Et prosjekt er en båt. Interessentene er havet

Det er mange årsaker til at prosjekter mislykkes. Prosjektet kan for eksempel dekke feil behov, ha feil løsningsstrategi eller håndterer dårlig prosjektets behov underveis i gjennomføring. I alle disse tilfellene kan mangelfull interessentstyring være forklaringen. Løsningen ligger i prosjektlederens evne til å kombinere ledelse, forankring og forhandling som en del av interessentstyringen.

En interessent er et individ, en gruppe av individer eller en organisasjon, som kan påvirke, bli påvirket av eller oppfatter seg å bli påvirket av beslutninger, aktiviteter eller resultatet av et prosjekt. Jo mer makt, innflytelse, interesse og kunnskap en interessent har, desto viktigere er det at prosjektet involverer interessenten på den riktige måten. Prosjektledere som forstår interessentstyring som kun å være en informasjonsaktivitet i prosjektet, risikerer at prosjektet mislykkes. Interessentstyring blir en pliktøvelse som reduseres til å utarbeide en informasjons- og kommunikasjonsplan, en plan som ofte blir utarbeidet for sent og som ikke utvikles i takt med gjennomføring av prosjektet. Det gjenspeiler manglende forståelse for hvorfor organisasjonen ønsker å gjennomføre prosjektet, og omgivelsene prosjektet gjennomføres i. Konsekvensen av slik mangelfull forståelse er økt risiko for at prosjektet ikke har kartlagt og forstått godt nok behovene som skal dekkes, og utnyttet godt nok tilgjengelig kompetanse mht utforming av egnede løsninger. I tillegg er det en risiko for manglende støtte hos viktige interessenter, i og utenfor egen organisasjon, til å få gjennomført de endringer som prosjektet skal realisere. Dårlig interessentstyring innebærer derfor økt sannsynlighet for at prosjektet mislykkes. En prosjektleder må kombinere ledelse, forankring og forhandling som en del av interessentstyringen, for å sikre at prosjektet leverer de riktige resultatene til riktig tid og innenfor budsjett.

God interessentstyring = lederskap

Et prosjekt skal levere produkter som bidrar til å skape resultater for organisasjonen. Det krever lederskap. Det krever at prosjektlederen forstår de forretningsmessige behovene prosjektet skal bidra til å dekke, forstå den organisatoriske konteksten prosjektet gjennomføres i og bruke den forståelsen til å guide prosjektet slik at det bidrar til realiseringen av organisasjonens mål.  Utfordringen til en prosjektleder er at han eller hun ikke har formell myndighet i virksomhetens styringslinje, men kun har myndighet i egen prosjektorganisasjon. Det betyr at prosjektlederen må evne å lede gjennom andre og deres myndighet. Det vil si interessenter.

En prosjektleder som utøver slikt lederskap må forstå prosjektets interessenter ift makt, innflytelse, interesse, kunnskap osv. Det innebærer også forståelse for hvilke krefter og faktorer utenom interessentene som påvirker prosjektets mulighet for å lykkes. For det andre krever det at prosjektlederen tilpasser lederstilen til den enkelte interessent og til den aktuelle situasjonen. For det tredje krever det evne til handling, med utgangspunkt i en forståelse av situasjon og person. En leder ser ikke en handling isolert, men som en handling som inngår i en serie av handlinger, som til sammen skaper tillit. Det innebærer tydelig kommunikasjon om handlingsvalget, respektfull håndtering av omgivelsene, konsistente beslutninger og vilje og evne til å lytte til feedback og korrigere hvis nødvendig.  Det krever også utholdenhet.

Forankring er mer en kommunikasjon

Forankring er sentralt for å sikre nødvendig støtte til gjennomføringen av prosjektet. Forankring forstås ofte som det samme som å kommunisere det riktige budskapet til de riktige interessentene på den riktige måten. Ja, kommunikasjon er en viktig og kontinuerlig aktivitet i et hvert prosjekt, og en god kommunikasjonsplan er et godt verktøy. Men forankring kan ikke reduseres til kommunikasjon alene. Vellykket forankring innebærer også å involvere interessenter i prosjektets arbeid.

Vi mennesker støtter det vi selv er med på å skape, fordi det har vi et eierskap til. Et slikt eierskap må utvikles fra starten av, allerede ved oppstarten og etableringen av prosjektet. I de fasene besluttes hvilke behov som skal dekkes, ønskede resultater ift virksomhetens mål og strategi, kvalitetskrav, løsningsstrategi osv. Hvis de riktige interessentene ikke er tilstrekkelig involvert, risikerer prosjektet å levere resultater som ikke vurderes som relevante ift behov og å møte motstand senere i prosjektet fordi interessentene ikke er enig i løsning eller prosess, eller begge deler. Forankring krever derfor interessentanalyse fra starten av, med fokus på involvering, ikke kun kommunikasjon.

Forankring er en kontinuerlig aktivitet

Forankring er ikke en engangsaktivitet. I løpet av et prosjekt vil både ytre faktorer samt prosjektets egen forståelse for behov og mulige løsninger endre seg gjennom økt kunnskap og erfaring fra løsningsarbeidet. Nye faser i prosjektet kan aktualisere nye spørsmål, og også avdekke nye interessenter. Derfor må et prosjekt sette av tid til forankring som en kontinuerlig aktivitet, slik at de som støtter prosjektet opprettholder sin støtte, de som er usikre og avventende konkluderer med støtte til prosjektet og de som er motstandere av prosjektet over tid kan bli støtte spillere, eller unnlater å utøve motstand, som skaper problemer for gjennomføringen av prosjektet.

Prosjektgjennomføring = forhandlinger med omgivelsene

Gjennomføring av prosjekter baserer seg på forutsetninger hvis praktiske konsekvenser ikke er forstått av alle interessenter. Tilgang til ressurser, spesialistkompetanse, løsningsmessige prioriteringer ift tilgjengelig budsjett innebærer ofte krevende forhandlingsprosesser overfor omgivelsene for en prosjektleder. Vellykket håndtering av slike utfordringer krever en forståelse for den enkelte interessent, og likheter og ulikheter mellom grupper av interessenter. Forståelsen kan brukes til å bygge koalisjoner med interessenter som støtter prosjektets behov og posisjon. Den kan brukes til å formidle et budskap om uønskede konsekvenser som adresserer den aktuelle interessentens kilde til motstand. I tillegg krever slike prosesser en tydelig og saklig kommunikasjon av prosjektets behov. I bunn ligger igjen en god interessentanalyse som gir god forståelse av prosjektets interessenter, deres behov, interesse og innflytelse på prosjektet. Det gir prosjektlederen mulighet til å gjennomføre krevende prosesser med interessenter med tilpasset innhold til riktig tid. 

Prosjektledelse er et håndverk, et fag. Det er viktig å forstå relevante metoder og verktøy. Interessentstyring inngår i verktøykassa. God interessentstyring øker sannsynligheten for at prosjektet lykkes. Det krever evne til lederskap, forankring og forhandlinger overfor prosjektets interessenter, det vil si gode ferdigheter i bruk av verktøykassa.