Katastrofalt dårlige ledermøter

Et vanlig ledermøte

Ledergruppen er samlet. Alle i bedriften med ressurser og beslutningsmyndighet  er samlet i samme rom. 

Agendaen er lang. Over halvparten av agendapunktene ble meldt inn dagen før. Agendaen ble sendt ut kvelden før møtet. Ingen dokumentasjon er sendt ut på forhånd.

Først presenteres resultater fra forrige måned. CFO bruker god tid på gjennomgangen og prater mesteparten av tiden. Siden ingen har fått dokumentasjonen på forhånd er det få spørsmål. CEO har allerede sett resultatene. Han stiller noen få kvalifiserte spørsmål for å skape litt dynamikk i gruppen.

Deretter er det prosjektene som skal presenteres. En etter en kommer prosjektlederne frem og går i gjennom sine flotte PowerPoint presentasjoner. Det er brukt mye tid og flid på å lage hver eneste slide. Detaljnivået er imponerende. Ikke en eneste detalj er uteglemt. Prosjektlederne prater 90 prosent av tiden. Noen spørsmål kommer sporadisk. Flere mobiltelefoner kommer til syne med jevne mellomrom. Viktige beskjeder sendes og mottas.Ved jevne mellomrom unnskylder møtedeltakerne seg for å gå ut og ta en telefon. De andre får torskeøyne av kjedsomlighet.

De fleste skulle ønske at de var et helt annet sted.

18.000 årsverk

Analyseselskapet Company Pulse har gjennomført en undersøkelse hvor medarbeiderne oppgir at 17 prosent av møtetiden er lite hensiktsmessig bruk av arbeidstiden.

DN skriver at ledere bruker mer enn halve arbeidstiden på møter. Terje Strøm i utredningsbyrået NyAnalyse har beregnet at dette koster.bedrifter og samfunnet 11,3 milliarder kroner hvert år. Det tilsvarer ca. 18.000 årsverk.

«Dårlige møter koster 11,3 milliarder kroner og tilsvarer 18.000 årsverk»

Møteledelse krever disiplin og godt forarbeide. I tillegg krever det mot fra møtelederen. En leder må tørre å lede og sette krav til møtedeltakerne.

Slik leder modige ledere møter:

1. Modige møteledere bruker mye tid på forberedelser til møter. Det er ikke unormalt å bruke mer tid på forberedelser til møtet, enn selve møtet. Det betaler seg tilbake i god møteledelse og fornøyde møtedeltakere.

2. Agenda sendes ut i god tid i forveien sammen med dokumentasjon og alle presentasjoner.

3. Ingen ledere skal sitte i samme rom og lese dokumentasjon eller presentasjoner for første gang. Det betyr at alle presentasjoner og dokumentasjon skal leses på forhånd. Alle ledere skal møte forberedt. Ingen unntak.

4. Verdiskapningen i møter skjer i diskusjoner mellom møtedeltakerne som leder frem til beslutninger. I tillegg skal ledergruppen følge opp beslutninger.  Det anbefales å fordele tidsbruken i møter slik: 

   1. Maks 10% av tiden skal brukes til presentasjoner. Det som skal presenteres skal i all hovedsak være en oppsummering av de viktigste punktene fra materialet som er sendt ut samt en presisering av hvilke spørsmål man ønsker at skal diskuteres og besluttes i møtet.

   2. Minst 60 prosent av tiden skal være diskusjon. Det er her verdiskapningen er størst. Det skaper også engasjement og gjør møtet interessant.

   3. 10–15 prosent av tiden skal brukes til å ta og formulere tydelige beslutninger.

   4. 10–15 prosent av tiden skal brukes til å følge opp at beslutninger har blitt gjennomført iht. planen.

5. Telefon og mobil skal ikke brukes på møter. Ved lange møter kan man sette av tid til å sjekke beskjeder og ta telefoner

6. Actionlogg og beslutningslogg skrives og leses opp før slutten av hvert møte.

Først da vil lederne glede seg til ledermøtene.

Først da vil de ikke smug-lese på mobilen under bordet.