Fremtidens kontor er en innovasjonsutfordring

Camilla AC Tepfers er gründer og partner i inFuture.

SYNSPUNKT | Forrige uke publiserte NTB resultatene av en undersøkelse som bekreftet bildet vi har sett en stund nå. Hverdagen på hjemmekontor har gått bedre enn fryktet. 40-50 % i alderen 30-60 år sier de er mer effektive på hjemmekontoret enn det vanlige kontoret. Samtidig svarer et stort flertall at de synes kreativitet og samhandling med kolleger er blitt dårligere.

Risikosport å ta bort hjemmekontoret

Arbeidstakerne vil svært gjerne fortsette med mulighet til hjemmekontor, samtidig som en del oppgaver er bedre eller helt nødvendige å gjøre fysisk på arbeidsplassen. Fremtidens kontor er hybrid, med en kombinasjon av å jobbe hjemmefra og på kontoret. Stanford har noen av verdens mest anerkjente forskere på temaet. De har spurt 50.000 arbeidstakere i mai i fjor og på ny i juni i år.

Deres studier viser at 36 % av de spurte vil se seg om etter en ny jobb hvis de fikk beskjed om å kutte hjemmekontoret.

Ytterligere 6 % sier de ville sagt opp umiddelbart, selv uten å ha annen jobb å gå til.

To av fem arbeidstakere er dermed i faresonen for å slutte, om de ikke får fortsette på hjemmekontoret. Arbeidsgiverne har nølt mer med å åpne helt for hjemmekontor. I Apple ville ledelsen tillate maks to dager i uken på hjemmekontor etter pandemien. Da foreslo en gruppe ansatte heller lønnskutt for å få jobbe mer hjemmefra. En studie blant 5000 arbeidstakere i Storbritannia viser at hjemmekontor har en verdi for arbeidstakerne som tilsvarer 6 % lønnsøkning.

Stanford-studien viser at arbeidstakerne i snitt ønsker å jobbe hjemme 2,4 dager i uken, mens arbeidsgiverne foretrekker halvparten så mye. Begge grupper har imidlertid økt antall hjemmekontordager betraktelig fra mai 2020 til juni 2021.

Store forskjeller forutsetter ulike løsninger

Med dette som bakteppe virker fasiten rimelig klar, fremtidens kontor er hybridkontoret. I en internasjonal undersøkelse blant 100 toppledere svarer da også ni av ti at de vil legge om til hybridkontor. Hvordan man skal gjøre det, er dog mer uklart. Av tallene over ser vi tydelig at kontorplassen har fått en kraftig konkurrent i hjemmekontoret.

Vi vet altså at kontorfremtiden er hybrid, men ikke egentlig hvordan et godt hybridkontor ser ut. En ting er at hybridkontoret er nytt, hvor de færreste har rukket å komme frem til svaret med to streker under. En annen er at folk er forskjellige. I Stanford-undersøkelsen svarte en av tre at de ikke ville tilbake på kontoret i det hele tatt, mens en av fem svarte at de ikke vil jobbe hjemmefra igjen. Forskjellene stopper ikke der. I tillegg til personlige egenskaper, preferanser og forutsetninger, er arbeidsoppgavene også ulike. Det finnes dermed ikke ett fasitsvar for hvordan hybridkontoret ser ut. Hva gjør vi da?

Angrip problemet som en innovasjonsutfordring

I kjernen av gode innovasjonsprosesser ligger teste – lære – endre. Smidige organisasjoner er langt dyktigere på dette enn de mer byråkratiske. Internasjonale tall viser hvordan raske iterasjoner (gjøre ting flere ganger) og eksperimentering preger 81 % av de smidige organisasjonene, mens kun 29 % av de byråkratiske jobber på denne måten.  Smidige metoder har vært viktige før koronaen, for å innovere på produkter, tjenester og konsepter ut mot brukerne. Nå er tiden inne for å gjøre det samme innad mot egen arbeidsplass.

Utgangspunktet for innovasjonen «nytt hybridkontor» er som alltid, behovet. For hybridkontoret er behovet å ha gode prosesser, systemer og lokaler for å møte de komplekse omstillingskravene privat og offentlig sektor står overfor. Det betyr både individuelle konsentrasjonsoppgaver og kreative samhandlingsoppgaver.

Kontoret snus på hodet

Det typiske kontoret har åpent landskap for individuell jobbing og lukkede rom for møter. I fremtidskontoret kan det bli omvendt.

Vi behøver andre ting fra fremtidens møterom enn fra dagens. Det er særlig den kreative samskapingen som har fått lide, når vi ikke har kunnet være i samme rom. Når fremtidskontoret skal ta særskilt høyde for dette, kan det lukkede møterommet bli mer åpent og fleksibelt, med bevegelige møbler og vegger. Harvard var tidlig ute med å tenke nytt her. I deres Innovation Lab henger møblene på veggen og kan tas ned og tilpasses etter behov.

Til tross for at mye av det individuelle konsentrasjonsarbeidet gjøres hjemmefra, er fremtidskontoret ikke bare kreative møteplasser. Selv innovasjon består slett ikke bare av kreative fellesøvelser, men også individuell problemløsning. Denne typen arbeid kan gjøres på småarealer, i poder, snarere kanskje enn i store, åpne landskap.

Nytt lederskap for god inkludering

Ledelse endres som følge av hybridkontoret. Det blir en annen jobb å skape knytninger mellom mennesker når noen er hjemme, og de som er kontoret beveger seg mellom ulike soner avhengig av oppgaven som skal løses. Ledere bør legge til rette for små koblingsarenaer mellom folk, hvor man kan diskutere prosjekter, utveksle ideer og få veiledning.

Det kan også godt hende at det er nyttig å etablere nabolag på kontoret, hvor man hører hjemme i sin egen gruppe.

Videre vil det kreve utforskning for å lage gode arbeidsmøter der noen deltar via skjerm, mens andre er fysisk tilstede. Teknologi i rivende utvikling, med nestegenerasjons videokonferanse fra Microsoft så vel som uttesting av individuelle skjermer for alle møtedeltakere, vil hjelpe ledere å inkludere og sikre aktiv deltakelse fra alle.

Læring basert på fakta

Den iterative innovasjonsmetoden teste – lære – endre forutsetter selvsagt god læring.

Allmenne undersøkelser om hvilken kontorløsning folk foretrekker gir liten verdi. Vi vet svaret. Folk foretrekker det de har fra før.

En gradvis utforming av hybridkontoret bør derfor bestå av å teste konkrete prosesser og løsninger, og samle tilbakemeldinger på testene fra deltakerne. I tillegg bør en vurdere bruk av sensorer som kan vise hvordan ulike lokaler anvendes. Denne typen informasjon utfyller brukertilbakemeldinger godt, ikke minst når vi vet hvor forskjellige folk er.

Fremtidens kontor er hybrid, men de hybride kontoret er ikke én ting. Det er ulikt fra virksomhet til virksomhet, det anvendes ulikt mellom forskjellige arbeidstakere i samme virksomhet og det vil endre seg over tid. Vi må tenke som innovatører for å møte en så dynamisk arbeidsplass.