Mennesket først, teknologien etterpå

Rambølls rapport «IT i praksis» (2014) viser at det er en vesentlig økning i usikkerheten omkring oppnåelse av Regjeringens målsettinger. Hele 27% vet ikke om de vil nå målene som er satt i 2014. God ledelse, med fokus på gevinstrealisering, skal være nøkkelen til å oppnå målene. «IT i praksis» viser at tre av fire virksomheter mener manglende kultur og prosesser for å realisere gevinster av endringstiltak er en barriere for å oppnå gevinster. Prosesser og kultur starter ofte med ledelse, og digitaliseringen vil ikke kunne oppnås uten endringskompetente ledere som tar ansvar for gevinstene.

Digitaliseringsgevinster kommer ikke av seg selv

Det ligger enorme muligheter i digitalisering. Kontorjobber hos politiet kan automatiseres slik at en kan få flere politifolk ut i gatene. Papirsøknader kan digitaliseres slik at vi sparer miljøet. Saksbehandlere kan bruke mer av sin tid på å behandle søknader med særskilte behov og gi bedre veiledning. Digitale samhandlingsløsninger kan opprettes slik at kommuneansatte kan samarbeide på tvers av geografi om felles problemstillinger for å komme frem til best mulig løsning for innbyggerne. Leger kan benytte mobile enheter for raskere dokumentasjon, slik at mer tid kan brukes på behandling av pasienten. Listen er lang over forslag til forbedringer og løsningene finnes allerede. Så hvorfor kommer ikke gevinstene av seg selv?

Endringsvante ledere

Å hente ut verdiene av slike digitaliseringer krever ledere som omfavner endring. Det krever ledere som ser lenger enn teknologien, og fokuserer på menneskene som skal bruke den. Ledere som sørger for å forberede medarbeiderne sine på endringen gjennom å kommunisere hvorfor noe skal endres, hva som skal endres og hva som beholdes. Hvordan endringen vil påvirke den enkelte og det større bildet, og når endringen kommer til å finne sted. De gir medarbeiderne muligheter til å bruke tid på tilpasning til endringen. De forstår at medarbeiderne trenger ekstra oppfølging i en endringssituasjon. De tør å gå foran som et godt forbilde i å bruke de nye løsningene. De endringskompetente lederne ofrer tid og energi for å sørge for at de nye verktøyene, arbeidsprosessene og strukturene blir tatt i bruk. De sørger for å skape entusiasme for det som er nytt. De endrer strukturer og arbeidsoppgaver, slik at de som sparer en time på saksbehandling av søknader på grunn av en ny digital løsning, får bruke denne timen til å heve kvaliteten på saksbehandling av søknader med særskilte behov. De sørger for trygghet i det ukjente og gir forståelse for at effektiviteten kan falle før den stiger etter en endring. Disse lederne nøyer seg ikke med å implementere ny teknologi, de gir seg ikke før de kan vise til at de har skapt en bedre tilstand enn den som eksisterte før endringen på flere områder. Oppnåelsen av gevinster krever endring for hvert enkelt individ, det krever tid og arbeid.

Difi (2013:5) forteller i sin siste rapport, som handler om å lede digitale endringsprosjekter, at behovet for å styrke kunnskapen om endringsledelse vil melde seg som et resultat av tydeligere krav til gevinstrealisering. Offentlig sektors økte fokus på gevinstrealisering fordrer ledere med vekt på motivasjon, kommunikasjon og involvering av de berørte partene fra start til slutt i prosjektgjennomføringen. Teknologien gir ikke gevinster uten fokus på de som skal bruke den.