Norske ledere tar for lett på forhandlinger
Undersøkelsen blant 140 erfarne forhandlere er foretatt av Nucleus og InFact, på vegne av Euro Business School. Den viser at det er «prøve og feile»- metoden som er hyppigst forsøkt blant lederne. Det kan bli dyr opplæring, ifølge forhandlingsekspert Ulf Rasmussen i Euro Business School.
– Erfaring er viktig, men de relativt enkle feilene mange gjør, kan fort bli en dyr opplæringsmetode. Samtidig er det urovekkende at 4 av 10 ikke har gjort noe noen tiltak i det hele tatt for å bli en bedre forhandler, sier Rasmussen.
I undersøkelsen kunne lederne krysse av for inntil seks tiltak de har gjort for å bli en bedre forhandler. Tre av fire sier at de har lært av erfaring. Rundt halvparten (52,8 prosent) oppgir at de har tatt kurs eller utdanning innen dette fagfeltet. 51 prosent sier de har benyttet seg av en coach eller mentor for å bli bedre. 47 prosent oppgir at de har tilegnet seg kunnskap på egen hånd, mens 30 prosent sier de har lest seg opp på emnet.
For dårlig forberedt
På spørsmål om viktigste årsak til at forhandlingene har gått i stå, svarer 52,9 prosent at de var for dårlig forberedt på motpartens strategi og taktikk i forhandlingene. 37,9 prosent mener at de brukte for lite tid til å forberede sin egen strategi og taktikk.
Undersøkelsen viser at norske ledere generelt tar for lett på det som pågår forut for selve forhandlingene, ifølge Rasmussen.
Euro Business School
Forhandlingsekspert Ulf Rasmussen i Euro Business School mener norske ledere generelt tar for lett på det som pågår forut for selve forhandlingene.
– Alt for mange leser seg opp i bilen på vei til forhandlingsmøter hvor store kontrakter og betydelige pengebeløp gjerne står på spill. 80 prosent av innsatsen bør ligge på forberedelsene og 20 prosent på gjennomføringen. Dessverre ser vi at innsatsfordelingen ofte er motsatt, sier Rasmussen.
I undersøkelsen ble lederne spurt om hvilke tiltak de mener er viktigst for å oppnå et godt forhandlingsresultat. Her rangeres en ærlig og åpen dialog som viktigst.
– Å være samarbeidssøkende kan være et gode, men ikke for enhver pris. Mange unnlater å definere de kritiske MAL-grensene for begge parter forut for forhandlingene. Det vil si minimumskravet for hva man må oppnå, det sannsynlige utfallet man akter å oppnå og det mest gunstige utfallet for hva man vil like å oppnå. Dersom MAL-grensene for begge parter er definert i forkant, vil de fleste forhandlingsutfall ende et sted hvor disse tenderer mot hverandre, og som begge parter kan leve med, sier Rasmussen.
I alle faser av en forhandlingssituasjon viser undersøkelsen at norske ledere ønsker en kompromissorientert og samarbeidssøkende forhandlingsstil.
Argumentasjonsferdigheter viktigst
Lederne ble også bedt om å vurdere sin fremste styrke i en forhandlingssituasjon. De fleste svarer gode kommunikasjonsferdigheter (33,6 prosent). Den videre rangeringen er som følger; taktiske evner og evnen til å lese andre mennesker (11, 4 prosent), kreativitet (8,6 prosent) og grundighet (7,9 prosent). Andelen som vektlegger egne kommunikasjonsferdigheter som sin fremste styrke, er vesentlig høyere blant kvinner (43,5 prosent) enn menn (31,6 prosent).
– I en forhandlingssituasjon er det først og fremst argumentasjonsferdighetene som teller. Vær overbevisende, tydelig men samtidig imøtekommende i selve forhandlingssituasjonen. Argumentene må være innenfor et gjensidig akseptområde, det vil innenfor fremsatte MAL grenser. Går man utover disse grensene, vil utfallet bli dårlig for en eller begge parter, avslutter Rasmussen.
Undersøkelsen er gjennomført av Nucleus AS og Infact AS og er innrettet mot 140 ledere i norske virksomheter, de fleste med over 7 års ledererfaring.
Slik lykkes du med forhandlinger
Forberedelser
Forbered deg optimalt ved å gå grundig igjennom både egne og motpartens utfordringer og muligheter før selve forhandlingen
Tids- og ressursbruk
Sett av mer tid til forhandlingsforberedelsene enn selve forhandlingene (forhandlingens 80/20 regel)
Forhandlingskort
Gjør alltid en analyse i forkant av hva en vil kreve og hva en vil gi under forhandlingene, og utarbeid en liste for dette (i prioritert rekkefølge)
Rolleavklaringer
Avklar hvem som stiller fra motparten, og fordeler roller i eget forhandlingsteam
Forhandlingsklima
Etterstreb å skape et vennlig og positivt forhandlingsklima i starten av forhandlingsdialogen
Aktiv lytting
Lytt aktivt og interessert til motpartens ønsker og krav, og still kontrollspørsmål for å forsikre om at en forstår motparten ønsker, krav og intensjoner i forhandlingene
Identifiser motpartens «forhandlingsrom»
En viktig del av forhandlingene er så tidlig og raskt som mulig å prøve å kartlegge og identifisere motpartens «forhandlingsrom», det vil si hva motparten reelt sett kan og vil forhandle om
Agere fremfor å reagere
Dyktige forhandlere agerer fremfor å reagere. Å agere betyr å ha kontroll på egne følelser. Å reagere betyr å la seg styre av egne følelser
Gi aldri en innrømmelse uten å kreve en motytelse
Både for motpartens del og egen del. Begrunnelsen for dette er at det du får for lett eller gratis i forhandlinger oppleves å ha liten eller ingen verdi
Fleksibel og løsningsorientert
Dyktige forhandlere vet at de i forhandlingsfasen sannsynligvis kommer til å oppleve både utfordringer, motstand og innvendinger. I disse fasene er det spesielt viktig å være kreativ, løsningsorientert og fleksibel for å komme frem til løsninger og avtaler som begge parter kan akseptere
Kilde: Ulf Rasmussen
