Vil ha alle kommuner gjennom samme medarbeiderundersøkelse

Medarbeiderundersøkelsen, som nå ruller ut over Kommune-Norge, er forskningsbasert og måler faktorer som er ansett for å være avgjørende for at organisasjonen skal oppnå gode resultater.

I forbindelse med implementeringen av undersøkelsen, har boken 10-Faktor nå kommet ut. Den fungerer som en håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS' medarbeiderundersøkelse. Forfatterne av boken, Anne Margrete Fletre og Lisbeth Frydenlund er henholdsvis fagsjef for ledelse og rådgiver i KS. De forteller at stadig flere kommuner tar i bruk medarbeiderundersøkelsen.

Les også: Hvordan håndtere ansatte som gråter, skriker og går i forsvarsposisjon

– Det har vært et langt og omfattende prosjekt. Det startet med storbyenes arbeidsgiverutvalgs ønske om en mer forskningsbasert og moderne medarbeiderundersøkelse. Det var ønskelig med mer om blant annet mestring, motivasjon og medarbeiderskap, forteller Fletre og Frydenlund.

Samarbeid

10-Faktor skulle spesielt tilpasses kommuner, fylkeskommuner og kommunale foretak, men også kunne benyttes av andre organisasjoner. KS undersøkte ulike forskningsmiljøer, med tanke på et mulig samarbeid.

– Det var viktig for oss at dette skulle bli et verktøy for både lederutvikling og organisasjonsutvikling. I tillegg ønsket vi at kommunene skulle være med på å ta avgjørelsene. Det fikk vi til, sier Fletre og Frydenlund.

Etter å ha plukket ut tre forskningsmiljøer, endte KS opp med å samarbeide med professor Linda Lai på Handelshøyskolen BI. Lai har i sin forskning fokus på blant annet mestringsorientert ledelse, rolleklarhet og autonomi. I tillegg hadde hun god kompetanse på kommunesektoren.

Foto

Undersøker: Forfatterne av boken 10-Faktor, Lisbeth Frydenlund (til venstre) og Anne Margrete Fletre fra KS, gir en innføring i bruk av KS' nye medarbeiderundersøkelse. (Foto: Bård Andersson). 

Verktøyet

Fletre og Frydenlund forteller at ledere som skal benytte 10-Faktor må bruke god tid på å sette seg inn i faktorene, og hva de innebærer og betyr. Faktorene er valgt ut, basert på flere kriterier. De to viktigste kriteriene er at faktorene er dokumentert viktige, og at de samtidig er mulige å påvirke gjennom målrettet utviklingsabeid.

I innledningen i boken gjengis en artikkel av Linda Lai som sier at de ti faktorene som er valgt ut måler medarbeidernes oppfatninger av viktige forhold på arbeidsplassen, som for eksempel graden av mestringsorientert ledelse, mestringsorientert motivasjonskultur, tydelig kommuniserte forventninger, mulighet til å jobbe selvstendig, muligheter til relevant kompetanseutvikling og muligheter til å bruke sin egen kompetanse. I tillegg måler faktorene medarbeidernes holdninger til jobben de har, med to typer motivasjon: indre motivasjon og nytteorientert / prososial motivasjon. Mestringstro og viljen til fleksibilitet måles også.

Navnet på faktorene brukes ikke i selve undersøkelsen. Der brukes kun utvalgte og godt kvalitetssikrede måleindikatorer for hver av faktorene, for å unngå unødvendige feilkilder ved målingen.

– Det er viktig at den som bruker undersøkelsen skal kunne bruke den til utviklingsarbeid. Da må man ha god innsikt i hva de ulike faktorene reflekterer, og hvordan man kan oppnå forbedringer, sier Fletre og Frydenlund.

Pilot

10-Faktor ble testet ut i et pilotprosjekt på fem kommuner. Felles for kommunene var at de ønsket å prøve et nytt verktøy for sine medarbeiderundersøkelser. Det ble gjort noen korrigeringer etter pilotprosjektet. Funnene fra pilotstudien viste at hver enkelt av de ti faktorene som inngår i verktøyet har stor potensiell betydning for å oppnå gode resultater gjennom satsing på medarbeidere. Mange av faktorene påvirker hverandre, og noen påvirker hverandre gjensidig, slik at det er vanskelig å gi noen entydig oversikt over alle sammenhengene.

Likevel kan man oppnå synergieffekter av å jobbe med utviklingsarbeid, rettet mot flere faktorer samtidig.

– Én ting som skiller 10-Faktor fra andre undersøkelser er at medarbeideren må ta stilling til mellom tre og fem påstander til hver faktor, uten at de er kjent med hvilken faktor påstandene er rettet mot.

I tillegg til medarbeiderundersøkelsen har KS utarbeidet en guide til god ledelse.

– Her går vi igjennom kjerneelementene i god ledelse, som bygger på kunnskapen i 10-Faktorundersøkelsen, sier de, og bedyrer samtidig at verktøyet allerede er i bruk også på KS-huset.

Vanligvis er brukerne av medarbeiderundersøkelsene vant med å få rapporter på hvert enkelt svar. Det får de ikke med 10-Faktor, og kan derfor ikke gå inn i detaljer på hver påstand. Rapportene viser snittskår på hver faktor, og en svarfordelingskurve.

Fletre og Frydenlund forteller at de har hatt et veldig godt samarbeid med Lai, og at de har vært fokuserte på at begrepsbruken skal være forståelig for brukerne, og ikke bare for fagfolk.

– Vi har forenklet begrepene noe, i forhold til fagterminologien, slik at vi er sikre på at de forstås. Vi har gått noen runder på dette, men har sammen kommet frem til gode løsninger. I tillegg har vi opprettet en egen hjemmeside for verktøyet, forteller de.

Håper å få med alle

Per i dag benytter 100 kommuner verktøyet. Fletre og Frydenlund forteller at stadig flere har signalisert at de kommer til å ta det i bruk. De har snart vært landet rundt for å holde foredrag om 10-Faktor, noe de har fått gode tilbakemeldinger på. Nord-Trøndelag og Nord-Norge gjenstår på turnéen. Hittil har de samlet representanter fra opptil 30 kommuner i de enkelte regionene til sine presentasjoner.

– Jeg har tro på at vi vil få med alle kommunene på dette på sikt, sier Fletre, og legger til at også andre organisasjoner enn kommuner har signalisert interesse for verktøyet.

Ledelsesforfatterne fra KS utdyper at 10-Faktor støtter opp om en arbeidsgiverpolitikk som setter gode ledere og medarbeidere i sentrum, og som ser de menneskelige ressursene som grunnlag for utvikling av gode tjenester for innbyggerne. – Selv om undersøkelsen er spesialtilpasset norske kommuner, fylkeskommuner og kommunale foretak, kan den også benyttes av andre organisasjoner, sier de.