Bygg tillit i vanskelige samtaler

For å unngå konflikter må du søke å bygge en bedre relasjon. Det får du ikke til uten å vinne tillit. Bare slik reduserer du motstanden hos den andre, ifølge Hagberg. Han jobber til daglig med å støtte ledere i å utvikle tillitsfulle relasjoner gjennom oppmerksomt nærvær og anerkjennende kommunikasjon.

Tydelighet

Når vanskelige temaer skal tas opp, låses ofte kommunikasjonen i et tidlig stadium. Grunnen til dette er at man er unøyaktig med fakta, ifølge Hagberg.

– Ofte tror vi at vi presenterer fakta, men i stedet snakker vi om subjektive følelser og behov. Vi gjør det ikke nødvendigvis bevisst, men ved uenighet om sakens kjerne vokser det lett frem motstand, forteller han.

Det vi tror er fakta er ofte egne vurderinger og tolkninger av det som har skjedd. Derfor påpeker Hagberg at det er det viktig at vi starter en vanskelig samtale med å bli enige om hva som har skjedd.

– Du kan ikke si til en medarbeider at hun alltid kommer for sent. Det er sjelden sant. Alle andre deler av en slik samtale vil være subjektive, og derfor er det viktig at vi starter med å avklare fakta, sier han.

Ta ansvar for det som er ditt

Å ta ansvar for det som er ditt handler om å sette ord på følelsen du har, og å gi din opplevelse av situasjonen. Ifølge Hagberg er følelser bare signaler på behov.

Kommunikasjonsekspert Geir Hagberg

– Disse behovene må uttrykkes konkret. Det er lett å stoppe der, men du må unngå å komme i en situasjon der den andre parten i praksis må gjette hva du har behov for. Det blir som guttungen som har ønsket seg nye ski til jul, men aldri har fortalt det til noen. Han blir skuffet når han får rattkjelke i stedet, men foreldrene har jo ingen forutsetninger for å forstå hva han ønsker seg, eksemplifiserer Geir Hagberg.

Hagberg peker på at det i all kommunikasjon er viktig at vi viser oppmerksomhet i nærværet vårt – spesielt på følelser og behov. Disse må uttrykkes.

– Hvis vi glemmer å være tydelige, ramler vi inn i egofellen. Det fører til angrep og skyldfordeling, forklarer han.

Verktøyet som Hagberg har utviklet for å bedre kommunikasjonen i vanskelige samtaler fokuserer på tydelighet og konstruktivitet. Noe av årsaken til at mange sliter med å gjennomføre disse samtalene er at de frykter å bli avvist av den andre parten.

– Vi trekker oss tilbake eller går til angrep. Andre ganger velger vi å vike unna. Dette er hovedinstinktene våre. Nettopp derfor må vi være så tydelige og disiplinerte med vår omgang med fakta. Slik kommunikasjon handler om anerkjennelse, sier han.

Eierskap

Blant kundene og mottakere av nyhetsbrevet til Geir Hagberg oppgir 48 prosent at det er en utfordring å utvikle tillitsfulle relasjoner når man må snakke om ting som er vanskelige. Ved å fokusere på fakta, følelser, behov og ønsker kan du kommunisere på en måte som bidrar til at du unngår å vurdere eller dømme den andre parten.

– Det er fordi du tar eierskap til den delen av budskapet som faktisk handler om deg, sier Hagberg.