Vil du bli smidig? Lær av IT-avdelingen

Digital teknologi har gjort at nye forretningsmodeller som snur opp ned på hele industrier, spretter frem stadig raskere. Omveltningene i media, reisebransjen og innen varehandel virker opplagte i etterpåklokskapens lys, men de var vanskelige å spå på forhånd. Det skriver Paul Wimott direktør ved McKinseys London-kontor i siste utgave av McKinsey Quarterly.

Det er derfor etablert næringsliv, de som har mest å tape på å ikke få med seg en farlig nykommer, nå gjør alt de kan for å endre organisasjonen til å blir smidigere for å kunne reagere raskt på trusler og muligheter når de oppstår.

Så hvordan kan man gjøre en virksomhet mer smidig. Ifølge McKinsey bør man lære av gutta (jo, det er fortsatt flest av dem) og jentene (som blir stadig flere) på IT-avdelingen. Smidighet har lenge vært helt essensielt for å utvikle programvare, mange IT-sjefer har utviklet en rekke verktøy og metoder for å både holde langsiktige frister på store prosjekter, men også for å jobbe med gamle og lite fleksible systemer fra en svunnen tid.

Økt hastigheten på beslutningene

IT-verden bruker teknikker som "scrum", en form for oppbrytning av et prosjekt som tillater at alle i teamet lettere kan jobbe individuelt eller i mindre team i tandem mens hovedprosjektet går fremover. I kjernen ligger raske beslutninger. Metoden kan gjøres mer generell ved at små team tas i bruk i større grad og at folk fra relevante funksjoner aktivt jobber sammen. Samtidig må disse teamene få mer innflytelse og makt. Dette betyr færre målsetninger og veletablerte internkontroller. 

Demokratiser data

IT-systemer er ikke bedre enn dataene de behandler. Organisasjoner kan lære noe av IT her også. Veldig ofte oppstår det konflikter mellom avdelinger om hvem som sitter på de riktige tallene. Et godt IT-system sørger for at det kun er en kilde til data. Gode organisasjoner bør sørge for at det kun finnes en tall-kilde og at den kan fordeles mellom avdelingene i sanntid. 

Design for gjenbruk

Gjenbrukbare IT-systemer er viktige for effektiv utnyttelse av ressursene. De karakteriseres gjerne av modularitet, altså at de har uavhengig fungerende moduler med kode, og av interoperabilitet, at modulene samarbeider sømløst. I utvikling av tjenester kan man lære av dette. For eksempel hvis en skal åpne en bankkonto ville man gjort tjenesten modulær ved å bryte ned trinnene i prosessen. Hvert trinn kan deretter brukes i flere kanaler. 

Minimer kompleksiteten

Kompleksiteten er smidighetens fiende. I IT-verden reduserers kompleksiteten ved å redusere antallet variable og ved å bruke mellomposter som huber i stedet for at systemer tvinges til å kommunisere direkte. Bruk av standard plattformer er utbredt. For organisasjoner kan det oversettes til å ha færre folk involvert i beslutningene. I organisasjoner som opererer med konsensus, kan dette være vanskelig, men ekstra verdifullt.

Raskt omplasser ressurser

Smidighet betyr at man raskt kan omplassere ressurser der de gjør mer nytte for seg. I IT-verden finnes det teknologi som tillater at man samler regnekraften fra forskjellige systemer og fra eksterne kilder, som nettskyen. Organisasjonsversjonen av denne tankegangen er å skape en løsere tilknytning til arbeidsstokken og bruke flere eksterne ressurser.

Spesifikt hvilke eksterne ressurser McKinsey-konsulenten har i tankene, er ikke oppgitt i artikkelen.