Fra digitalisering til digital transformasjon

Digitalisering har lenge vært høyt på agendaen til alle virksomheter «med respekt for seg selv». Etter hvert som erfaringsgrunnlaget øker utvikles også begrepsapparatet. Digital transformasjon er blitt et mye brukt begrep i det siste. Er digital transformasjon noe annet enn digitalisering - og hva må til for å lykkes med digital transformasjon?

Digitalisering betyr å konvertere analoge data til digitale data, og å bruke digitale data og egenskaper ved digital teknologi til å forbedre og effektivisere virksomheten. Transformasjon av virksomheter innebærer endringer i produkt- eller tjenesteporteføljen, i samhandlingen med kunder og brukere, i måten ansatte jobber, hvordan organisasjonen er strukturert, hvordan virksomheten utnytter økosystemet de er en del av og hvordan virksomheten bruker teknologi i verdiskapningen. Digitalisering kan spenne fra enkle endringer til omfattende endringer ved bruk av digital teknologi. Digital transformasjon understreker derimot at endringsfokuset først og fremst er på andre deler av en virksomhet enn det teknologiske, med digital teknologi som hjelpemiddel.

Et transformasjonsarbeid stiller store krav til ledelse, endringsledelse, kompetanse og kapasitet i en virksomhet. Det innebærer vesentlige endringer tjenester og produkter og måten de leveres på, ikke mindre forbedringer. Det krever at ledere og medarbeidere tar skikkelig sats og har retning og energi i endringsarbeidet.

Involvering av hele organisasjonen er avgjørende dersom visjon og mål skal la seg realisere.

Skal ledere og medarbeidere kunne ta skikkelig sats må de ha en erkjennelse av behovet for endring og det må være enighet blant de viktigste interessentene om at endringen er nødvendig. Erkjennelse av at endring er nødvendig må følges av en enighet om hvilken form forandringen skal ta, målene for endringen og en visjon som beskriver en bedre fremtid. Endringskraften øker når den henter næring både fra en forståelse om at endring er nødvendig og motiverende fremtidsbeskrivelser. Her er Oslo kommunes «Historien om Tim» et godt eksempel på en visjon som formidles med snert, humor og en tydelig ambisjon der bruk av digital teknologi både utfordrer hva offentlige tjenester kan være, hvordan de kan leveres og hvordan de kan oppleves.

Skal en lykkes med digital transformasjon krever det digital modenhet. Ledelsen må forstå hva digital teknologi er, hvordan den endrer rammebetingelsene for virksomhetens produksjon av produkter og tjenester og hvordan digital teknologi kan styrke virksomhetens evne til å nå mål og produsere resultater. Samtidig er det slik at hvis visjon og mål kun eies av den øverste ledelsen, vil den løpe av gårde mens medarbeiderne står igjen på perrongen. Involvering av hele organisasjonen er derfor avgjørende dersom visjon og mål skal la seg realisere.

Visjoner og mål er et retningsgivende og motiverende budskap som må konkretiseres. Det må bygges en bro fra der en er i dag til der en skal være i morgen. Det innebærer å forstå hva organisasjonen endrer seg fra og detaljering av hva som må endres. Det er først når denne fremtiden konkretiseres i form av nye arbeidsformer at konsekvensene blir tydelig for de berørte delene av organisasjonen. Det er da bevisst eller ubevisst motstand mot endringer virkelig kan finne sin næring. Endringsprosesser er ledelsens ansvar. Ledelsen må systematisk jobbe med organisasjonens beredskap for endring, den enkeltes motivasjon for endring, være forberedt på at endringsmotstand er en legitim del av en endringsprosess og hvordan endringsmotstand skal håndteres. Det utfordrer ledelsens kompetanse, de er sjelden rekruttert for å gjennomføre større endringsprosesser.

Systemet blir endringen, ikke det som muliggjør endringen

Teknologidrevne endringsprosesser har historisk sett vært preget av lange og tunge prosesser med hovedfokus på teknologi. Tanken har ofte vært at «vi skal ha et nytt system». Mye tid har vært brukt på å spesifisere hvordan dette systemet skal bli, for deretter å bruke enda mere tid på å bygge og teste systemet. Erfaringen har vært at da blir systemet endringen, ikke det som muliggjør endringen. Digital transformasjon innebærer en annen måte å tenke på. Den starter ikke med at «vi skal ha et nytt system». Digital transformasjon er drevet at en tanke om at «vi må utvikle, implementere og forbedre endringer i virksomheten fortløpende». Forskjellen til «vi skal ha et nytt system» er at teknologi ikke har hovedrollen, men skal hjelpe til med å oppnå ønskede endringer i tjenester, produkter og arbeidsformer. En smidig og erfaringsbasert tilnærming med fokus på å få raskest mulig en brukerdrevet løsning på luften, gjør det mulig å skape tidlige resultater som eksemplifiserer fremtidsvisjonen, involverer medarbeiderne på en slik måte at de utvikler et eierskap til den fremtidige arbeidsformen samtidig som de kan påvirke den gjennom sine egne erfaringer med den nye arbeidsformen. Virksomheten bruker dermed mye kortere tid og færre ressurser på å oppnå bedre resultater.

Et transformasjonsarbeid basert på måling av effekter av gjennomførte endringer og kontinuerlig forbedring, øker sannsynligheten for at endringene innarbeides på en slik måte at organisasjonen ikke kan gå tilbake til gamle arbeidsformer. Måling, involvering og kontinuerlig forbedring basert på faktiske resultater fungerer som forsterkelsesmekanismer i endringsarbeidet. Det vil være et viktig bidrag til den endringshistorien som ledelsen aktivt må jobbe med å fortelle og videreutvikle sammen med medarbeiderne.