Godt nok for Frankrike

Det er betimelig å trekke fram boka til Lerdal etter å ha lest i VG om bloggeren Lorelou Desjardins oppsummering av nordmenns møterariteter. Hun er opptatt av norsk møtekultur. Eksemplene hennes er strikking under møter, sjefer som ikke bestemmer, ingen krav til antrekk. Alt dette og hvorfor det er slik er Erik Lerdahl lite opptatt av. Han retter det meste av innsatsen på hvordan møtene skal bli bedre, mer effektive, godt ledet og bruk av teknikker og virkemidler.

Forfatterens forrige bok var «Slagkraft» – en metodebok om kreativitet og ideutvikling. Så det er i denne ånden kreativitetsprofessoren tauer oss gjennom stoffet med mentometerknapper, gule lapper og Open Space Technology. Han prøver seg også på en faglig kobling; «endring i møtekulturen vil påvirke hele organisasjonskulturen – det er snakk om organisasjonsutvikling.» Han har definitivt et poeng i at møtekultur er en av svært mange faktorer som påvirker kulturen. I mange organisasjoner vil også enkeltpersoner være avgjørende for kvaliteten på møtene. Dette handler også om hvor mange som er tilstede på møtene. Steve Jobs var ikke nådig mot gratispassasjerer på møter. Ifølge boka, «Insanely Simple» av Ken Segall, borret Steve blikket inn i vedkommende, spurte hvorfor de var tilstede – og så sendte han de tilbake til pulten.

Den gode dialogen

Møter handler om å utvikle organisasjoner. Kravet om effektive møter henger over de fleste av oss. I mange tilfelle krever det tid å skape en utvikling. Resultatet kan fort bli frustrerte møtedeltagere som ikke har fått sagt sitt, eller som har fremmet synspunkter som er blitt overhørt. Detter er vanlige fenomener når møteleder ikke behersker dialogens kjerneelementer. Den gode dialogene krever at fem forhold er på plass. Det grunnleggende er læreholdning til det som framkommer. Vel så viktig er perspektivbevegelighet – evnen til å innta andre perspektiver enn de man selv har i saken. Tydelige og ikke-devaluerende meningsytringer er det tredje punktet. Politikerspråk representerer ofte det motsatte. Møtelederen og deltagerne bør også ha evnen til å utforske hverandres synspunkter. Søke å forstå – og kunne stille avklarende og oppklarende spørsmål. Dette kan lede til at vi forstår andre basert på deres premisser. Gode møteledere er dyktige på å bygge på hverandre. Tenk hvor flott det er når alle behersker dette, og det generer positivitet og konstruktiv fremdrift i møtet.

Noen møter må være kjappere i avtrekket, men det forhindrer ikke at en dyktig møteleder kan innta en stil hvor dialogen står i sentrum og alle blir hørt. Og de sakene som ikke kan tas i dybden på akkurat dette møtet, får en merkelapp med hvor, hvordan og når saken eller forslaget skal behandles. Ja, det kan bli et nytt møte, men det er også et utall andre muligheter for å ta tak i dette.

Gode møter skaper kribling i kroppen, og en forventning til neste møte i samme stil; og nettopp med samme møteleder. Mange har opplevd ledermøter med så mange tilstedeværende at det tilsvarer spillerstallen i tippeligalag minus noen skader. Og når dialogen effektivt sperres på grunn av antallet ender det raskt som et ledermøte i et diktatur – presidentene informerer troppene, deler ut noen oppgaver og klima for spørsmål og diskusjon er heller dårlig. Nøkkelen til gode møter er forberedelse, og noen ganger trengs en møtesekretær som kan sikre innkallinger, dokumentasjon og kjappe og korrekte referater. Møtesekretær kan også bidra til å holde møteleder på sporet av både saken og egen kunnskap, og minst bidra til å styre tiden. Naturligvis ikke noe i veien for at møteleder ivaretar alt dette.

Gode verktøy

Snadderet i denne boka er de siste kapitlene med visuelle verktøy, prosessøvelser og metoder for møter. Det er lett å glemme å benytte seg av muligheten dette gir en møteleder. Ofte kan slike virkemidler være noe som følger med en tyngre konsulentbestilling med dertil hørende kostnader. Dette er jo kompetanse som det kan være fint å ha i organisasjonen, slik at møter og samlinger kan få et løft både opplevelsesmessig og innholdsmessig.

Ifølge forfatteren er 40 prosent av tiden ledere bruker på ledermøter «bortkastet». Det er et overraskende høyt tall, men gir grunn til å tro at kvaliteten på andre møter ikke er noe bedre. Noen ganger kan møter fungere som flyktningeleir for ansatte som gjerne vil ha en grunn til å utsette arbeidsoppgavene sine. Når dette kombineres med ledere som gjennomfører møtene ustrukturert, med lite oppfølging og feil teknikker skjønner vi at produktivitetskommisjonens sluttrapport ble på 538 sider.

Børge Lund innleder alle kapitlene med en spesialtegnet lunch-stripe. Kjell og de andre treffer tonen med referater, gule lapper og norske fraværsvaner. Erik Lerdahl har illustrert med enkle tegninger og viktige punkter og ord i teksten er plassert med farger i de brede margene. Boka innbyr til egne notater og ideer.

Savner oppsummeringer

Dette er boka for den som skal planlegge og ha kunnskap om å arrangere ulike møter. Jeg blir lykkelig av fargebruk i bøker, og blar forventningsfullt. Fagbokforlaget og forfatteren kunne med fordel vartet opp med oppsummeringer av kapitelene, og en håndfull sjekklister. Det er en omfangsrik bok, og mangelen på snarveier gjør at dette ikke er noen bok for ledere med stramt tidsskjema.

Boka blir et særdeles godt oppslagsverk, men kanskje ikke den bruksboka vi kunne trengt for å styrke møtene ytterligere. Harald Stokkeland (2012) beveget seg inn i dette møtefeltet med boka «Mye bedre møter». Statsviter Stokkeland sløste ikke med farger i sin bok, men var mer rett på sak – og er et godt supplement til Lerdahls bok.

Vår franske blogger fra VG gjør litt narr av at nordmenn til og med trenger møter for å planlegge møter. Bra vi har kunnskap som også kan eksporteres til Frankrike!

Anbefales for: Konsulenter, rådgivere, HR medarbeidere og alle andre som organiserer, arrangerer og planlegger mer omfattende møter.