Kontraktforvaltning: «Dagen derpå» etter kontrakt signering

Hvordan skal virksomheten ta ut kostnadsgevinstene de jakter på? Målsettingen er å være kostnadseffektiv og konkurransedyktig. Da er det viktig at kontrakten brukes som det styringsverktøyet den er ment å være. Les: kostnadsstyring og leveranseutvikling.

Utfordringen

Etter at kontrakten er inngått, starter innkjøpets siste og viktigste fase; kontraktforvaltningen. Det er nå den reelle verdiskapningen starter. Kontrakten og leverandøren skal følges opp, slik at du tar ut kostnadsgevinstene. Leverandøren skal oppleve deg som en attraktiv og profesjonell kunde.

Hvordan skal du redusere kostnadene mest mulig, og hente ut størst mulig gevinst for både deg og eierne? Ved å sette strategisk kontraktforvaltning på dagsorden, kan du etablere dialog og samarbeid med leverandørene dine. Ved at begge parter bidrar til å utvikle hverandre, vil dere skape et verdifullt partnerskap. På sikt vil du hente ut langt større gevinster enn kontrakten normalt gir.

Ulik grad av kontraktforvaltning gir ulik effekt på bunnlinjen. På hvilket trappetrinn står du? Finnes det et potensiale for å gå øke effekten? Og hvordan skal du klare å endre fokus i virksomheten, slik at alle bruker kontraktene og henter ut de potensielle gevinstene?

Tommelfingerregelen er at 20 prosent av dine leverandører leverer varer og tjenester som utgjør 80 prosent eller mer av din totale innkjøpskostnad. Det er trolig smart å bruke tid på å etablere systematisk forpliktende samarbeidsformer med de leverandørene som bidrar til mesteparten av kostnadene og helst en vesentlig del av verdiskapningen din. I første omgang kan det være nyttig å ta en titt på de 30-40 viktigste kontraktene og vurdere dagens kontraktforvaltning – kan den bli bedre?

Kontroll på kostnadene

Alt handler ikke om kostnad. Vi møter flere bedrifter som sier at de ikke har tid til å gå etter lavest mulig pris. Kontraktforvaltning handler om samspillet mellom de tre elementene kostnad, kvalitet og tid. Hvilket element er viktigst for dine leveranser? Er det absolutt viktigste å levere på tid, slik at du kan tillate en noe høyere kostnad, og eventuelt lavere kvalitet? Eller skal kvalitet overskygge alt annet? Uansett hva som er viktigst for din bedrift, må du ha et forhold til dette samspillet. Vektingen mellom disse tre legger premissene for kontraktforvaltningen og indikerer hva som er viktig å fokusere på.

Samtidig er det marginene du lever av. Skal marginene opp, må kostnadene ned. Vi ser i dag at mange er flinke til å utarbeide eller benytte standardiserte kontrakter som er tilpasset den enkelte anskaffelsen. Dette legger et godt grunnlag for effektiv kontraktforvaltning.

Flere har imidlertid en utfordring etter signering. For å lykkes, er det viktig at det er lojalitet til avtalen gjennom en god forankring i organisasjonen. Overleveringen er derfor en kritisk fase. Samtidig som å følge opp at selger overleverer avtalen til sitt apparat, må du sørge for en grundig overlevering i egen organisasjon. Ved å involvere både brukere og støttefunksjoner allerede ved behovsdefinering og utforming av forespørselen, har du etablert grunnlaget. Utfordringen er ofte å få nøkkelspillere og «stakeholdere» til å endre atferd i tråd med kontraktens forutsetninger og opplegg for kontraktstyring. Motstand mot endring er tidvis en stor utfordring, og da gjelder det å synliggjøre gevinsten endringen medfører. Ved å legge til rette for en grundig implementering, der den nye avtalen blir gjort kjent og tilgjengelig for alle stakeholdere, sikrer du kjennskap og eierskap. Organisasjonens lojalitet vinnes best ved synliggjøring av forbedrete resultater. Var det noe med de gamle leveransene som «alle» i organisasjonen irriterte seg over? Kan du ved hjelp av litt ekstra fokus på den nye avtalen forbedre eller eliminere dette punktet? Dette er «lavt hengende frukter», og slike små suksesshistorier gjør at organisasjonen din fort legger fra seg motstanden de i utgangspunktet hadde. Stemningen snur og «alle» vil være med og bidra til ytterligere forbedring. Du blir en endringsagent med kontrakten som styringsverktøy.

Veien videre

Aktiv og strategisk kontraktforvaltning fører til reduserte kostnader. Endring i kostnadsstruktur, kvalitet og effektivitet. God kontraktforvaltning setter spor og er synlig i organisasjonen. Er dette noe du ønsker for din virksomhet? Ønsker du, etter hvert som konkurransen i markedet spisser seg, å sikre at bedriften din står sterkere enn konkurrentene dine? Se til oljesektoren og det som har skjedd det siste året. Her ser man nå at man må få kontroll på kostnadene for å overleve. Strategisk kontraktforvaltning utgjør en vesentlig forskjell og skiller de beste fra de nest beste. Kravet til og fokus på produktivitet øker både i privat og offentlig sektor. Er du klar for omstillingen som kommer?

Gjermund Hjelmeland er siviløkonom, Arne Sivertsen er ingeniør og Cand. Polit., og Rolf Wergeland er sivilingeniør og MBA.