tåler mye usikkerhet, og som ønsker å utvikle seg, vil derimot kunne oppleve strukturer som kvelende og demotiverende.
Slike utfordringer kan håndteres gjennom ledelse. Et grep som ledere kan gjøre er å ansette medarbeidere som passer til virksomheten. Virksomheter som må være fleksible og tilpasningsdyktige trenger ansatte som utnytter handlingsrommet til det beste for organisasjonen. Virksomheter som må være mer forutsigbare, trenger ansatte som ikke opplever strukturene som for begrensende. Den perfekte matchen mellom person og virksomhet finnes likevel ikke, fordi mange virksomheter må være stabile og fleksible på samme tid. Derfor er det mange virksomheter som har strukturer som blir for utydelig for noen og som dermed skaper usikkerhet, mens de blir for begrensende for andre. Hva gjør man da?
Strukturer skaper stabilitet, reduserer avhengighet av enkelt personer og legger grunnlaget for styring. Men de gir ikke svar på alle spørsmål om hvordan oppgaver skal løses og utfordringer møtes. Det vil alltid være et rom for handling og utøvelse av skjønn. Ledelse må utnytte det handlingsrommet gjennom å støtte og motivere medarbeiderne, og sørge for deres velferd og utvikling. Trygghetsskapende ledelse kan supplere når medarbeidere opplever usikkerhet og bekymring på grunn av utydelige strukturer. Ledelse kan også motivere medarbeidere som ønsker å bruke egen kompetanse til å løse organisasjonens utfordringer og dermed oppnå personlig utvikling. Ledelse og strukturer må kombineres for å sikre både stabilitet og fleksibilitet for virksomheten, og trygghet og frihet for de ansatte.
