Synspunkt | Rune Semundseth, Asle Sjørbotten, Mikael Hole og Dag W. H. Stang: Ytringsklima + lytteklima = ytringseffektivitet

Rune Semundseth, Asle Sjørbotten, Mikael Hole og Dag W. H. Stang jobber alle i firmaet businessMastering as.

Lyst til å sende oss et innlegg? E-post-adressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Det motsatte skjer hvis en person tar for stor plass og forsøker å imponere, eksempelvis ved å spille solo i tide og utide uten å lytte til folka rundt. De gode resultatene og de gode opplevelsene skapes nemlig av samspillet og ved at man forsterker hverandres individuelle prestasjoner.   

Musikalitet finnes i to former: uttrykksmusikalitet og lyttemusikalitet. Å lytte aktivt til den du snakker med, er noe mer enn å kunne høre og gjenfortelle det som ble sagt.

Det å høre er en fysiologisk prosess der vi sanser og mottar lyder. Lytting er noe mer, nemlig en persepsjonsprosess. I denne prosessen tolker vi og forsøker å forstå kontekst, sammenhenger og mening i det som blir kommunisert.

Statskanalen NRK og folket

I en lengre periode i februar har mange nordmenn tydelig ytret sitt ønske om at NRK fronter bedre rollemodeller enn influenseren Sophie Elise Isachsen, men så langt (24. februar) har NRK ikke lyttet til folket. Statskanalen har opplevd klagestorm etter at influenseren og en venninne publiserte et bilde der de står med en liten pose med hvitt innhold. I tillegg er pressen samlet i sin fordømmelse av denne handlingen.

Konteksten tilsier at pulveret ikke er hvetemel. NRK burde åpenbart ta avstand fra programverter som fronter narkotika, og folket skulle ønske at ytringene fikk en tydelig respons. NRK har diskutert saken internt og Sophie Elise får fortsette.

Folket opplever derfor dette som tonedøvt – våre skattepenger finansierer nemlig NRK-podkasten «Sophie og Fetisha». Ytringseffektiviteten er i dette tilfellet lav. Folket føler på håpløshet. Så langt nytter det altså ikke å ytre seg i denne saken.

Et godt klima er en god start – lytting en god fortsettelse

Et godt ytringsklima med psykologisk trygghet er et godt utgangspunkt for at folk tør å formidle sine følelser og behov. Psykologisk trygghet kan defineres som en felles opplevelse av at det er trygt å ta mellommenneskelig risiko i gruppen.

Begrepet dukket opp i forskningen til Edgar Schein og Warren Bennis på 1960-tallet og i bøkene deres om kultur- og organisasjonsutvikling. Temaene og begrepet er blitt høyaktuelt igjen etter blant annet Google-prosjektet Google Aristotle og Amy Edmondsons bok Fearless Organization fra 2018.

Når vi trygt kan dele observasjoner, bekymringer, idéer og forslag og samtidig tror at det vil bli tatt imot på en slik måte at det kan gi effekt, kaller vi det ytringseffektivitet. Uten hverandres velvilje og lytteevne vil vi holde fakta, følelser og behov for oss selv. Ytringseffektivitet forutsetter opplevd interesse, velvilje eller omsorg.

Et godt ytringsklima er altså et godt utgangspunkt, men vi trenger altså «noen i den andre enden» som gjør at vi tar oss bryet med å formidle det vi har på hjertet. Vi snakker om det som gjør at noen responderer, det vi velger å kalle et lytteklima.

Holdning og mangfold

Vi byr på oss selv når vi er lyttende og utviser dialogisk adferd i møte med andre. Vi byr på oss selv og deler «vår verden» og vårt syn, samtidig som vi respekter den «verden» som samtalepartner bygger sin dialog på. Våre holdninger og vår posisjon som lytter/mottaker påvirker ytringseffektiviteten. Vi bærer jo med oss vår egen erfaring, kunnskap, visdom og ikke minst vår personlighet i møte med andre.

Dette danner vårt bakteppe, og det preger oss og vår lytteadferd. Det må vi minne oss selv på i møtet med våre medmennesker.

Medarbeidernes tillit til hvordan deres ytringer blir tatt imot, henger nøye sammen med hvilke erfaringer de allerede har gjort seg med ledernes adferd i tilsvarende situasjoner, og kan bare styrkes ved gjentatte opplevelser av å bli involvert og lyttet til. 

Møteplagere – hva gjør vi?

Av og til går vi glipp av viktig kunnskap, erfaringer eller observasjoner fordi ytringseffektiviteten er for lav. Folk tenker at det simpelthen ikke nytter å ytre seg. I avdelingsmøter, med for eksempel fem personer, er det ikke uvanlig at én eller to tar ordet straks det blir et tomrom.

Dette gjør det vanskelig for de andre å komme inn i samtalen. Ganske mange har den uvanen at de venter på anledninger til å gripe inn, og vi er mange som irriterer oss over de som smetter inn med sitt straks det blir et lite oppholdsrom i samtalen.

«Medarbeidernes tillit til hvordan deres ytringer blir tatt imot, henger nøye sammen med hvilke erfaringer de allerede har gjort seg med ledernes adferd i tilsvarende situasjoner.»

Hva gjør vi da? Noen blir passive, noen blir oppgitt, og andre gir opp å komme seg inn i samtalen. Noen slutter å dele, og vi andre går dermed glipp av viktige observasjoner, innovative tanker og muligheter for forbedringer. Ytringseffektiviteten opphører.

Det motsatte er å gi respons og verdsette øyeblikk som påvirker holdninger og handlinger kollektivt, det vi kan kalle positive, kulturdefinerende øyeblikk.

Hvordan få til et godt ytrings- og lytteklima?

Hvordan kan vi som ledere og medarbeidere skape et bedre ytringsklima og bidra til mer ytringseffektivitet? Vi tror det handler om følgende fem faktorer:

1) Utvikle relasjonsferdigheter og lærerike tilbakemeldinger (videreutvikle sosial kompetanse)

Fokus på dialog og lytting er avgjørende for trygghet og endringsarbeid. Det er også selve plattformen for produktivitet og positivitet.

2) Skape tydelig retning, tydelige rammer og ikke minst gode rutiner og spileregler

Tydelig retning handler blant annet om inspirerende ambisjoner og strategier samt tydelige forventninger både horisontalt og vertikalt (lag forventningskontrakter).

Gode rutiner som sikrer a) beste praksis og b) at varslinger blir ivaretatt på en profesjonell og god måte, er også avgjørende.

Hvis vi tror at feil ikke skjer hos oss, ser vi feilene for sent. Normering av adferd, som eksempelvis «10 bud» eller «slik gjør vi det her...», vil bidra sterkt til tydelighet i relasjoner og arbeidsmiljøet.

3) Å være gode rollemodeller

Dette handler om å leve i tråd med definerte verdier/ normer.

Snakk om følelser og egen utilstrekkelighet. Vis sårbarhet, vær raus, validerende og lyttende for å skape trygghet og styrke andres selvbilder.

4) Å vise interesse for kulturdefinerende øyeblikk og anerkjenne gode bidrag og innspill

Når vi blir lyttet til, anerkjent og opplever at vårt innspill får en betydning for konklusjonen eller beslutningen, legges et grunnlag for positivt samarbeid, gode prestasjoner og læring. Det klargjør også de ulike perspektivene, rollene og ansvarsområdene i et effektivt samspill.

5) Å verdsette de som tar sjansen

Dette handler om å åpne for nye synspunkter og for dem som vil, prøve ut nye ting. Skape en trygghet for at det er lov å feile og vise takknemlighet og anerkjennelse overfor dem som vil utvikle seg videre som medlemmer i et team (eller som band).

Klima som basis for læring og innovasjon

Et trygt arbeidsklima bygges av opplevd egenverd og velvilje. Slik blir vi trygge på hverandre, som igjen fører til at vi tåler mer fra hverandre – også vennlige friksjoner og kritiske blikk.

Vi må være oppmerksomme på at både relasjoner og opplevd trygghet kan styrkes, selv gjennom sterk uenighet. Forfriskende, vennlige friksjoner kan bidra positivt, så lenge de ikke ender opp i ødeleggende konflikter. Respektfullt lytting – selv når det stormer – er konfliktdempende.

«Stadige endringer, stress og konflikter reduserer ofte opplevelsen av trygghet.»

Tar vi problemer og hverandre på alvor, kan det skape et løft – både for psykologisk trygghet og for ytringsklimaet.

Stadige endringer, stress og konflikter reduserer ofte opplevelsen av trygghet. Derfor er det viktig å beholde roen og lytte respektfullt – i vennlighet. Kombinasjonen av et godt ytringsklima og folk som lytter/responderer respektfullt, skaper den ytringseffektiviteten vi ønsker oss.

Ytringsklima + lytteklima skaper trygghet, resultater og vilje til utvikling!