Synspunkt | Karoline Amundsen Dystebakken: Når ledelse møter lov og system

­Karoline Amundsen Dystebakken er HR- og ledelsesrådgiver i Simployer. 

SYNSPUNKT: Og hva med betalingen? Skal det være sykepenger eller lønn? Hva hvis arbeidstakeren er syk hele dagen etterpå, starter da arbeidsgiverperioden likevel på den første dagen?

En annen medarbeider har behov for å følge et barn til legen, men kan jobbe etterpå. Eller har et barn som må være hjemme, men trenger ikke tett oppfølging hele dagen.

Lederen syns dette er helt supert, men det går jo ikke an å registrere både fravær og arbeid på samme dag i systemet. Eller hvis medarbeideren arbeider noen timer når dagen er slutt, men har fått omsorgspenger for denne dagen. Er det lov?  Hvordan skal det registreres? Skal det være overtid? Avspasering?

Plikten til å tilrettelegge

De aller fleste ledere ønsker å legge til rette for at en medarbeider kan utføre arbeid, selv om det ikke blir full dag. Redusert arbeidskraft er bedre enn ingen arbeidskraft. Loven gir arbeidsgiver plikt til å tilrettelegge og arbeidstaker plikt til å være aktivitet så tidlig som mulig og bruke sin restarbeidsevne.

Samtidig gir loven i andre bestemmelser bare rett til å bruke egenmelding for hele dager og hovedregelen er omsorgspenger på hele dager. Mange lønnssystemer lar deg heller ikke føre både tilstedeværelse og fravær på samme dag. Ledere ønsker svært gjerne at en arbeidstaker bruker sin restarbeidsevne eller arbeider deler av dag om mulig, men er redd for å bryte loven eller har fått beskjed at det ikke går av lønningsavdelingen.

Full lønn for redusert innsats?

Og hvordan skal lønn registrere det? Hvordan skal det regnes ut? Når starter egentlig arbeidsgiverperioden? Skal arbeidstakeren få full lønn når det har vært redusert innsats? Og hva gjør vi når fraværet allerede er registrert?

Jeg har tidligere skrevet om at det er lurt å gjøre opp status på slutten av dagen, istedenfor på om morgenen. Kanskje klarer arbeidstakeren å jobbe noe, kanskje er det tilsvarende en full arbeidsdag eller noe mindre, men systemet må ikke være med å legge begrensninger for hvordan dette kompenseres. Fleksibilitet og kampen om hodene er det stort fokus på for tiden.

Even Bolstad skrev om å vanne gresset der du er, i en artikkel i Dagens Perspektiv i forbindelse med den internasjonale HR-dagen.

Ikke å være for rigid på dette, men faktisk legge til rette for at det kan utføres noe arbeid, og at prosenten som utbetales i lønn eller om man får refusjon ikke blir det styrende – det er også vanning. Ja, til og med en god porsjon gjødsel. For hvis arbeidstakeren faktisk fikk til å arbeide 5 av 7,5 timer, kan vi da registrere en full arbeidsdag? Eller er vi nødt til å registrere to timer som fravær. Og hvis systemet ikke tillater det, skal da hele dagen bli fravær?

Klok ledelse og fleksibilitet

Ikke la systemene legge begrensninger på klok ledelse.

Det er avtalefrihet som er det klare utgangspunkt. Når avtaler skal håndheves, må man huske på formålet med at de ble inngått og ikke la systemene være styrende alene. Og man må sikre at utøvelse av ledelse, HR- og lønnssystemer drar i samme retning – den retningen virksomheten ønsker.

Systemene må selvfølgelig legges opp og følge det som loven legger opp til. Men i hvilken grad gir man ledere nødvendig fleksibilitet i ledelsen – et mandat til å vise fleksibilitet ved utøvelse av styringsretten? At det ikke alltid skal være time mot time, krone mot krone, men en vurdering for å finne den beste løsningen i det enkelte tilfelle for arbeidstaker og drift. Hvor dialog og formålet med ordningene man har inngått avtale om bør være fokuset.

Først da får man brukt restarbeidsevne og vist fleksibilitet som er til gode for både arbeidstaker og arbeidsgiver og utøvd av god ledelse. Så får vi bare håpe på at loven tilpasser seg raskere det samfunnet vi faktisk lever i og det behovet som oppstår når fravær møter arbeidsevne og forventinger møter fleksibilitet.