Hvordan håndtere ansatte som gråter, skriker og går i forsvarsposisjon?

Det tar ofte lang tid å skrive ned vurderinger av sine ansatte. Mange gjør en grundig jobb før medarbeidersamtalen, men opplevelsen kan være angstfremkallende for flere dersom noen ansatte er ekstra hårsåre.

Så hva gjør du dersom en ansatt starter å gråte, skrike eller går rett i forsvarsposisjon?

Forretningskvinnen og forfatteren Amy Jen Su skriver i Harvard Business Review om ulike metoder for å komme deg helskinnet gjennom medarbeidersamtalen.

Start med å bygge din egen selvbevissthet og still deg spørsmålet: «Hvordan reagerer du når en annen person har en emosjonell reaksjon?» Prøver du å rosemale situasjonen for å unngå en potensiell konflikt eller blir du frustrert og slår tilbake?

Håndter reaksjonen umiddelbart

«Det er viktig å være bevist på hvordan en går inn i en slik samtale. Ledere burde være sentrerte, forberedt og organisert. Ikke ta det som det kommer. Du vil føle deg mer bedre dersom du er forberedt og gjør reserach basert på observasjoner, data og konkrete eksempel. Invester tiden din slik at du kan fremstå så omsorgsfull som mulig.»

Håndter reaksjonene umiddelbart. Uansett hvor mye du forbereder deg, vil du ikke kunne stoppe den ansatte fra å reagere negativt. Men det hjelper som oftest å svare på en rolig og effektiv måte.

Før samtalen over på et produktivt tema. Målet er å gi tilbakemeldingen på en produktiv måte og sammen komme opp med ideer og tiltak slik at den ansatte kan blomstre på arbeidsplassen. I noen tilfeller vil dette bety et nytt møte etter at den ansatte har roet seg ned og tatt seg sammen.

En effektiv medarbeidersamtale tar for seg problemet på en tydelig måte, gir klare eksempel, lytte og forstå den ansattes synspunkt og sammen komme frem til en løsning.

Slik snakker du til en som gråter

Det er lett å bli frustrert når en ansatt starter å gråte og si ting som «jeg gjør aldri noe rett». Gjør det klart at du som leder ikke prøver å være slem, men hjelpe dem med å utnytte deres fulle potensiale. Den ansatte trenger å høre budskapet på en rolig og snill måte. En streng pekepinn trenger ikke nødvendigvis bli fortalt med en skarp tone.

Andre tips:

* Gi beskjeden på slutten av dagen slik at den ansatte kan gå rett hjem etter møtet.

* Ha en boks med papir stående klar. Dette viser at du erkjenner den andre personens følelser og gir dem en pause til å ta samle seg selv.

*Vær klar over at du mest sannsynlig må kalle inn til et nytt møte etter at personen har roet seg ned.

* Si noe som «Jeg ser at du er lei deg. Jeg forstår at dette er vanskelig for deg. Jeg vet at du vil være flink i jobben og det er noe jeg vil hjelpe deg med. Du må tenke over det vi har snakket om. La oss ta et nytt møte i morgen etter at du har fått tatt dette innover deg.”

Slik snakker du til noen som skriker

Ledere reagerer enten ved å bli redd når en ansatt blir sint og skriker, eller så øser de seg selv opp og svarer på en aggressiv måte tilbake. Instinktet forteller deg at dersom noen angriper deg, så skal du angripe dem tilbake. Ofte resulterer denne type reaksjoner i nytteløse og kostbare konfrontasjoner.

Ta sikte på å holde deg rolig. «Vær villig til å avslutte et møte som verken er produktivt eller profesjonelt». Gi beskjed med en nøytral og sammensatt tone:

* «Jeg må ha en samtale med deg. I må be deg senke stemmen din.»

* «Pust dypt inn og tell til ti eller så må vi utsette dette møte. Det er ikke veldig konstruktivt».

Selv om en ansatt påstår at skriking viser lidenskap, så gi klar beskjed om at selv om du setter pris på styrken og engasjementet deres, så klarer du deg fint uten skrikingen deres.   

Slik snakker du til en som går i forsvarsposisjon

Ansatte som har en forklaring på alt kan by på en del hodebry. Personer som utøver ansvarsfraskrivelse og alltid prøver å legge skylden på andre kan være en hard nøtt å knekke.

Den ansatte kan ofte si ting som «du har misforstått. De har feil. Det er klart at du ikke forstår situasjonen». Dette er en taktikk for å unngå å ha en konstruktiv samtale.

Ekspertene forslår at ledere burde påpeke at den ansatte ikke lytter til hva som blir sagt og oppmuntre personen ved å si noe som:

* «Jeg ser på dette som ditt ansvar – la oss snakk om hvorfor du ikke ser det på samme måte.»

* «Når du skulder på andre, så blir du automatisk offeret, noe som ikke er hjelpsomt for deg selv».

Kilde: HBR