Snu negativt stress til positiv travelhet

Hun er tobarnsmoren som tidligere har vært leder både med og uten personansvarlig i hotellbransjen og på teater, men som for 11 år siden startet sin egen bedrift. Nå holder hun bortimot 200 kurs og foredrag om kommunikasjon og tidsstyring, og i en nyutgitt bok skriver hun om hvordan du kan snu negativt stress til positiv travelhet.

 

Selv ble hun for alvor oppmerksom på forskjellen på negativt stress og positiv travelhet mens hun fremdeles var leder.

 

– Jeg fikk en tilbakemelding fra en medarbeider. Hun mente at jeg ikke likte henne. Jeg sa at jeg likte henne veldig godt, klappet og trøstet. Men det hjalp ikke. Hun hørte ikke hva jeg sa. Det hun oppfattet var det negative stresset i kroppsspråket mitt, sier Thunem-Saanum, som er opptatt av hvordan kommunikasjon virker på andre. Hennes erfaring er at problemer med kommunikasjon og negativt stress ofte henger sammen.

 

 

– Mange mellomledere er frustrerte fordi de opplever at andre eier tiden deres. De opplever at oppgavene de utfører ikke er selvvalgte. Det kan handle om at de skal gjennomføre kuttvedtak eller noe annet som strider mot deres egen overbevisning. Det går på verdiene deres løs og de føler ofte at andre presser dem, samtidig som de utsetter seg selv for indre press. Da blir resultatet negativt stress. Jeg selv opplevd dette som leder. Jeg ble amper, krøllete i pannen og gikk rundt med hardt blikk. Jo, mer stressede vi blir, jo mindre empati viser vi og jo mindre evne har vi til å forstå en sak fra andres synsvinkler. Det er annerledes hvis du er travel på en positiv måte. Da klarer du å smile og du forstår også bedre andres situasjon.

 

 

– Nei, men det er viktig at de store linjene stemmer. At personlige verdier sammenfaller med ledelsens og bedriftens verdier. Ellers blir det tøft å være leder.

 

For å bli god i noe, må du akseptere å være middelmådig eller dårlig i noe annet. Du må sette noen grenser, og si nei til ting som ikke er viktig nok.

 

– Vi må våge å si at dette har jeg ikke kapasitet til å gjøre, uten å utbrodere hvorfor. Vi har en lei tendens til å ville bevise og forklare. Men ofte forklarer vi i stykker troverdigheten vår. Folk humrer når jeg forteller om dette i foredrag. De kjenner seg igjen. Vi har alle en kollega eller ansatt eller venn som ikke holder ord og som ikke holder tiden. Og som har en masse forklaringer på hvorfor de ikke rekker det. Jo mer vi forklarer, jo mer reagerer imidlertid den andre personen. Den andre tenker at dette var da voldsomt, dette trenger jeg ikke å vite. Ta heller utgangspunkt i at folk stoler på deg. Du kan gi beskjed om at du ikke rekker en oppgave, uten å forklare så mye.

 

 

– Ja, men hvem skuffer mest? Den som ikke klarer å holde avtaler, eller den som sier fra i forkant? Selvfølgelig vil noen bli skuffet når du sier nei, men skal du vinne frem og levere kvalitet er min påstand at du må våge å være tydelig i dine prioriteringer.

 

 

– Hvis møtet slutter tolv og du har satt av tiden til kvart over tolv, rekker du å snu om på tankene før neste møte, du rekker også avbrytelsene i korridoren. Og dem er det ofte mange av for ledere. I beste fall gir denne tidsbufferen deg et kvarter å gå på, men som regel spises tiden opp, sier Thanum-Saanum.

 

 

– De lederne som oftest sliter, er mellomlederne og ofte handler det om tre ting: For mange møter, for mye e-post og for mange avbrytelser i løpet av arbeidsdagen. De bruker ofte kveldene for å få gjort andre ting.

Ett av svarene på disse problemene er å delegere. Ett annet å bestemme hvor tilgjengelig og tilstede man skal være på hvilke tidspunkt.

 

– Det er flere grunner til at ledere lar være å delegere. Det kan gå fortere å gjøre det selv, men kan også handle om at lederen vil gjøre det på sin egen måte. Det er et paradoks. På den ene siden slipper vi ikke andre til, på den andre siden føler vi at andre eier tiden vår.

 

Cecilie Thunem-Saanum forteller om en kveld for mange år tilbake. Mens hun fremdeles var leder i hotellbransjen. Telefonen ringte. Det var en medarbeider som manglet to kleshengere på et rom og lurte på hvor han kunne finne dem. Hotellet hadde denne kvelden mange ledige rom, og på alle rom var det skap hvor det hang kleshengere. Det var også andre ledere på jobb denne kvelden. For Cecilie Thunem-Saanum ble telefonen en vekker. Og det var ikke medarbeideren det var noe galt med. Hun innså at hun selv ikke hadde vært flink nok til å delegere og prioritere.

 

– Det var jeg som hadde latt omgivelsene ta for gitt at det var lettere å spørre meg enn å finne ut av ting.

 

Nå bruker hun historien når hun oppfordrer andre ledere til å tenke igjennom problemstillingen. Hvor kan de delgere mer? Hva er deres «kleshengere» i hverdagen?  Hvilke arbeidsoppgaver holder du på, som burde vært delegert?

 

 

– Vi føler at vi må være så tilgjengelige, men noen ganger er det selvpålagt. Ofte vil du kunne ringe tilbake på et senere tidspunkt. Hvis du er konstant «på» risikerer du å være tilgjengelig, men ikke tilstede i samtalen.

 

 

– Ja, men med mindre det handler om små, enkle beskjeder, handler dette om kvaliteten på samtalene. Med mer tilstedeværelse blir kommunikasjonen mer presis. Sannsynligvis oppnår du bedre, mer effektive og presise samtaler. Noe som igjen øker sjansen for økt, gjensidig forståelse.

 

Hva er viktigst for deg? Hva betyr mest?
– Vær trygg, stå støtt, evaluer jevnlig at du er der du ønsker å være. Å leve etter verdiene dine handler om hvem du ønsker å være og det hjelper deg å velge hva du ønsker å gjøre, når du ikke kan bruke tiden på alt som høres hyggelig ut

 

Gjør «når jeg er 80 år-øvelsen hver uke, hver dag
– Spør deg selv: Om jeg skulle leve livet mitt om igjen - hvordan ville jeg brukt denne dagen, denne uken eller dette året? Hvilke minner ønsker du å ha, hva vil du være stolt av? Hva vil du angre på at du ikke gjorde? Denne øvelsen er essensiell for å klare å omprioritere nå, i stedet for å skyve ting til neste uke, neste måned, neste år. Øvelsen hjelper deg også med å prioritere i hverdagen

 

Bestem deg for hvilke hverdagsvaner du vil endre
– Still spørsmål ved hva som skal gjøres når. Må ting være slik de alltid har vært? Kan noe endres slik at hverdagen blir mindre hektisk og mer i tråd med verdiene dine? Vær realistisk, én eller to nye vaner om gangen er nok når de skal trenes inn

 

Vær tydelig overfor omgivelsene dine
– Unngå å skape forventninger du ikke kan innfri. Si det som det er, fremfor å gi håp om at du stiller på noe du ikke har kapasitet til. Husk også at du ikke alltid trenger å utdype. Det holder å si «det har jeg ikke kapasitet til»

 

Skill mellom dårlig samvittighet og andres forventning
– Tilstedeværelse for oss selv og andre krever at noe og noen velges bort. Våg å gjøre det. Dersom du velger i tråd med verdiene dine og er vennlig og tydelig, unngår du den dårlige samvittigheten

 

Still deg selv disse to spørsmålene når du skal prioritere: