Utbrent, irritert og deprimert av «unødvendig arbeid»

Administrerende veileder Monique Valcour skriver i Harvard Business Review at når du blir tvunget til å bruke tid og energi på oppgaver som verken skaper verdi eller benytter seg av kompetansen som du ble ansatt for, har du mindre resurser til å vie til det mest verdifulle arbeidet.

I verste fall kan meningsløse og upassende oppgaver virke som et angrep på den ansattes verdighet ved at de bryter med de sentrale kravene ved jobben. De kan sees på som respektløse og bryte med følelsen av selvtillit.

Les også: Utbrent av å kjede seg

Skaper konflikt og utbrenthet

Forskere har valt å definere disse oppgavene som «illegitime». Slike type oppgaver sliter ut de ansatte og kan fremkalle skadelige effekter på de ansattes helse og trivsel.

Utbrenthet, familierelaterte konflikter, arbeidsrelatert depresjon og økte stresshormoner er noen av de negative effektene unødvendig arbeid kan forårsake.

Valcour ramser også opp andre konsekvenser som redusert søvnkvalitet, velvære, trivsel og selvfølelse og konkluderer med at «illegitime» arbeidsoppgaver gjør arbeidet elendig.

Forskning viser at illegitimt arbeid er tilfelle i organisasjoner der arbeidsgrupper skal konkurrere mot hverandre om ressursene,  hvor ressursallokeringsprosesser er vilkårlig og urettferdig, og hvor beslutningsstruktur er uklart eller usammenhengende.

Et eksempel er organisasjoner der lederne tar beslutninger uten å forstå deres innvirkning eller gi de ansatte tilstrekkelige resurser på å gjennomføre arbeidet.

Noen ganger dukker illegitime oppgaver opp av ren uvitenhet. For eksempel når en sjef ber om at en rapport må være forberedt uten å innse at informasjonen nylig har blitt utarbeidet et annet sted eller at rapporten i utgangspunktet ville være nytteløs.

Noen ganger kan grunnen for at slike oppgaver blir gitt, være et stor behov for kontroll eller ønske om å fremstå som produktiv. Andre ganger kan de være at illegitime oppgaver tildeles når en sjef ønsker å vise makt eller ydmyke en underordnet.

Slik kan du unngå illegitime oppgaver

Siden årsakene til illegitime oppgaver ofte er skjer på grunn av organiseringen i organisasjonen, så er dette også en bra plass å starte for å eliminere risikoen for at det i det hele tatt finner sted.

Sjefer kan bruke disse strategiene for å forhindre at illegitime oppgaver skjer:

• Følg med på de ansattes oppgaver og vurder deres verdi.  
• Jobb sammen med dine ansatte for å redusere eller eliminere illegitime oppgaver.
• Vær en talsmann for dine ansatte.
• Vær oppmerksom på den psykologiske arbeidskontrakten – beskriv hva som forventes så konkret som mulig av den ansatte i jobben.
• Reflekter over din egen lederatferd og be om tilbakemelding.
• Reduser de illegitime oppgavene som foresatt skjer.