Det pågår for tiden en digital transformasjon i offentlig sektor, for å finne nye måter å løse oppgaver og levere tjenestene på ved hjelp av teknologi, skriver Stine Camilla Bjerkestrand. Foto: metamorworks | iStock Photos
Synspunkt | Stine Camilla Bjerkestrand: Kommunikasjonsfolk må ha plass i tverrfaglige team
Stine Camilla Bjerkestrand er kommunikasjonsdirektør i Direktoratet for e-helse.
Lyst til å sende oss et innlegg? E-post-adressen er synspunkt@dagensperspektiv.no
SYNSPUNKT: Det offentlige står midt oppe i to enorme endringsprosesser. Det pågår en digital transformasjon for å finne nye måter å løse oppgaver og levere tjenestene på ved hjelp av teknologi. Finansieringsmodeller og regelverk må endres.
Samtidig, og i direkte sammenheng med den digitale transformasjonen, endres måten det jobbes med utvikling på. Alle vil gå fra klassiske prosjekter og fossefallsmetoder til smidig utvikling med løpende leveranser, for å lykkes bedre.
For å få mer nytenking og bedre trivsel, brukes tverrfaglige team til mye mer enn produktutvikling.
Kan ikke stå og se på endringen
Kommunikasjonsfolk kan ikke stå som passive observatører til denne endringen, men må selv ta aktiv del i å definere egen rolle i den nye arbeidshverdagen. Kommunikasjon som virkemiddel må inn i diskusjonene om hva som skal til for å få dette til.
Digitaliseringstakten må opp, men ingen har funnet noen sølvkule. Manglende vilje til å samhandle og samordne digitaliseringsprosjektene i det offentlige, er en bremsekloss, ble det sagt på Digitaliseringskonferansen i juni.
«Den enkelte etat, kommune eller det enkelte departementet styrer og pusler med sitt og med sin ´sektor`. Det å ta ut gevinster på tvers av offentlige aktører er krevende, og koordineringsbehovet er stort».
«Dessverre blir kommunikasjon fort en salderingspost, om det er lav forståelse for verdien faget gir.»
I disse gjennomgripende endringsprosessene, er kommunikasjon et sentralt virkemiddel for å lykkes, slik det er i alt endringsarbeid. Og når bedre samarbeid og koordinering er en nøkkel til suksess, er kommunikasjon avgjørende.
Kommunikasjon som fagområde må inngå i tverrfaglige team for å bidra med gode leveranser og godt samarbeid. Dessverre blir kommunikasjon fort en salderingspost, om det er lav forståelse for verdien faget gir.
Her er derfor fem eksempler på hvordan kommunikasjonsfolk bidrar til gode resultater i arbeidet med digital transformasjon.
Bedre samarbeid og koordinering på tvers i det offentlige, forutsetter at aktørene vet hva andre jobber med. Målrettet formidling om arbeidet, er derfor en kommunikasjonsoppgave som må prioriteres høyt. Dette skjer ikke nødvendigvis gjennom nyhetsartikler, men kan utformes som brukervennlige tjenester på nett. Kommunikasjonsfolk kan og må bidra med bredere kompetanse enn en god penn.
Det høstes viktige erfaringer i virksomhetene som nå står midt oppe i disse store endringene. Åpenhet om erfaringer på godt og vondt, er en forutsetning for å lære av hverandre. Selv om digital transformasjon krever prøving og feiling, trenger ikke flere begå de samme feilene.
Kommunikasjonsfolk må derfor trygge ledere på at også problemer kan snakkes om, og gi dem opplevelsen av at dette ikke er farlig. Historiene skal fortelle på konferanser, i media og egne digitale kanaler, på premissene hver kanal setter. Det behersker kommunikasjonsrådgiverne.
Både i tverrfaglige og tverrsektorielle team kan god kommunikasjon være olje i et maskineri der folk med ulike fag- og organisasjonskulturer skal løse oppgaver sammen. God intern kommunikasjon i teamet bidrar til godt samarbeid og gode relasjoner mellom interessenter.
Dette er selvfølgelig en oppgave både teamleder og alle medlemmer må ta ansvar for, men gode kommunikasjonsfolk kan hjelpe, både som rådgivere og aktive kommunikatører.
Digitalisering må i mye større grad være på den politiske dagsordenen, sa Frode Danielsen, direktør i Digitaliseringsdirektoratet (Digdir), på Digitaliseringskonferansen.
Beslutningstakerne er sjelden IT-folk som daglig jobber med digitalisering. Derfor må kunnskapsgrunnlag og rapporter med anbefalinger skrives på en måte som bidrar til en felles forståelse som gir både politikere og folk flest forutsetninger for å styre og delta i samfunnsutviklingen.
Kravet til klart språk er lovfestet, og gjelder ikke kun i brev fra det offentlige til innbyggerne. Selv om det i større grad jobbes smidig, og nye finansieringsmodeller diskuteres, skal digitaliseringen fortsatt finansieres gjennom satsinger som vedtas politisk.
Kommunikasjonsfolks rolle i å gjøre digitalisering forståelig, og som en del av samfunnsdebatten, er udiskutabel.
Kommunikasjonsfolk er vant til å tilpasse budskap og valg av kanaler til målgruppene, noe som forutsetter innsikt i brukernes behov. I et tverrfaglig team kan de derfor bidra med innsiktsarbeid, som gjør både tjenesten som utvikles og kommunikasjonen om den, bedre.
En del produktteam har egne innholdsdesignere eller UX-skribenter. Deres viktigste oppgave er å bidra til god brukeropplevelse gjennom tekst. Men etterspørres kun innholdsdesignerens spisse rolle, mister virksomheten kraften helhetlig, strategisk kommunikasjonsarbeid gir. Det er imidlertid ikke noe i veien for at samme person fyller begge disse rollene i et team.
Må være aktive deltakere underveis
Disse fem eksemplene på verdiskaping skjer når kommunikasjonsfolk er aktive deltakere underveis i det tverrfaglige arbeidet. Det holder ikke at de hektes på dagen før en viktig leveranse. Skal kommunikasjonsfolk delta mer i tverrfaglige team, kan de ikke samtidig bli målt på antall publiserte nyhetssaker. Godt kommunikasjonsarbeid kan like så godt vise seg i et vellykket digitaliseringstiltak. En ny måte å jobbe på krever også at vi slutter med noe.
