Onboarding - en potensiell tåkevandring

Thomas N. Lund er HR-student og har skrevet en Bachelor-oppgave om utnyttelsen av prøvetiden for nytilsatte ledere

SYNSPUNKT | Når arbeidsmiljøloven er uklar i sine krav til arbeidsgivere og deres ansvar i prøveperioden, så er det kanskje ikke så rart at arbeidsgivere også er uklare i sine krav til sine nytilsatte ledere. Resultatet kan fort bli en form for tåkevandring i ukjent landskap for de nytilsatte lederne.

Prøvetiden - kort og greit

Prøvetiden er den formelle siden av onboardingsprosessene. Den gir arbeidsgiver mulighet til å vurdere den nytilsatte lederen og til også å si opp nytilsatte på grunn av manglende tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet.

Faglig dyktighet knyttes til formelle og reelle kvalifikasjoner, og vil normalt avklares i utvelgelsen. Når man for eksempel ansetter en leder må man kunne forvente at lederen kan lede på en forsvarlig måte. Det er i utgangspunktet ikke arbeidsgivers oppgave å lære nytilsatte ledere å være leder. Unntaket her er førstegangsledere.

Når det kommer til tilpasning til arbeidet, så gjelder dette om den nye lederen kommer seg inn i stillingen og klarer å samarbeide med de andre i organisasjonen. Både manglende motivasjon, pågangsmot og samarbeidsevner vil kunne legges til grunn for en oppsigelse.

Pålitelighet dreier seg om tillitsforholdet mellom den nye lederen og arbeidsgiver. Det knyttes til å møte opp i tide, snakke sant og holde en etisk standard som er i tråd med de kravene som er stilt fra arbeidsgiver.

Prøvetiden er vanskelig i praksis

For å kunne si opp nytilsatte ledere med utgangspunkt i disse kravene, må avgjørelsen være såkalt «saklig begrunnet». Det betyr at arbeidsgiver må ha:

1.     Stilt klare krav.

2.     Gitt tilstrekkelig opplæring.

3.     Gitt nødvendig veiledning og vurdering av arbeidet.

4.     Gitt den nye lederen nok tid til å få det til.

Domsavgjørelser, studier og nyhetsoppslag viser likevel at arbeidsgivere sliter med å etterleve disse kravene i praksis, spesielt for nytilsatte ledere.

I en sak fra tidligere i år ble en oppsigelse kjent ugyldig selv om arbeidstakeren fornærmet kundene, sovnet i baren på en messe i utlandet, slik at han mistet flyet tilbake til Norge dagen etter, var borte fra jobb uten å melde fra, solgte langt under budsjett og påførte arbeidsgiver høye utgifter i form av taxiregninger uten godkjenning.

Grunnen var at «Det foreligger heller ingen dokumentasjon på at arbeidsgiver har gitt tilbakemeldinger til (mannen) om hvilke krav som stilles til ham, og hvilke konsekvenser det vil få for hans ansettelsesforhold dersom han ikke oppfyller disse kravene».

Denne saken, og rettens begrunnelse, understreker hvor viktig det er å sette klare og tydelige krav til sine nye arbeidstakere. Likevel viser AFFs lederundersøkelser fra 2001 og 2004, at kun 32-33% av ledere opplever at de får tydelige forventninger fra sine overordnede. I Solberg og Skjevdal sine undersøkelser (n= 600), rapporterer ledere at uavklarte forventninger er den nest mest typiske ledelsessituasjonen de opplever som aller mest krevende. HR-Norge rapporterer også om at 6 av 10 ledere I Norge opplever uklare og utydelige forventninger fra sine sjefer (2015).

Med tanke på at så mange organisasjoner ikke klarer å innfri det første av fire krav til prøvetiden til nytilsatte ledere, er det kanskje ikke så rart at arbeidsgivere sliter med å gjennomføre strukturert oppfølging i praksis.

Hvilken opplæring og tilbakemelding den nytilsatte lederen har krav på, tar utgangspunkt i hvilke krav som settes til den nytilsatte lederen

Hvilken opplæring og tilbakemelding den nytilsatte lederen har krav på, tar utgangspunkt i hvilke krav som settes til den nytilsatte lederen.

Det blir derfor viktig med en sammenheng mellom hvilke krav som stilles, og hvilken oppfølging som gis. Med uklare krav, blir den videre oppfølgingen en potensiell tåkevandring i blinde.

Hvordan stille klare krav i praksis?

Det er et tolkningssprang fra beskrivelsene av arbeidet, til hva slags personlige forutsetninger dette krever. Det vil si at kompetansekravene som stilles til en leder på ingen måte er selvsagt selv om en ansetter en «erfaren leder».

Hvilke lederkompetanser det settes krav til vil således avhenge av ledernivå, utfordringsbilde, type lederstilling, kontekst. kultur, prosesser osv. Derfor vil arbeids- og rolleanalysen være et sentralt verktøy for å kunne klargjøre hvilke krav som ligger til rolleutøvelsen og resultatoppnåelsen.  Det blir derfor viktig å ha en fortløpende dialog med både kandidatene og den som til slutt får jobben. Krav kan bli justert underveis i prøvetiden.

På samme måte som hvilke personlige forutsetninger som kreves i stillingen ikke er opplagt, er det heller ikke opplagt hvilke krav arbeidsgiver setter til nytilsatte lederes tilpasning til arbeidet og pålitelighet.

Arbeidsgiver kan forvente noe raskere tilpasning til arbeidet for ledere, men dette betyr ikke at nytilsatte ledere kan bli møtt med det som var overskriften på en masteroppgave om lederonboarding: «Her er kontoret. Du vet hva du skal gjøre».

Det bør i det minste avholdes en statussamtale ved oppstarten for å sjekke av disse ut forståelsene av kravene og hva som må til for å nå dem. Det bør derfor utarbeides en skriftlig lederkontrakt som regulerer prøveperioden.

Disse kontraktene inneholder beskrivelser om krav, forventninger og støtte som partene forplikter seg til. Dette bidrar til å gjøre kravene og forventningene mer konkrete og eksplisitte.

Arbeidstakeres krav for prøvetiden

I arbeidsmiljøloven står det ikke eksplisitt at nye arbeidstakere har krav på oppfølging for å komme seg inn i stillingen. Det nærmeste en finner er opplæring for å sette seg inn i systemene (AML §4-2), og opplæring for å verne mot skader på liv og helse (§8-1 i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning).

Det ligger derimot noe vi kan beskrive som implisitte krav om at nye arbeidstakere får opplæring. Dette er fordi det ligger som en forutsetning i arbeidsmiljøloven og prøvetidsbestemmelsene at arbeidstakere må få nødvendig opplæring i stillingen.

Det er styringsretten som gir arbeidsgiver rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet. Dette innebærer at arbeidsgiver står relativt fri til å sette krav og følge opp nye ledere slik det passer arbeidsgiver.

Ledere rapporterer at det ikke er tydelig hva som forventes av dem. De er et argument for at arbeidsmiljøloven burde slå fast at nye arbeidstakere/ledere har krav på å få vite hva som kreves/forventes av dem og at de skal gis opplæring og tilbakemelding i prøveperioden.

Et slikt fremtidig lovkrav i arbeidsmiljøvernloven vil gjøre at virksomheter vil jobbe mer strukturert og læringsorientert i den kanskje mest kritiske fasen i en ansettelsesprosess: prøvetiden.