Hvordan lede godt hjemmefra?

Ann Elin Sandhaug Moen er daglig leder av techselskapet Lytte.io og ledercoach.

SYNSPUNKT. Tenk på din effekt. Som leder forventes det alltid litt ekstra av deg. Du er en rollemodell og må skape trygghet, ikke forsterke frykten. 

Hvordan du selv tenker og hvordan du selv tar vare på egne behov er alltid viktig, men NÅ må du legge opp dagen slik at du kommer i riktig modus for å lede godt.

Kanskje det betyr at du tar deg en løpetur for å lufte hodet eller sover ekstra eller ringer de du bryr deg mest om? Uansett hva det er, sørg for å handle slik at du selv sitter godt og trygt mentalt i stolen.

Tenk enkelt - spesielt nå!

Din ledelse hjemmefra vil som normalt dreie seg om 2 ting; fremme prestasjoner og bygge relasjoner.

Relasjonen du har til dine medarbeidere er alltid viktig fordi det følelsesmessige klimaet påvirker jobben som må gjøres.

Når du ikke lengre kan se dine medarbeidere regelmessig, må du snakke med dem og til dem - ofte.

Men, ta utgangspunkt i at dine medarbeidere vet best selv hva de trenger. Spør heller hva de har behov for og så legg opp planen deretter. En plan som justeres når behovet endres.

For de som ønsker kan du legge opp til en kort sjekk inn runde på telefon/skype hver morgen. Eller annen hver dag. La dine medarbeidere bestemme frekvensen. 5-10 min kan være nok.

Her er 3 spørsmål som kan funke som en struktur for samtalen:

• Hvordan føler du deg?

• Hva er det viktigste du skal få gjort i dag?

• Hva ønsker du sparring eller støtte på?

Det kan også være smart å sende ut korte talemeldinger med de viktigste budskapene ukentlig.

Tenk at nå blir jeg skikkelig god på digitale møter

Nå har du en glimrende mulighet til å heve nivået på din digitale møteledelse. Det er lett å bli litt bedre.

Her er en enkel struktur du kan bruke; Tenk 2 farger; rødt og blått. Du skal starte og avslutte møtet på “rød sone” som betyr at du trigger deltakernes positive følelser.

I midten er sonen “blå” og her er alt det aller nødvendige informative, de gode diskusjonene og de klare konklusjonene.

Hvordan starte i “rød” sone i starten av møtet; vær personlig, bruk navnet på deltakerne, by på en relevant personlig erfaring, eller gjør det så enkelt at dere tar en “sjekk inn” runde hvor alle svarer på spørsmål som kan gi positive følelser som:

• Hva er noe du er glad for?

• Hva er viktig for deg at vi får til i dette møtet?

Å avslutte i “rød” sone gjør du enkelt ved å trekke ut verdien i møtet for deg som leder og anerkjenne deltakernes innsats.

Du kan ikke anerkjenne for mye! Du kan også stille det enkle spørsmålet; hvilken verdi hadde dette møtet for dere? Hold munn, lytt og vent på alles svar.

Tenk på hvordan stemmen din skaper stemning

Når du må holde deg til digital kommunikasjon er hvordan du snakker enda viktigere.

I telefonmøter og skype; høres stemmen din varm og empatisk ut? Virker det som du virkelig bryr deg? Oppfattes du som lyttende? Klarer du å spisse budskapet slik at de treffer dine medarbeidere?

Et klart råd er at du må treffe folks positive følelser skal du fortjene deres oppmerksomhet.

Dette kan være tiden hvor du tar en time eller to hos en stemme coach eller logoped.

Vil du ikke prioritere dette nå kan du lett varme opp stemmen ved noen gode dype pust, strekke armene over hodet og stå oppreist noen sekunder.

Se for deg den eller de du skal snakke med før møtet og kjenn på egne følelser og hvorfor disse menneskene er viktige for deg.

Tenk at svært tydelige prioriteringer er smart

Det er alltid smart at du gjør tydelige prioriteringer fra uke til uke, men nå skal du gjøre dette dag for dag. Det aller viktigste må alltid ligge øverst!

Du må gjøre det lett for dine medarbeidere å handle. Hjernen liker kun 3 ting om gangen.

Du kan hjelpe teamet ditt ved å samle målsetningene inn i klare, daglige prioriteringer. Unngå å virke kontrollerende, vektlegg heller å være inspirerende; «Hvis vi får til dette vi nå er enige om vil det være meget bra!».

Det kan være til hjelp at du sender ut hver morgen det du oppfatter er felles målsetninger som alle skal handle på individuelt.

Legg listen lavt slik at det er mulig å komme over den og i mål. I krisetider som denne unngå å være for ambisiøs, vær heller en litt kjedelig realist.

Bli enig med dine medarbeidere om hvordan de ønsker å respondere tilbake på utførte oppgaver.

Her finnes det flere alternativer som Slack eller Teams, men tenk enkelt og lett hele veien. Når det er krise må du som leder tenke enkelt og lett hele veien.

Tenk at hodet bestemmer handling

Som du sannsynligvis er klar over er det følelser som styrer atferd. Hva vi har i fokus skaper igjen følelser. Hjelp dine medarbeidere mentalt ved å holde fokus ved å dele følgende perspektiv:

«Så lenge alle er friske, vi står sammen og jobber på skal vi klare oss gjennom dette».

Det du deler om hva som skal være i fokus påvirker. Men, ha som utgangspunkt at det ikke holder.

Vi reagerer ulikt i kriser, noen blir roligere og mer rasjonelle. Andre blir mer hektiske og ukonsentrerte. Til noen må du kanskje si rett ut; «gjør dette og dropp alt annet!».

Gjør en vurdering av hvordan dine medarbeidere har reagert så langt og hvordan de sannsynligvis vil mestre utfordringene fremover.

Hvem vil trenge din støtte mest? Som du spør får du svar. Vurder hva du kan gjøre for hver enkelt av dem. Sett i gang og sørg for å evaluere effekten fortløpende.

Lytt godt til det som sies av dine medarbeidere, men også til det som er mellom linjene. Behov for mental støtte kan dukke opp som små tegn, men som du ikke fanger opp fordi du er så opptatt av dine egne ting.

Hva er i ferd med å skje? Det er et viktig spørsmål du kan styre etter når du skal bistå andre mentalt. Men også for å håndtere situasjonen generelt og ligge litt i forkant.

En enkel formel å ha i bakhodet er denne:

Situasjon + Reaksjon = Resultat

Korona-situasjonen er her og i den må vi alle utvise lagånd og respekt for restriksjonene.

Hjemmekontor er igangsatt som den nye normalen for mange av oss. Hvordan vi reagerer på denne situasjonen påvirker resultatet den har. På kort og på lang sikt. Sørg for å ha en reaksjon og en lederform som kan gi et positivt resultat.