Å lede når noen er hjemme og noen på kontoret

Vigdis Austrheim og Bjørn O. Hopland er spesialister i fjernledelse og smarte endringer og har vært ledere i Microsoft Norge og internasjonalt gjennom mange år. 

SYNSPUNKT: Det vi har hørt gjennom de siste månedene er at arbeidshverdagen aldri blir den samme igjen etter måneder med hjemmekontor. Nå som flere får lov til å komme tilbake på kontoret, har mange arbeidsgivere signalisert at de ser store fordeler ved at ansatte kan arbeide hjemme deler av tiden.

Mange som har lært seg å jobbe hjemmefra trives godt med denne arbeidsformen. Dette vil føre til hybridløsninger der noen er på kontoret og noen hjemme. Det utfordrende er at du aldri vet hvem som er hvor, og når, og det krever mer av deg.

Som erfarne avstandsledere har vi selv arbeidet og ledet team på denne måten i mange år og har lang fartstid som spesialister på fjernledelse. Vi støtter den fleksibiliteten det nå legges opp til fra mange arbeidsgivere, men den krever en bevisst holdning til organisasjonsmodell, ledelse og kultur. Den passer ikke for alle oppgaver eller alle virksomheter, selv om vi tror mange vil ha gleden av en kombinasjon av noen dager på kontoret og noen dager hjemme. På den måten får du sosial og faglig omgang med kolleger som så mange har savnet nå med pålagt hjemmekontor.  

Store og små selskap som har opplevd at effektiviteten har gått opp og medarbeidertrivsel og sykefravær har gått ned i denne perioden.

Som leder av Vy erfarer, Bernt Reitan Jenssen, erfarer: «Vi har blitt mer produktive, medarbeidertrivsel har aldri vært høyere og sykefraværet har gått ned. Medarbeidertrivsel gikk opp tror jeg mye grunnet at mange slet med kroniske lidelser og opplevde at de selv kunne styre tiden sin bedre. Bare vissheten om at de selv har kontroll på egen arbeidssituasjon reduserer press og stress. Det var tydelig at flere frustrasjoner forsvant som følge av større handlefrihet. Nå kan de justere pauser når de trenger det, skyve arbeidstid osv. De får ansvar for valg knyttet til egen arbeidssituasjon.»

Men denne fleksibiliteten og kombinerte arbeidsformen krever mer av deg.

Det fører til at du må tenke nytt om hvordan du planlegger og samarbeider med kolleger. Du kan ikke lenger tenke "det skal jeg prate med Gro om på kontoret i morgen". For det kan godt hende Gro jobber hjemme. Du kan ikke kalle inn til fysiske møter uten også kalle inn digitalt til det samme møte.

Denne fleksibiliteten og kombinerte arbeidsformen krever mer av deg.

I Storebrand har de tatt et smart grep og besluttet at alle møter skal inviteres til i Teams. Da er det allerede tilrettelagt for en hybrid arbeidssituasjon.

I de siste månedene har det vært mye søkelys på nettmøter med Teams, Zoom og andre samarbeids- og møteverktøy. Men fokus har vært ensidig på møtene, hvordan holde gode nettmøter, ikke på hvordan vi samarbeider digitalt. De fleste deler at de tross alt gjør det meste av arbeidet sitt mellom møtene, og hvordan arbeider og samarbeider vi best mulig da?

Erfaringene fra koronatiden har vist at mange synes det er vanskelig å planlegge en slik hverdag. Vi mister noe av forutsigbarheten vi er vant til å ha og den uformelle og spontane dialogen.

Vi tror at muligheten til å jobbe hjemme gir oss større frihet, men sannheten er at denne arbeidsformen krever mer planlegging og mer struktur, særlig for ledere og prosjektledere og prosjektteam.

Vi trenger noen faste kontaktpunkter i hverdagen der vi kan koordinere, utveksle ideer i sanntid og ta beslutninger. Det er bra å kunne ha samtaler på Teams, men av og til er det bedre å snakke sammen. Også den uformelle kontakten over en kaffe er viktig.

På grunn av dette har mange hatt flere møter de siste månedene enn man har hatt før, også uformelle kaffemøter.

Forutsigbare rammer skaper godt grunnlag for fleksibilitet.

Når alt er fleksibelt, blir også alt uforutsigbart. Som ledere av internasjonale team i Microsoft var vi vant med at alle arbeidet der det var mest hensiktsmessig.

Når noen skulle forberede en presentasjon satt de gjerne hjemme for å få færre avbrytelser og for å konsentrere seg bedre. Dager vi hadde mange nettmøter satt vi også gjerne hjemme fordi det var unødvendig å beslaglegge et møterom en hel dag på kontoret for personlige nettmøter. Møterom er det som kjent alltid for lite av og det er krevende å ha nettmøte i et landskap hvor mange snakker høyere med ørepropper i ørene.

Som ledere av internasjonale team i Microsoft var vi vant med at alle arbeidet der det var mest hensiktsmessig

For å skape forutsigbarhet holdt vi teammøter, prosjektmøter, salgsmøter mm. mandager slik at man kunne planlegge for det og ha frihet til å legge sin egen plan for resten av uken. Vi hadde faglig erfaringsdeling på torsdag ettermiddag.  

Større møter og samlinger ble lagt i kalenderen 3-6 måneder før. Ved å skape forutsigbarhet i dette skapte det muligheter for å planlegge rundt dette. Faste månedlige en-til-en-samtaler med medarbeidere ble satt opp i kalender for hele året.

Når vi jobbet mer prosjektbasert så la vi inn korte møter, gjerne 15 minutters synk-møter daglig for å strukturere det ustrukturerte. Da lærte vi oss å legge inn de umiddelbare spørsmålene vi ville diskutere litt mer, eller brukte vi mye chat. Vi delte notatblokk digitalt og så brukte vi den som underlag når vi koblet oss sammen de 15 minuttene.

Stretch, et konsulentmiljø som bla. leverer Prosci sertifiseringskurs kjører synk-møter, såkalt scrum-møter og scrum-kaffe hver onsdag og fredag. Da fanger de opp mye av det uformelle inn i en struktur hvor de ikke har planlagt agenda, det handler om det som opptar teamene og som er aktuelt der og da. Slik struktureres det ustrukturerte.

Her er våre beste tre tips til å lykkes over tid i en hybrid hverdag, der noen er på kontoret og noen hjemme og du ikke vet når du treffer din leder, dine medarbeidere eller kolleger neste gang.

1. Skape forutsigbarhet i en uforutsigbar hverdag med faste nettmøter i kalenderen for avdelingsmøter, prosjektmøter og en-til-en-møter for en lang periode fremover.

2. Etabler delingsarenaer der man finner og deler nødvendig informasjon. Gjør avklaringer i forkant for å ikke stoppe opp arbeidet i påvente av å finne noen å spørre.

3. Lære å beherske de digitale samarbeidsverktøyene godt nok til å være kreativ og finne gode løsninger sammen fremfor å måtte bruke energi på teknikken. Ved å bruke digitale tavler, samskriving på dokumenter og gjøre raske avklaringer i gruppechat kan arbeidet bli mer effektivt og kreativiteten trenger ikke bli hemmet av at vi sitter på ulike steder.

---