Slik kan du snu de negative samtalene

Folk oppfatter situasjoner forskjellig. Men noen spilleregler er allmenne i en kommunikasjonssituasjon. Går noen forbi deg i gangen å sier «hei, hvordan går det», så sier du «hei» tilbake – men du går ikke etter vedkommende og forteller hvordan du egentlig har det. Stopper en kollega deg i gangen, ser deg inn i øynene og spør: «Hvordan har du det om dagen»? – ja, da krever situasjonen et litt mer reflektert og utfyllende svar.

Når samtaler blir vanskelige og negative, er det imidlertid verre å ta signalene fra «motparten». Frontene blir lett steile, og i stedet for overbevisende argumentasjon, kan man ende med dørslamring og en uoppklart, dårlig situasjon.

Harvard Business Review har snakket med eksperter om hvordan man kan «snu» en negativ samtale i en mer positiv retning.

Her er noen tips fra den kanten:

Prøv en ny vinkel: Prøv å fremføre ditt argument på en annen måte. Og møt den andre personen med å redefinere vedkommendes argumentasjon. Hvis noen sier «jeg gidder ikke krangle om dette», kan du si at «dette er absolutt ingen krangel, men en diskusjon. Og du pleier å hevde deg godt i diskusjoner».  Poenget er å få samtalen over i en mer konstruktiv retning,.

Bruk andre ord: Prøv å bruke andre, mindre negative ord og uttrykk – som betyr det samme. Hvis noen beskylder deg for å være for dominerende, så si at du ikke mener å være det, men at du «bare er entusiastisk».  Sier noen du er «sta«», så svar at du er «overbevist» om at noe er riktig.

Bruk gamle eksempler: Bruk tidligere suksesser for å gjøre noe som er vanskelig lettere. Minn gjerne din diskusjonspartner på at hun har vist at hun har taklet vanskelige utfordringer før. «Vi har fått til bra ting sammen tidligere. Ingen grunn til å tro at vi ikke skulle klare det denne gangen også».

La folk få sjansen til å moderere seg: Alle kan si litt for mye eller komme med en drøy fornærmelse hvis temperaturen stiger. Da er det lurt å være den rolige, og la den andre «angre seg litt». Ved å spørre « mener du virkelig det du sa nå?» eller «det er kanskje en annen måte å si akkurat det på?», så gir du den andre en mulighet til å moderere seg, og dermed kan du unngå at konflikten eskalerer.

Be om en utdyping: Dersom du er i tvil om den andres intensjoner, så spør. En kort, negativ uttalelse, blir gjerne mildere, hvis du ber noen om å «utdype hva du mener men det du sa nå» (eller i møtet i går).

Balanser maktforholdet: Folk bruker ofte sin formelle og uformelle makt i situasjoner der samtalen er vanskelig. Og de som blir utsatt for maktbruk, reagerer gjerne sterkt og negativt på det. Dersom du klarer å balansere maktforholdet i situasjonen den ene eller andre veien, øker sjansene for en «minnelig løsning». Dersom noen bruker sterke ord – mot sjefen – eller sjefen bruker det mot deg – så behold roen. Si at du «heldigvis sjelden lar deg provosere eller bli opprørt i situasjoner som denne».

Vri samtalen vekk fra det personlige: I stedet for å snakke om at «du er sånn og sånn», så bør du prøve å vri samtalen over fra person til prosess. En vanlig måte er å si at «Vi er enige om hva, men uenige om hvordan». Dermed blir konflikten i alle fall «halvert» – fra en personlig disputt til uenighet om virkemidler.