Dreamstime.
Nedbemanning og oppsigelser: Feilene ledere må unngå
Øystein Bonvik er kommunikasjonsrådgiver og fagbokforfatter, og aktuell som medforfatter av boken Praktisk og enkelt om arbeidsrett.
Boken tar for seg både de juridiske og kommunikasjonsmessige sidene av ulike arbeidsrettsspørsmål, og Bonvik har vært opptatt av hvordan dårlig kommunikasjon med dine medarbeidere over tid kan føre til svært ubehagelige situasjoner når ledere må gå til det skrittet å si opp folk som ikke leverer eller nedbemanne.
– Det kan bety langvarige konflikter, advarer han.
Bonvik forklarer at de fleste ledere føler at slike prosesser er tidkrevende. De oppleves imidlertid ofte slik fordi lederne ikke har tatt seg tid til en jevn og forutsigbar dialog med de ansatte i det daglige
– Mange ledere bruker for lite tid på å gi tilbakemeldinger i det daglige. Denne neglisjeringen kan bli skjebnesvanger. Du kan ikke ta lett på eksempelvis oppsigelser. Skal du si opp noen fordi vedkommende ikke fungerer i jobben sin, må den berørte underveis ha fått beskjed om hvordan de har levert. Du kan ikke la en medarbeider som ikke presterer over lang tid tro at du ikke har noe å utsette på jobben vedkommende har gjort, for deretter å si opp vedkommende. Du kan heller ikke håpe på at medarbeideren plutselig skal begynne å levere. Slike mirakler skjer sjeldent, påpeker han.
«Ledere bruker for lite tid på å gi feedback i det daglige»
Er det snakk om nedbemanningssituasjoner er det også viktig å ha en god kommunikasjon med både tillitsvalgte og de ansatte.
– I tillegg til å oppfylle lovpålagte krav til informasjon og drøftelser, vil det gi ansatte en større grad av forståelse for hvorfor arbeidsstokken reduseres og hvorfor enkelte velges ut som overtallige, sier Bonvik.
Han viser til en fersk lederundersøkelse, utført av Respons analyse for NITO, der 25 prosent av norske ledere sier at de mangler kompetanse om nedbemanning. 61 prosent av lederne sier også at å måtte si opp noen medfører en stor påkjenning for dem.
5 arbeidsrettslige feil du bør unngå:
- Hvis du ikke har god nok dokumentasjon på hvorfor du må nedbemanne og bakgrunnen for hvem som er valgt ut til å bli sagt opp, kan det hende at oppsigelsen er usaklig selv om du som arbeidsgiver faktisk har en saklig grunn for nedbemanningen
- Prøvetiden er til for å brukes, og du kan unngå mange problemer i ettertid hvis du gjør en innsats i løpet av disse viktige første månedene av arbeidsforholdet
- Det kan være lurt å ha jevnlige møter med den nyansatte i prøvetiden, og ikke minst huske å dokumentere både møtene og de tilbakemeldingene du har gitt underveis
- Hvis du som arbeidsgiver slurver med å dokumentere tilbakemeldinger som er gitt underveis i prosessen, kan i verste fall oppsigelsen bli sett på som usaklig
- En avtale om at overtid er inkludert i lønnen vil være ugyldig hvis de strenge vilkårene for unntak ikke er oppfylt
- Konsekvensen kan være at ansatte som har jobbet ekstra krever overtidsgodtgjørelse for alle ekstratimene de kan dokumentere at de har jobbet hele tre år tilbake i tid
- Ferieloven har regler om avvikling av den lovbestemte ferien på fire uker og én dag samt regler om slikt som overføring av ferie og rett til ny ferie ved sykdom
- Har virksomheten i tillegg avtalefestet ekstraferie, må avvikling av denne ses i lys av eventuell tariffavtale, annen avtale eller interne regler i virksomheten
- Avspasering er noe annet enn ferie, og du som arbeidsgiver kan selv lage regler for avvikling av opparbeidet ekstratid. Du bør altså ha systemer og rutiner som skiller mellom lovbestemt ferie, eventuell avtalebestemt ferie og avspasering
Må ofte utføre de vanskelige oppgavene
NITO-tallene bekreftes av en undersøkelse som YouGov-utførte tidligere i år. Der kom det frem at nesten 40 prosent av norske ledere oppga at nedbemanning er en av de arbeidsrettsoppgavene de oftest må løse. Nesten hver fjerde norske leder oppgir i tillegg at oppsigelse eller avskjed av ansatte, som følge av at ansatte har opptrådt i strid med ansettelsesavtalen eller ikke har fungert i jobben sin, (mangelfulle arbeidsprestasjoner) også ofte må håndteres..
Det kommer også frem at hver fjerde norske leder har lært arbeidsrett ved å gjøre noen feil. Over 20 prosent av norske ledere oppgir dessuten at uenighet om kompensasjon for overtid er en av de arbeidsrettsoppgavene de oftest må løse. I tillegg må nesten hver tredje norske leder håndtere uenigheter om ferieavvikling.
Kommunikasjon
Mange flere lederen må akseptere at disse oppgavene er både tid- og ressurskrevende, mener Bonvik. Og det handler mye om å ligge i forkant og kommunisere offensivt.
– Få ansatte vil innrømme for sjefen eller seg selv at de har levert dårlig over tid hvis de plutselig blir konfrontert med dette. Virkelighetsforståelsen til leder og medarbeider kan gjerne være diametralt forskjellig. Lederen må ta innover seg at disse oppgavene er både tidkrevende og ressurskonsumerende, sier han.
Bonvik påpeker at god kommunikasjon likevel ikke kan erstatte de juridiske spillereglene. Da kommer man lett til kort, selv om man som leder er en veldig god sak. Og i verste fall er det en risiko for å havne i arbeidsretten.
– Rot med det juridiske kan fort føre til at alt blir mer arbeidskrevende. Jeg kjenner igjen slike situasjoner fra min tid som leder. Det gjelder å ha sitt på det tørre. Når du skal si opp noen fordi de ikke leverer, er det også viktig å kunne dokumentere hvilke tilbakemeldinger du har gitt underveis. Konfrontasjonen oppstår raskt, dersom du ikke er på høyden. Grunnregelen er altså å være flink til å informere underveis, og dokumentere informasjonen som har blir gitt. Dokumentasjonen kan være god å ha dersom en konflikt skulle eskalere senere, utdyper han.
I denne dokumentasjonen bør tilbakemeldingene du har gitt, forventninger til endret adferd eller forbedring og konkrete agendaer være inkludert, rådgir Bonvik.
Feedback
Ifølge Bonvik er de fleste medarbeidere ikke redde for å motta feedback på jobben de gjør. En vanlig lederfeil gjøres allerede i prøvetiden til en ansatt.
– En klassisk feil som gjøres er at man glemmer å gi en nyansatt tilbakemeldinger på jobben som gjøres i prøvetiden. Dersom du ikke har sagt fra i løpet av disse tre–seks månedene, kan du ikke plutselig fortelle vedkommende at jobben ikke har vært tilfredsstillende og forvente at du ikke må tilby dem fast jobb, forteller han.
Unngå feil: Øystein Bonvik er kommunikasjonsrådgiver og fagbokforfatter, og aktuell som medforfatter av boken Praktisk og enkelt om arbeidsrett. (Foto: Ilja C. Hendel).
