Korona-kluss i Navs anbudsrunder

Nav har store anbudsrunder på gang for tiltakene oppfølging og avklaring. Men nå har det blitt en rekke endringer i anbudsprosessene som følge av koronapandemien.

«Korona-pandemien vil påvirke hvordan Nav håndterer innkomne tilbud ettersom flere av rammebetingelsene (som arbeidsmarkedet) er påvirket. Både anbud som ikke er avgjort og allerede inngåtte avtaler vil endres om følge av korona», skriver seksjonssjef Jan Erik Grundtjernlien i Nav i en e-post til Velferd.no.

Korona-pandemien vil påvirke hvordan Nav håndterer innkomne tilbud.

Det dreier seg om avlysninger av konkurranser og endring av konkurransegrunnlag, som for eksempel forlengelse av tilbudsfrister. Også allerede inngåtte avtaler vil bli påvirket, ifølge Grundtjenlien.

Blant dem som har merket konsekvensene av endringene er Fretex Jobb og Oppfølging, Norges største arbeids- og inkluderingsbedrift.

(Artikkelen fortsetter under bildet.)

Anita Fuglseth, leder for utvikling og offentlige anskaffelser  i Fretex.

Foto

Privat

Digitalt fokus

I Oslo og i Rogaland har Fretex vært midt i nye kontraktstildelinger, mens grunnlaget for kontraktene har endret seg.

I Oslo er en anbudskonkurranse trukket, og det er lyst ut ny. I Rogaland ville Nav ha ettersendt et kapittel om hva Fretex kunne tilby av digitale tjenester, og hvordan de løste det i tilfeller der deltakerne ikke hadde digitalt utstyr selv.

Det har ikke vært noe samkjørt strategi fra Navs side når det gjelder hvordan de endrer konkurransene.

Også i Oslo var den nye konkurransen mer fokusert på hva tilbyderne kunne tilby av digitale tjenester enn det den opprinnelige konkurransen var. Alt som følge av en ny digital korona-hverdag. I Vestland måtte tilbyderne bekrefte at de kunne møte kravene til digital oppfølging, men de måtte ikke beskrive hvordan.

– Det har ikke vært noe samkjørt strategi fra Navs side når det gjelder hvordan de endrer konkurransene, det har vært opp til de ulike fylkene hvordan de løser det. Men det er jo rimelig å anta at Nav har vært under et enormt arbeidspress, og ikke har hatt kapasitet til å samkjøre noen slik strategi, sier Anita Fuglseth. Hun er leder for utvikling og offentlige anskaffelser i Fretex.

Forlenger kontrakter

Fretex har måttet forlenge kontraktene sine både med ansatte og med de som leier ut lokaler med en måned som følge av utsettelser i anbudskonkurranser.

– Vi er midt i en anbudsrunde for Vestland. I utgangspunktet gikk den tidligere kontrakten ut 30. juni, og den nye begynte 1. juli. Men korona-forsinkelsene gjør at kontrakten ble forlenget, og den varer nå til 1. august, sier Dag Atle Meinich-Bache, som er daglig leder i Fretex Jobb og Oppfølging.

Dag Atle Meinich-Bache, daglig leder i Fretex Jobb og Oppfølging.

Foto

Privat

Rammeavtaler med Nav varer normalt i tre år, pluss en mulig forlengelse på ett år til, før det lyses ut en ny anbudskonkurranse. Tiltaksleverandører ansetter dermed jobbkonsulenter, leier lokaler og rigger til slik at de kan tilby oppfølging- og avklaringstjenester for tre år av gangen.

Deretter er kontrakten med Nav slutt, og de må delta i en ny konkurranse for å eventuelt vinne anbud i neste periode også.

Ettersom kontrakten Fretex hadde med Nav i utgangspunktet gikk ut i juni, iverksatte selskapet allerede i mars oppsigelse av 27 ansatte som jobbet innenfor den forrige kontrakten med Nav, med oppsigelsestid i april, mai og juni. I tillegg ble husleiekontraktene for lokaler avsluttet den 1. juli. Plutselig trengte de både lokaler og ansatte i en måned til.

– Alle i Fretex Jobb og oppfølging blir tilbudt fast ansettelse når vi starter et nytt anbud. Men en kontrakt varer jo bare i tre år, så helt fra de begynte var de forberedt på at de kunne miste jobben 30. juni 2020, dersom vi ikke vant anbudene for neste periode. Mange av dem vil jo også ha tatt med i beregningen at dersom vi vinner neste periode, vil også de få en ny treårskontrakt. Men vi måtte nå forhøre oss med dem som i utgangspunktet var sagt opp, om hvorvidt de hadde anledning til å jobbe en ekstra måned etter at vi utvidet den gamle kontrakten, sier Meinich-Bache.

Vi må bruke veldig mye tid på omstruktureringer, forlengelser av leiekontrakter, å forhøre oss med ansatte om de kan jobbe lenger.

I tillegg var det en rekke lokaler som måtte leies én ekstra måned. Fretex har dermed vært avhengig av velvilje hos lokalutleierne, samt at ikke andre leietakere har stått på trappene.

– Vi har fått en god avtale med Nav, men vi må bruke veldig mye tid på omstruktureringer, forlengelser av leiekontrakter, å forhøre oss med ansatte om de kan jobbe lenger, og dessuten å kunne tilby de som skal være i oppfølgingstiltak tjenester også ut over den opprinnelige kontraktsperioden, sier Fretex-lederen.

Ikke første gang

Det kommer imidlertid ikke helt bardust på Fretex at Nav skyver på konkurranser og endelige tidsfrister.

– Situasjonen er ikke helt ny for oss, nei. Innleveringsfristene for tilbudene, på tilbydernes side av bordet, er udiskutable. Men når det gjelder Navs behandlingstid, opplever vi stadig at frister skyves på, uavhengig av epidemier og kriser, sier Fuglseth.

Vi kunne kanskje ønsket oss at når Nav satte en frist for når en ny periode skulle starte, så beholdt de fristen.

Fuglseth og Meinich-Bache forteller at de flere ganger har måttet forlenge leiekontrakter og be ansatte om å jobbe over den opprinnelige kontrakten, fordi Nav har utsatt frister for når konkurranser blir avgjort og kontrakter tildelt.

– Vi kunne kanskje ønsket oss at når Nav satte en frist for når en ny periode skulle starte, så beholdt de fristen, slik at man ikke måtte endre kontrakter og snu seg rundt så fort, sier Fuglseth.

En spesiell situasjon

Likevel er situasjonen sånn som den er nå av en helt annen dimensjon enn hva som har vært tilfelle tidligere. Vestland er delt opp i fem tjenesteområder, og i utgangspunktet lyses det ut én konkurranse per område, per tiltak. Når Nav utsetter beslutninger eller tildelinger, gjelder det dermed ofte bare for ett av tildelingsområdene.

– Det som selvsagt er spesielt nå, er at utsettelsene gjelder i alle områder i Vestland samtidig, og alle tiltakene. Vi må forlenge kontrakter med ansatte og eiere av lokaler i alle tildelingsområder, innenfor en kort periode, sier hun.

Det er et enormt stort arbeid å skulle koordinere alt dette samtidig.

Hun forteller at Sogn og Fjordane og Hordaland er veldig store områder, med til sammen over 1200 plasser, samt en rekke underleverandører.

– Det er et enormt stort arbeid å skulle koordinere alt dette samtidig, avslutter hun.

Tildeling av kontrakter ble offentliggjort 29. april.  Fretex vant tiltaket avklaring i området Sogn og Fjordane. Der resterende tre avklaringstiltakene i Vestland vant A2G. Din Utvikling vant alle fire tiltak innen oppfølging for Vestland.