Synspunkt | Sara Lindgaard: Åtte råd for god onboarding

Sara Lindgaard er HR-direktør i Penneo, som tilbyr ulike automatiseringsløsninger for digitalisering av virksomheters arbeidsflyt.­

Lyst til å sende oss et innlegg? E-post-adressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

 

SYNSPUNKT: Turnover er uunngåelig, men en god onboarding-prosess kan redusere den vesentlig. I tillegg bidrar det til at nyansatte føler seg mer verdsatt og engasjert.

En god onboarding-prosess krever en rekke tiltak for å ta imot og integrere nyansatte i teamet på en god måte. Det starter med at kandidaten aksepterer tilbudet til at vedkommende har funnet seg godt til rette i rollen. Her er mine råd for å sikre en god onboarding-prosess.

1. Gjør signeringen enkel
Ansikt-til-ansikt-møter med nyansatte for å signere arbeidskontrakt er bortkastet tid for begge parter. Vis nyansatte at du respekterer tiden deres ved å bruke en digital løsning med funksjonalitet for å underskrive kontrakten hjemme. Dette viser også at virksomheten er i takt med nåtiden og gir et godt inntrykk.

2. Sikker innsamling av kandidatens data
I ansettelsesfasen må man innhente informasjon om kandidaten, eksempelvis personnummer og kontonummer. Men dette bør også inkludere spørsmål som viser at man bryr seg om personens ve og vel. Eksempelvis om vedkommende har spesielle ønsker for kontorutstyr eller matallergier. Eller om man foretrekker å jobbe hjemmefra, på kontoret eller hybrid.

Innhenting av denne type informasjon via usikre kanaler som e-post utsetter kandidatens data for risiko. Derfor bør arbeidsgiver alltid bruke sikre løsninger som krypterer data og forhindrer uautorisert adgang. Kandidaten vil også føle seg tryggere ved å jobbe i en virksomhet som beskytter persondata.

3. Informer teamet om nyansatte
Bruk virksomhetens kommunikasjonsplattformer for å informere ansatte om nye kollegaer. Oppfordre dem til å sende en LinkedIn-forespørsel om å knytte kontakt og si hei. Nyansatte som føler seg velkomne allerede før de har begynt bidrar til en god onboarding-prosess.

4. Organiser en velkomstfrokost eller -lunsj
Å arrangere en frokost eller lunsj for den nyansatte med kollegaer første dag bidrar til at den nyansatte føler seg velkommen og som en del av teamet fra start. Det viser også at virksomheten gjør det lille ekstra for den nyansatte.

5. Klargjør kontorpulten
Nyansatte vil føle seg mer verdsatt dersom alt av kontorutstyr er klart fra dag én. Og ikke glem å gi dem tilgang til alle nødvendige systemer og verktøy.

Og et personlig velkomstkort på skrivebordet vil få den nyansatte til å føle seg ekstra spesiell. Og for eksempel en t-skjorte eller bag med virksomhetens logo vil gjøre dagen enda mer fin.

6. Utnevn kontorvenner
Utnevnelse av kontorvenner til nyansatte vil gjøre overgangen til den nye jobben enklere. Kontorvenner bør alltid være ansatte som har jobbet i virksomheten en god stund og som er godt kjent med den nyansattes rolle. De bør også være motivert til å hjelpe nyansatte de første månedene for å få dem «up to speed». Å ha noen som kan svare på spørsmål om oppgaver, prosesser og bedriftskultur vil gjøre at nyansatte raskere føler seg komfortable i den nye rollen.

7. Inviter nyansatte til møter med avdelingsledere
Hvis virksomheten har flere avdelinger bør nyansatte inviteres til korte introduksjonsmøter med avdelingsledere. Lederne bør forberede en presentasjon om teamet, eksempelvis om hvem som jobber der og med hva, i tillegg til hvordan avdelingen kan støtte den nyansatte i rollen.

Dette vil hjelpe den nyansatte å forstå hvem som kan kontaktes i ulike sammenhenger. Og ikke minst gi den nyansatte en god oversikt over selskapsstrukturen.

8. Oppfølging og feedback
Spør den nyansatte regelmessig om onboarding-prosessen. Tilbakemeldingene vil identifisere både det som fungerer bra og det som kan forbedres.

Dette vil gi et godt inntrykk overfor den nyansatte. Og ikke minst bidra til å forbedre onboarding-prosessen fremover. Det er vinn-vinn.

En god onboarding gjør at den nyansatte føler seg mer tilknyttet virksomheten og reduserer sannsynligheten for at vedkommende slutter. Og husk at det finnes mange digitale verktøy som bidrar til å gjøre onboarding-prosessen enklere, mer effektiv og bedre for både virksomheten og nyansatte.