Digital kamp mot papirmølla

I fjor innførte Nav et system med digital sykefraværsoppfølging. Det betyr at det aller meste av kommunikasjonen mellom sykmeldte arbeidstakere, arbeidsgivere, leger og Nav nå kan skje på nett i stedet for på papir.

Ifølge Nav har det viktigste målet med digitaliseringen vært å forenkle håndteringen av de 3,5 millionene sykmeldinger som kommer i løpet av et år, og i stedet bruke tiden på oppfølging av de sykmeldte.

– Vi innførte dette i noen enheter i 2017, men fra januar i fjor ble digitaliseringen innført over hele landet, forteller avdelingsdirektør Kristian Munthe i ytelsesavdelingen i Nav.

Tur-retur Lindesnes-Nordkapp

Før fikk pasienten sykmelding på papir fra legen og tok den med til arbeidsgiveren. Deretter sendte arbeidsgiver inn søknad om refusjon til Nav. Også det på papir.

Alt i alt utgjorde systemet for oppfølging av sykmeldte en formidabel papirmølle. Nå er mesteparten av papiret borte, og mye tid blir spart både for Nav, arbeidsgivere og arbeidstakere.

Foto

 

RASKERE OPPFØLGING: – Arbeidsgivere får raskere beskjed om at den ansatte er syk og kan raskere komme i gang med sykefraværsoppfølgingen, sier avdelingsdirektør Kristian Munthe i Nav. (Foto: Nav)

Nav har ikke regnet på hvor mye tidsbruken har gått ned, men har beregnet hvor mye papir som er spart. Og dette er fasiten:

Siden innføringen i januar i fjor, har den digitale sykefraværsoppfølgingen spart Nav, arbeidsgivere og arbeidstakere for å håndtere over 11 millioner papirark.

Lagt etter hverandre ville det blitt en 340 mil lang papirremse. Det tilsvarer avstanden fra Lindesnes til Nordkapp – og tilbake igjen til Lindesnes.

Helt digitalt er systemet riktignok ikke. Fortsatt kommer 18 prosent av sykepengesøknadene til Nav på papir. Det meste skriver seg fra landets sykehus.

– Sykehusene sender fortsatt sykmeldinger til Nav på papir, forteller Munthe.

Med det nye systemet blir det færre feil.

Miljøgevinst og økonomisk gevinst

I tillegg til en åpenbar miljøgevinst ved alt papiret som har blitt overflødig, påpeker Nav at digitaliseringen også gir en klar økonomisk innsparing. Blant annet sparer arbeidsgiverne porto for innsending av refusjonskrav og inntektsmeldinger, fordi alt nå sendes digitalt.

Den årlige besparelsen i portoutgifter for de sykmeldte og arbeidsgiverne er nesten 19 millioner kroner, ifølge beregninger fra Nav.

Munthe trekker også fram andre gevinster ved at oppfølgingen av sykefravær nå skjer digitalt.

– Det blir mye bedre oversikt. Med det nye systemet blir det færre feil. Det gir større trygghet for arbeidstakere og arbeidsgivere.

 Det har vært en aha-opplevelse for Nav hvor lett det har vært å få folk til å ta systemet i bruk.

Aha-opplevelse

Saksbehandlingen går også raskere enn før, ifølge Munthe.

– Arbeidsgivere får raskere beskjed om at den ansatte er syk og kan raskere komme i gang med sykefraværsoppfølgingen. Og mer effektiv saksbehandling gjør at Nav kan bruke tiden på andre ting.

Skal den digitale oppfølgingen fungere, må både arbeidsgivere og de sykmeldte arbeidstakere være digitale. Og arbeidstakerne har ikke vært noen bremsekloss, ifølge Nav.

– Det har vært en aha-opplevelse for Nav hvor lett det har vært å få folk til å ta systemet i bruk, sier Munthe.

– Dette er et Nav-tiltak som nesten utelukkende gir positive effekter, tilføyer han.

Mange tilbakemeldinger

Noen har uttrykt bekymring for at digitaliseringen kan redusere den personlige kontakten; at det kan være bedre for en som er sykmeldt å komme til arbeidsgiveren med sykmeldingen i hånda enn at alt skjer digitalt.

Munthe deler ikke denne bekymringen. Han mener tvert imot at den personlige kontakten kan bli bedre ved det nye systemet.

– Den personlige kontakten er viktig, og ved å frigjøre tiden som har vært brukt til papirarbeid, får man mer tid til å snakke med folk. Og digitaliseringen gjør at arbeidsgivere kan komme raskere i gang med oppfølgingen av den sykmeldte.

Ifølge Munthe handler digitaliseringen i første omgang mest om måten kommunikasjonen skjer på. På lengre sikt er det imidlertid et mål å utvikle tjenesten, blant annet med mulighet for mer personlig kommunikasjon. Det skal skje blant annet på grunnlag av tilbakemeldinger fra brukerne.

– Vi har lagt til rette for å gi tilbakemelding og har fått over 100.000 tilbakemeldinger. Mange sier at løsningen er god, mens noen kommer med konkrete forslag til forbedringer, sier avdelingsdirektør Munthe i Nav.

Tidsbesparende

En av arbeidsgiverne som har gått over til den digitale sykefraværsoppfølgingen, er daglig leder Cecilie Laeskogen ved Sundvolden hotell.

Hotellet har om lag hundre ansatte, og digitaliseringen er til fordel både for bedriften og for de ansatte, mener hun.

– Det er veldig tidseffektivt. Vi får raskere beskjed om sykmeldinger og kan raskere forholde oss til situasjonen. Man må jo ha en plan B når folk blir syke, og det er viktig å komme raskt i gang.

Ifølge Laeskogen bekrefter erfaringene fra Sundvolden hotell at digitaliseringen styrker oppfølgingen av arbeidstakerne som blir syke.

– Digitaliseringen gjør at vi kan ivareta de sykmeldte bedre. Vi kommer også raskere i gang med oppfølging av den enkelte, og kan raskere vurdere eventuell tilrettelegging.

Hun ser ingen ulemper ved overgangen fra papirbasert sykefraværsoppfølging til digital oppfølging.

– Jeg er for all form for digitalisering. Det sparer tid, og tid er penger. Alle har alt å vinne på dette.