Illustrasjon: Kenneth Lauveng.
Lederverktøy: Kjenner du medarbeiderne dine?
Du bør vite hva som ligger bak atferden til de ansatte du leder. I tillegg bør du sette deg inn i hvordan de ulike persontypene skal håndteres, slik at samarbeiet og produktiviteten blir best mulig, ifølge lederutvikler Egil Foss Iversen.
Dette er blant temaene som omhandles i boken hans, Medarbeidersamtale. Her vektlegger Iversen viktigheten av forberedelser og oppfølging, og peker på at kommunikasjonen – selve samtalen – kan være utfordrende, både sosialt og psykososialt.
– Vi mennesker er forskjellige. Det betyr at ledere kan treffe på mange forskjellige mennesketyper. Hvordan man takler disse er avhengig av lederens lederegenskaper, psykososiale egenskaper og kognitive empati. Her må en skille mellom Affektiv empati og kognitiv empati, sier Iversen.
Objektivt eller følelsesmessig berørt
Affektiv empati, handler om å bli berørt av en annens følelsesmessige opplevelse – å leve seg inn i den andres situasjon, slik at man føler det den andre føler. Kognitiv empati, som handler om å forstå den andres emosjonelle opplevelse, innebærer å forstå hva den andre føler og å oppleve situasjonen som den andres følelser.
– Ved kognitiv empati beholder du objektiviteten din. Ved affektiv empati mister begge objektiviteten og dere kan risikere å sitte og gråte sammen, forklarer han.
Enkelte av mennesketypene er spesielt nyttige å vite om, både i forbindelse med daglig kommunikasjon og gjennomføring av medarbeidersamtaler, påpeker Iversen.
– Det er viktig å forstå det som foregår og å se sammenhengene. For eksempel kan de destruktive maktspillerne i første omgang vekke begeistring før de går over i faser med å skape usikkerhet, bryte løfter, bortforklare, forhale og ydmyke, forteller han.
Personlighetstrekk
Når det er uro i en bedrift, kan det ha mange årsaker. Det er viktig å finne ut om det er spesielle personer som står bak. I mange situasjoner synes det rimelig å tro at edderkoppene, i form av intrigespillere og maktpersoner, er preget av psykopatiske personligheter.
– Man skal likevel være forsiktig med å bruke disse betegnelsene. Slike personlighetstrekk er varige. Å bruke betegnelsen kan gi en forståelse av hva som foregår og hvorfor, men ordbruken gir ingen løsning på problemene, forklarer Iversen.
Psykopater, eller mennesker med asosiale personlighetsforstyrrelser, har sjelden et dårlig selvbilde. Ifølge Iversen er de patologisk egoistiske, og den eneste løsningen er å komme seg vekk fra situasjonen.
– De kommer ikke til å gi seg. De ønsker heller å trappe opp konflikten med så mange skitne triks som de er i stand til å finne på. Og det er nesten ubegrenset, forteller han.
Medarbeidersamtale
En av arenaene der du kan få økt forståelse for hvem medarbeideren din er, og hvorfor han agerer som han gjør, er medarbeidersamtalen.
Ifølge Iversen fokuserer for mange ledere bare på måloppnåelse eller fag, siden dette er enklest for dem. Ved å ignorere de psykososiale problemstillingene vil de imidlertid kunne få problemer, mener han.
– En leder som har blitt leder på grunn av sin faglige dyktighet, men som kanskje mangler kunnskaper om det psykososiale aspektet, har en tendens til å ville løse alle problemer innenfor et faglig aspekt. Det er dette området de føler seg trygge på. Så snart samtalen kommer inn på psykososiale aspekter eller årsaker, føler lederen seg usikker og kanskje til og med truet, sier han.
Dersom årsaken er manglende kompetanse, tror mange ledere at det enkelt å løse problemet. Ved å sende medarbeideren på kurs vil problemet løses. Dersom årsaken til ikke oppnådde resultater ligger innenfor det psykososiale aspektet, som kanskje trivsel, får lederen problemer.
– Da tvinger lederen ofte samtalen inn på det faglige området igjen. Skjer dette, vil medarbeideren føle at han ikke blir hørt, og går derfra med en dårlig følelse og er lite motivert for neste medarbeidersamtale, sier Iversen.
Trygghet
Et område som vil påvirke medarbeidersamtalen er relasjoner. Hvilke relasjoner er det mellom lederen og medarbeideren? Relasjoner bygger på trygghet. Er leder og medarbeider trygge på hverandre, ligger forholdene til rette for at det kan bli en fruktbar samtale, påpeker Iversen.
– Uten tryggheten får man problemer. Trygghet bygger på tillit, som er bærebjelken i gode relasjoner. Har de ikke tillit til hverandre, forsvinner tryggheten, advarer han.
Slik håndterer du ulike persontyper
Du leder ulike typer mennesker, og de må håndteres på ulike måter. Her er noen mennesketyper, og tips til hvordan forholde deg til disse:
Granaten:
Oppførsel: Kan plutselig eksplodere i ufokusert raljering om ting som ikke har noe med temaet å gjøre.
Håndtering: Fang oppmerksomheten deres ved å rope navnet, heve røsten eller veiv med hendene foran deg. Opptre så vennlig du kan. Lykkes du, kan du redusere stemmevolumet og intensiteten din.
Tanksen:
Oppførsel: Konfronterende, sint og tidvis aggressiv.
Håndtering: Vær rolig, pust dypt og få selvkontroll. Avbryt angrepet, si navnet til personen helt til vedkommende hører på deg. Søk dialog og oppsummer hovedpoenget til personen.
Snikskytteren:
Oppførsel: Sniker inn frekke kommentarer, sarkasme eller ruller med øynene, slik at du fremstår som den dumme.
Håndtering: Stopp opp umiddelbart. Avbryt deg selv. Spør i et nøytralt tonefall om hva personen prøver å si.
Allviteren:
Oppførsel: Er sjelden i tvil, og har lav toleranse for korreksjon og motstemmer. Ute etter å plassere skyld.
Håndtering: Vær forberedt og oppdatert. Ta ordet og vis at du har lyttet på en respektfull måte. Vis hvordan personens kriterier blir oppfylt også gjennom dine ideer. Ikke konstater, bruk ord som kanskje og muligens.
Nei-personen:
Oppførsel: Søker å gjøre oppgaven riktig ved å unngå å gjøre feil. Forkledd som en mildt stemt person, kjemper personen en evigvarende kamp mot håpløsheten og fortvilelsen.
Håndtering: Bruk nei-personen som en ressurs, fremfor å prøve å overbevise. Ikke stress personen med at det må tas en beslutning. Legg frem ideen din, og problemene du ser ved den, før nei-personen gjør det. Få frem den realistiske innfallsvinkelen. Anerkjenn personens gode intensjoner.
Den uinteresserte:
Oppførsel: Deltar ikke i samtale, gir ingen verbale tilbakemeldinger og røper seg ikke ved å vise kroppsspråk.
Håndtering: Ta deg god tid. Still åpne spørsmål, ikke gi personen sjansen til å avfeie spørsmålet med ja, nei eller vet ikke. Prøv deg forsiktig frem med litt humor. Ta personen ut av øyeblikket og inn i fremtiden.
Bedreviteren:
Oppførsel: Vet hvordan hun skal lære akkurat nok om et tema, slik at det høres ut som om hun vet hva hun snakker om. Er avhengig av overdrivelser som verktøy for å få oppmerksomhet.
Håndtering: Gi litt oppmerksomhet, vis entusiasme og anerkjenn gode intensjoner. Ikke avslør deg gjennom kroppsspråket ditt. Ikke vær ydmykende, men heller nysgjerrig og uskyldig spørrende. Dokumentér fakta, og fortell personen om konsekvensene av atferden hennes.
Klageren:
Oppførsel: Føler seg hjelpeløs i en urettferdig verden. Har en perfekt standard, og ingenting annet er i nærheten
Håndtering: Lytt etter hovedpoengene, og noter dem ned. Ta kontroll over samtalen gjennom taktfulle avbrytelser og oppklarende spørsmål. Gi personen noe å se frem mot, og sett grenser.
Ja-personen:
Oppførsel: Sier ja uansett, for å gjøre andre fornøyde og for å unngå konfrontasjoner. Tar på seg for mye oppgaver, og klarer derfor ikke å levere.
Håndtering: Gjør det trygt å være ærlig. Hjelp dem med å planlegge eller med å lære planlegging. Beskriv de negative konsekvensene som kommer i kjølvannet av et brutt løfte.
Tvileren:
Oppførsel: I det øyeblikket en beslutning må treffes, håper tvileren at det vil dukke opp en enda bedre mulighet.
Håndtering: Etabler og oppretthold en komfortsone hvor frykt og negative følelser ikke blander seg inn i den klare tankegangen. Få konfliktene til overflaten, og tydeliggjør alternativene. Bruk beslutningstakingssystem. Gi en forsikring, og sikre gjennomføringen.
Intrigemakeren (Manipulatoren):
Oppførsel: Sørger hele tiden for å ha konflikter gående mellom andre, mens personen selv sørger for å sitte i bakgrunnen som en edderkopp og ha sitt på det tørre. Skyver andre foran seg, som må ta støyten.
Håndtering: Jobb med ditt eget selvbilde, vær oppmerksom, finn dine private grenser og overhold dem, si i fra, legg merke til hva folk faktisk gjør – heller enn hva de sier, fokuser på handling og ikke intensjon, ikke aksepter unnskyldinger, still spørsmål, forsvar deg mot manipulative handlinger, bruk selvironi, ignorer manipulative handlinger, konfronter i rett øyeblikk og kom med et motangrep, gjerne pakket inn i humor.
Kilde: Egil Foss Iversen / Medarbeidersamtale
