Bli en bedre møteleder

Foto

Møter kan fort bli en vane, uten at noen stiller spørsmål ved hvorfor man har møtet, konstaterer Per Vestli i Team & Ledelse. (Foto: Privat) 

Møteledere har en jobb å gjøre for at møter skal bli gode.

Per Vestli, konsulent og kursholder i Team&Ledelse og Confex, bruker møteforskeres funn og egne erfaringer når han jobber med teamutvikling og møteledelse. Han gir råd om møteledelse på teamogledelse.no, i kurs og ute i organisasjoner.

På oppfordring fra Dagens Perspektiv deler han noen av tipsene – se rådene til høyre (eller nedenfor om du leser på mobil). 

Første «bud» er å ha et klart formål med møtet, men allerede her er det mange som feiler, ifølge Vestli. Møter kan fort bli en vane; «vi pleier å ha dette mandagsmøtet». Ingen stiller spørsmål om hvorfor. 

Møteleder lager ofte det møtet han selv liker å ha, istedenfor å tenke: Hva trenger vi nå?

Unngå helgardering

Møter kan gi verdi og energi hvis folk etter møtet vet hva de skal gjøre videre. Men møter koster, bare tenk på «timeprisen» per person.

I tillegg kommer kostnaden ved at folk tas ut av annen verdiskapende produksjon. 

– Ikke ta folk ut av verdiskapende, viktigere arbeid hvis møtet er irrelevant for dem, råder Vestli, som sier han ofte ser «helgarderingssyndromet» der for mange blir innkalt.

– Hvordan påvirkes bedriftskultur og retningen mot et felles mål hvis man skal være med i møter som er nyttige for en selv?  

– Man skal ikke delta i møter som bare er nyttige for ens egen del. Det er ikke den enkeltes behov som er viktigst, men bedriftens. Skapes det verdi hvis denne personen deltar? 

Pratsomme typer

Som møteleder skal du ta ledelse, og et tips er å starte møtet med å si noe om hvordan du vil lede det. Er målet, eksempelvis, å få fram ulike perspektiver?

– Folk er forskjellige, og du må spørre dem som ikke selv tar ordet. Samtidig gjelder det å lede møtet bort fra dem som prater for mye, særlig hvis de begynner å gjenta ting. 

– Hvordan gjør du det?

– Du kan si at du forstår at vedkommende mener dét og dét – før du sier at du også vil høre andre meninger. Den pratsomme føler seg da hørt, men forstår at det er på tide å gå videre. Et generelt tips for framdrift, er å del-konkludere underveis: «Da oppfatter jeg det slik at vi er blitt enige om dette». 

Hvis du som møteleder selv prater mest, gjør du sannsynligvis noe feil, mener Vestli.

Og som møteleder er det en grei regel å ta ordet sist i en sak. Da får du de andres perspektiver, uten at du legger direkte eller indirekte føringer for hva de andre skal si.

– Å lytte til andre først, handler om å forankre de handlingene som skal iverksettes etter møtet. Det beste er at ideer og konklusjoner kommer fra dem som skal gjøre jobben, det gir det sterkeste eierskapet. 

Bli flinkere

Det er et poeng at folk ikke gjør andre ting i møtene, som å svare på meldinger og e-post, men mindre det er noe spesielt. I så fall bør man si fra på forhånd. 

– Hvis folk begynner å gjøre andre ting i møter, er det enten en dårlig møtekultur hos den enkelte eller så er møtet irrelevant, sier Per Vestli. 

Var møtet godt eller dårlig? Be om tilbakemeldinger. Formelt og skriftlig – eller en kjapp, mer uformell tilbakemelding på slutten av møtet. 

– Hvis alle er positive, kan du spørre én om hvorfor. Hvis meningene spriker, kan du bruke to minutter på å spørre hvorfor det ikke ble bra i dag.  

Gjennom å være flink til å lede møter, gjør du noe positivt for bedriften og deltagerne, men også for seg selv, understreker Per Vestli avslutningsvis: 

– Som møteleder blir du synlig. Du kan vise at du får fram andres kompetanse, og at møtet bidrar til at andre kommer et steg videre. Møteledelse er en god måte å vise fram lederevner på.