Hva e-posten kan fortelle om organisasjonen din

Analyse av stordata, eller big data om du vil, har skutt fart de siste årene. Butikker analyserer de dataene vi legger igjen når vi handler, for å finne ut mer om kjøpsadferden vår. På nettet legger vi igjen spor som gjør det lettere for annonsører å fininnstille reklame inn mot ulike kundegrupper. Men hva hvis arbeidsgivere begynner å analysere e-post i stort omfang? Hva kan man da finne ut av?

Ifølge MIT-forsker Peter A. Gloor ligger det overraskende muligheter til ny innsikt for ledere i e-post-arkiver og data fra sosiale medier. I artikkelen «What Email Reveals About Your Organization» hos MIT Sloan Management Review, hevder han at man blant annet kan finne ut hvordan grupper bør organiseres og ledes. Og hadde det ikke vært kjekt om man visste hva slags kommunikasjon mellom selgere og kunder det er som gir det beste resultatet? 

I Norge står personvernet sterkere enn i mange andre land, og om Gloors metoder hadde passert regler og etiske standarder her hjemme, skal vi ikke spekulere i. Peter A. Gloor hevder på sin side at analysene er anonymiserte, og viser til at de eneste som får se individ-informasjon er det individet det gjelder. Et annen grep for å ta hensyn til personvern, er at det er kun overskriftene til e-posten som mates inn i programvare for analyse. Ikke all e-post-teksten.

Dette er et par eksempler på noe av det Peter A Gloor oppgir at analysene kan gi svar på:

• Type lederskap
  Man skulle kanskje tro at i samarbeidende team, så bør alle være ledere. Gloors analyse er det motsatte: At kreative mennesker jobber mer effektivt når de har sterke ledere. Han bruker resultater fra analyser av e-post, sosiale medier etc fra én av de organisasjonene han har studert i forskningsøyemed, det nettbaserte leksikonet Wikipedia,  som eksempel. I Wikipedia viste det seg ifølge Gloor at små grupper med sterke ledere fullførte artikler av høy kvalitet langt raskere enn store grupper uten noe klart lederskap.
   
• Grad av deltagelse
  I team er det ofte noen som bidfrar og produserer informasjon, mens andre i større grad tar en rolle som «informasjonforbrukere». Gloor og kollegene fant ut at team der kjernemedlemmene bidrar med et likt antall e-post-meldinger, var mer kreative enn team hvor det var noen få medlemmer som bak de fleste meldingene. Flere meldinger fra flere mennesker, er imidlertid ikke alltid det optimale. I en av analysene finner forskerne eksempelvis at kunder av et regnskapsbyrå var mer fornøyde med å kommunsere jevnlig med noen få ledere enn å skulle kommunere med et stort antall medarbeidere.

Forskerne er altså i stand til å analysere språkbruk og frekvensen på kommunikasjonen i store mengder elektronisk kommunikasjon. De kan kartlegge handlingsmønstre og sosiale nettverk, og tonen i kommunikasjonen, sammenholde det med andre typer data og bruke dette som grunnlag for anbefalninger til ledelsen om organisasjon og ledelse. De teknologiske mulighetene er der. Hvordan arbeidsformen eventuelt vil påvirke samarbeidet og tilliten mellom medarbeidere og ledere, sier artikkelen ingenting om.