Silkeføre eller klabbeføre i endringsprosesser?

Målfrid Jordet Ågotnes er utdannet innen kommunikasjon og relasjonsledelse og jobber som rådgiver i det digitale designbyrået Behalf. 

Noen steder går det bra. Andre steder går det ikke i det hele tatt.

Det er mange årsaker til at endringsarbeid møter utfordringer. Én viktig faktor er mangelfull kommunikasjon før og underveis i prosessen. Det er dessverre sjelden at «prate med folk» er en egen post i prosjektplanen.

Skal du i gang med endringsarbeid og vil øke sjansene for å lykkes: Forbered deg på å kommunisere ofte, mye, med mange, i ulike kanaler.

Her er en huskeliste på veien:

1. Sett endringen inn i en større sammenheng.

Endringer skjer sjelden for endringens skyld, men av gode grunner, som en del av en større plan. Husk derfor å løfte blikket fra akkurat dette prosjektet, få fram helheten arbeidet er en del av og vis hvor dette vil føre dere på sikt.

2. Bruk tall, snakk om folk.

Det er vanlig å trekke fram tall og analyser når man snakker om endringer. Ofte glemmer vi å snakke om mennesker: Hvilke konkrete utfordringer opplever kunder og kollegaer i dag, og hvordan kan denne endringen lette hverdagens deres?

3. Lytt, forstå, prat  –  i den rekkefølgen.

Det holder ikke å sende e-poster eller legge ut nyheter på intranett. Den viktigste kommunikasjonen foregår der de andre er. Lytt, forstå og prat  –  i den rekkefølgen. Del fra arbeidet og delta i diskusjoner.

4. Involver der det har effekt og unngå skinnprosesser.

Involvering er viktig, men gjør det der folk har reell mulighet til å påvirke. Når folk finner ut at de brukte tiden og energien sin på noe som uansett var avgjort på forhånd, forvitrer tilliten og viljen til å bidra.

5. Skap åpenhet  – begge veier.

Vær åpen selv og del mest mulig fra arbeidet, så øker du sjansen for åpenhet tilbake. Mistanker om skjulte agendaer kan skape frykt og ødelegge tillit.

6. Vær T-Y-D-E-L-I-G og sjekk ut hva folk oppfatter.

Det er fristende å ty til vage vendinger eller luftig strategispråk. Mangel på tydelighet kan føre til at folk tolker, antar eller gjør noe annet enn det du trodde ble kommunisert.

Gjenta viktige ting til det nesten kjedsommelige

7. La det være like greit å være positiv, lunka eller imot.

Vi hører ofte at det er naturlig å yte motstand mot endringer. Forskning av NHH-professor Inger G. Stensaker viser at dette er en myte og at mange liker endring. Likevel tar ofte de skeptiske størst plass. Det er også lett å la negative tilbakemeldinger veie tyngre enn positive. Forsøk å få skape en aksepterende kultur der alle synspunkter kommer godt fram.

8. Bry deg.
En endring som føles liten for deg eller bedriften kan bety mye for enkeltmenneskene som jobber der. Møt reaksjoner og innspill med nysgjerrighet. Hvordan er det å være i deres situasjon akkurat nå? Start vanskelige samtaler med undring og lytting, ikke forsvar og kamp.

9. Gjenta. Gjenta. Og gjenta.

Det er sjelden noen klager over for mye kommunikasjon rundt endringer. Har det stått på intranett eller gått ut en e-post, er det neppe lest eller forstått av alle. Bruk mange ulike arenaer, folk og kanaler. Gjenta viktige ting til det nesten kjedsommelige.

10. Evaluer og juster underveis.

Vi følger med på budsjetter og prosjektplaner underveis, men venter gjerne til slutt med å evaluere internkommunikasjonen. Gjør dette til en fast post på statusmøtene og juster kommunikasjonsaktivitetene og innholdet underveis.

11. Ikke gjør alt dette alene.

Selv om du ikke har en stor kommunikasjonsavdeling i ryggen, bør du ikke være alene om å kommunisere. Ansvarliggjør de du har rundt deg og sørg for at mennesker med andre egenskaper og annet nettverk i organisasjonen enn deg også snakker med folk.