Tord Bern Hansen ledet gigant-prosjekt: Trives i ulendt ­terreng

Tord Bern Hansen i Skatteetaten trives med å lede store prosjekter. På fritiden er det terrengsykling som gjelder. Og både prosjektledelse og sykling har det til felles at kartet ikke alltid stemmer med terrenget, men det viktigste er at målet blir nådd til slutt.

– Alt handler om folk, og å kunne samle krefter mot et tydelig mål, forklarer han om rollen som prosjektleder.

Når vi møter ham er han i ferd med å ferdigstille prosjektet han har hatt ansvaret for internt i Skatteetaten siden mars 2014. Oppdraget fra Finansdepartementet bestod i å flytte særavgifts- og motorvognavgiftsforvaltningen fra Toll- og avgiftsetaten til Skatteetaten, noe som innebærer en årlig omsetning på i overkant av 80 milliarder kroner. Arbeidet omfattet utbredt samarbeid med Tolletaten og inkluderte ledelse og tillitsvalgte i begge etater. Oppgavene bestod blant av regelverkstilpasninger, overføring av IT-systemer, flytting av omkring 350 årsverk, justering av organiseringen i Skatteetaten, overføring av budsjettrammer mellom etatene, etablering av infrastruktur og arbeidsplasser i Skatteetaten, og beskrivelse av oppgaveutførelse inkludert opplæring. I Skatteetaten deltok 150 personer i prosjektet og omfanget er stipulert til 50 årsverk og en kostnad omkring 140 millioner kroner.

Forskjellige roller

– For meg er det ikke viktig om jeg er leder i linjen eller er prosjektleder, sier han, men er likevel klar på at det er en del forskjeller mellom de to rollene.

– Kanskje det som skiller en prosjektlederstilling fra en vanlig linjelederjobb er at en prosjektleder ikke har personalansvar, men det handler likevel om å motivere og å skaffe medarbeidere til prosjektet med den riktige kompetansen, slik at prosjektet utvikler seg best mulig, forklarer han.

Et annet aspekt er et prosjekt aldri er statisk, og ifølge Bern Hansen er det «utrolig mye som skjer» hele tiden mens det i linjen ofte er mer utfordrende å få til endringer.

– Prosjekter er mer dynamiske i sin natur, sier Tord Bern Hansen. Det ser ut til å passe ham godt.

Det var for nesten nøyaktig to år siden at Finansdepartement henvendte seg til Tolletaten og Skatteetaten med ønske om en rask overføring av forvaltningen av særavgiftene og merverdiavgift ved innførsel fra Tolletaten til Skatteetaten. Bakgrunnen for mandatet fra Finansdepartementet var et ønske om effektivisering av offentlig sektor og mest mulig effektiv bruk av fellesskapets ressurser. Dette arbeidet skulle være sluttført innen 2016, og målet ble nådd. Oppdraget var krevende og besto av flere elementer, og ikke minst et utstrakt samarbeid mellom Skatteetaten og Tolletaten.

– Det som var veldig viktig for at vi lykkes, var at det var satt en helt klar frist for prosjektet fra Finansdepartements side til 1. januar 2016. Det var ikke mulig å forhandle om denne fristen, og da blir det et tydelig fokus på prosjektet fra ledelsen i alle etatene som er involvert, sier Bern Hansen. Han legger også vekt på at det var avgjørende viktig at alle aktørene skjønte hvorfor prosjektet ble igangsatt, og hvilke endringer som ville komme. I tillegg var det vesentlig at begge de berørte etatene satt på de interne ressursene som var nødvendig for å kunne gjennomføre prosjektet. Etter prosjektets slutt skulle rundt 200 prosesser og 358 årsverk overføres fra Tolletaten til Skatteetaten.

– Det er klart at det er ingen som er glad for å miste oppgaver, slik Tolletaten har opplevd her, men jeg syns det har vært et godt samarbeid etatene i mellom for å få gjennomført prosjektet, sier han.

Testing, testing

Et så stort prosjekt byr også på mange praktiske avklaringer av typen hvilke av de ansatte i Tolletaten som skal overføres til Skatteetaten og hvilke avdelinger de skal tilhøre. Et annet kritisk element var fagsystemene.

– Prosjektet måtte raskt avklare hvordan de eksisterende fagsystemene i Tolletaten kunne videreføres i Skatteetaten, forklarer Bern Hansen. På så kort tid ble det raskt klart at det ikke var tid til å utvikle nye, og etter gode vurderinger sammen med Tolletaten landet de på en løsning der Tolletaten fortsatt drifter systemene for Skatteetaten og leverer tjenesten til dem.

– Det har vært mye testing av IT-systemer og av hele prosessen, inkludert medarbeidernes oppgaver i prosjektperioden før vi gikk på lufta, sier han.

I samarbeid med de ansatte i begge etatene ble det også brukt mye tid på kartlegging av arbeidsoppgaver og prosesser. Denne kartleggingen avdekket at de fleste av prosessene som var berørt av oppgaveoverføringen skulle overføres til Skatteetaten i sin helhet, mens en del av prosessene var felles for begge etatene.

For å sikre nødvendige beslutninger ble det satt ned en styringsgruppe bestående av ledere både i Tolletaten og Skatteetaten slik at eventuelle utfordringer kunne løses raskt.

Må proioritere

Ofte kan prosjektlederrollen oppleves som frustrerende fordi ressursene uteblir og det er lite forståelse for prosjektet internt. Dette var ikke tilfelle for prosjektet han ledet, understreker Bern Hansen.

– Jeg var avhengig av at de som ble tatt ut for å jobbe med prosjektoppgaven fikk avlastning i linja. For å få det til måtte etaten være villig til å gjøre mindre av noe annet. Det opplevde jeg at det var forståelse for i ledelsen, sier han. Samtidig er Bern Hansen klar på at en stor risiko ofte er å ikke få tilført de ressursene prosjektet trenger.

– Det var nok enkelte medarbeidere som opplevde å bli strukket i flere retninger. I slike tilfeller er det viktig at medarbeideren melder fra og at prosjektleder og linjeleder kan avklare situasjonen, sier han.

Siden Tord Bern Hansen har jobbet mye med prosjekter tidligere, var han også opptatt av hvordan prosjektet skulle ivaretas i linjeorganisasjonen etterpå.

– For meg var det viktig at linjeenhetene ble trukket inn i arbeidet tidlig. De må få eierskap til det som kommer, da det er de som får ansvaret når prosjektet er ferdig. I stor grad lykkes vi godt med overgangen, reflekterer han.

Bør være endringsvillig

På spørsmål om hvilke egenskaper en prosjektleder må ha, mener Tord Bern Hansen at det ikke skiller mye fra en linjeleders oppgaver. Det å være god til å planlegge, få tak i de rette folkene, inspirere, delegere og følge opp, står sentralt. De områdene du selv ikke er så god på, er det viktig at de andre i prosjektet fyller deg ut på, forklarer han. Dessuten hjelper det å være endringsvillig.

– Nå er det selvfølgelig også stor forskjell på hva som trengs avhengig av prosjektets oppgave og omfang. Noen prosjekter involverer kanskje bare et par stykker mens noen er vesentlig større slik som det jeg ledet. Det var på størrelse med middels stor bedrift med 50-100 ansatte, sier Bern Hansen.

– Det blir som å starte i en ny jobb hver gang et nytt prosjekt starter. Alle prosjekter er ulike, derfor er det viktig å kommunisere tydelig til oppdragsgiveren og omverdenen hva det ulike prosjektet går ut på, legger han til. Et annet råd han kommer med er at man som prosjektleder må være sikker på at det er etablert et godt mandat for prosjektet, at det er enighet om hva som skal leveres og hvilke ressurser som vil være tilgjengelig både når det gjelder antall ansatte og finansiering.

– Dessuten må du følge magefølelsen og du må ha tro på at du kan levere det som kreves i prosjektet. Hvis du ikke har tro på at prosjektet vil lykkes må du si i fra med en gang du oppdager at det kan bli vanskelig, reflekterer han.

Samtidig advarer Bern Hansen mot å skuffe for mange oppgaver inn i prosjektet uten å foreta klare prioriteringer. Det er en vanlig årsak til at prosjekter sprekker enten på tid eller kostnader.

Nå som akkurat dette prosjektet nærmer seg slutten for hans del er Tord Bern Hansen også opptatt av å foreta en ordentlig evaluering.

– Nå tar vi en vurdering på hva som gikk bra og hva som eventuelt gikk dårlig, så kan hele organisasjonen lære av det, både prosjektmedarbeidere og linjeorganisasjonen. Det er alltid erfaringer vi kan ta med oss, og det er alltid mulig å gjøre det litt bedre neste gang, sier han.

Kobler av med sykling

Tord Bern Hansen legger ikke skjul på at prosjektet han nå legger bak seg til tider har vært svært arbeidskrevende, og setter stor pris på at familien hans har vært imøtekommende i de periodene det har vært mest hektisk.

– Jeg setter pris på samvær med familien og friluftsaktiviteter, forteller han.

Både han og familien driver aktivt med sykling. Når det gjelder sykkelinteressen, handler det om blandingen av å holde seg i form, å konkurrere, fine naturopplevelser og å utfordre seg selv.

– Dessuten syns jeg det er ok med idretten og terrengsykling for det fører til at man treffer folk på en annen måte. For meg er det et område som er frigjort for titler og utdannelse, og vi er en gjeng som sykler sammen i sportsklubben. Det handler mest om mennesker som møtes, sier han. Forøvrig røper Bern Hansen at han sykler til og fra jobb hele året. – Jeg har alltid syklet sier han.

På arbeidsfronten er han spent på hva som blir det neste prosjektet han skal jobbe med.

– Jeg fortsetter nok enten med nye spennende prosjekter fremover eller går inn i en linjelederjobb. Jeg liker ikke å kjede meg på jobb, og jeg er opptatt av utfordringer, så får vi se hva som dukker opp, avslutter Tord Bern Hansen.