Synspunkt | Kåre Slåtten og Lina Alsvik: Seks steg til HR-analyser som gjør organisasjonen bedre

­Kåre Slåtten er dosent ved Institutt for ledelse og organisasjon, Høyskolen Kristiania og Lina Alsvik er HR Business Partner i VG.

SYNSPUNKT: HR-analyse har vært i vinden gjennom flere år både blant HR-praktikere og konsulenter. Likevel ser vi at mange virksomheter sliter med å knekke koden for hvordan man kan skape resultater gjennom slike analyser.

Noe forenklet kan vi si at HR-analyse handler om systematisk å samle inn og analysere HR-relevante data for å informere og skape et faktabasert beslutningsgrunnlag for strategiske valg.

Med utgangspunkt i data fra HR Norges årlige konferanser i HR-analyse har vi undersøkt hvordan HR-profesjonelle selv opplever at de lykkes med analysearbeidet og hvilke hindringer som står i veien.

Basert på samtaler med praktikere, eksisterende forskning og egne erfaringer med HR-analyser, gir vi noen anbefalinger til hvordan man kan arbeide med HR-analyse slik at det gir verdi for virksomheten.

Verktøy for å jobbe strategisk

Spissformulert kan det hevdes at mange HR-funksjoner har en standard katalog av HR-aktiviteter som utføres omtrent på samme måte i alle virksomheter. Enkelte opplever også at HR-funksjonene er lite strategiske.

Valgene tas på bakgrunn av magefølelse og innarbeidet praksis. Arbeid med mennesker vil alltid kreve skjønn, kunnskap om konteksten og mellommenneskelige relasjoner. Likevel må HR-funksjonen knytte sitt arbeid til virksomhetens strategi og levere resultater som beviselig hjelper bedriften med å nå fastsatte mål.

HR-analyse kan være et godt verktøy for å arbeide med strategiske spørsmål på en mer faktabasert måte.

Hvilke HR-ferdigheter må vi være gode på dersom vi skal kunne oppnå strategien? Hvordan sikrer vi at vi har riktig kompetanse på riktig sted til riktig tid? Kan vi bevise at de tiltakene vi anbefaler og gjennomfører fungerer? Og er vi sikre på at vi gjør de riktige prioriteringene for at organisasjonen og de ansatte skal ha best mulig forutsetninger for å lykkes?

Mye rapportering, lite strategi

Våre funn viser at selv om interessen for HR-analyse er stor, fungerer det i liten grad som strategisk verktøy.

Respondentene opplever at de sitter fast i operasjonell rapportering. De samler inn og kvalitetssikrer fragmenterte data fra ulike systemer for å imøtekomme interne og offentlige krav til rapportering.

Det brukes liten tid på å undersøke sammenhenger i datagrunnlaget, identifisere årsaker til problemstillinger og gjøre analyser som kan si noe om framtiden. Funnene fra Norge viser samme mønster som vi finner i internasjonale undersøkelser.

De største barrierene

De tre største barrierene for å heve kvaliteten i analysearbeid oppgis å være: 1) Kvalitet og tilgjengelighet på data, 2) HRs kunnskaper og ferdigheter og forståelse og 3) Etterspørsel fra toppledelsen.

Dataene kan være av dårlig kvalitet og vanskelig tilgjengelig som følge av at ulike systemer i liten grad er integrerte. Med dårlig datakvalitet blir det også vanskelig å stole på resultatene.

Ansatte i HR har sjelden bakgrunn fra statistikk og kvantitative analyser. Mange opplever at de mangler ferdighetene som skal til for å gjennomføre analyser. Ledelsen er heller ikke vant til at HR jobber evidensbasert og evner i liten grad å bestille analyser som HR kan levere på.

Seks steg til bedre HR-analyser

Skal man lykkes med HR-analyse kan prosessen designes som et internt forskningsprosjekt, med følgende steg.

1. Stille de rette spørsmålene. Det kan være fristende å analysere data som tradisjonelt er innenfor HRs hjemmebane. Skal man skape verdi for bedriften, må innsatsen rettes mot utfordringer ved bedriftens mål og strategi. De fleste strategiske mål skal oppnås av mennesker, og vil som regel kreve støtte fra HR.

2. Forankring med en sponsor. Den viktigste suksessfaktoren for å lykkes med HR-analyser, er at bedriften tar i bruk resultatene man kommer frem til. Forankring med en beslutningstaker er derfor essensielt. HR kan være prosjektleder, men den som til syvende og sist skal ta beslutninger, må ha eierskapet gjennom hele prosessen.

3. Stille hypoteser sammen med bedriften. Når man vet hvilke spørsmål man ønsker svar på, kan man formulere hypoteser for hvordan ting henger sammen. Her er det lurt å sette seg inn i aktuell forskning. Organisasjonen må også involveres. Om beslutningstakere er med på å stille hypotesene, vil de også være interessert i resultatene og ha et større eierskap til det man finner av sammenhenger.

4. Samle inn og kvalitetssikre nødvendige data. Perfekte data samlet i en sentral database er ingen forutsetning for å kunne bedrive HR-analyse. Har man tydelige formulerte spørsmål og vet hva man ønsker kunnskap om, vet man bedre hvilke data som er nødvendige. Involveres bedriften i denne kvalitetssikringen, vil det også øke tilliten til resultatene.

5. Hjelp til å gjennomføre analysene. Vi ser at mange HR-praktikere er usikre på sine statistiske ferdigheter. Dersom man har stilt tydelige spørsmål, og samlet inn nødvendige data for å besvare problemstillinger, er de tekniske beregningene noe man kan få hjelp til.  Enten man velger å engasjere konsulenter eller spørre kollegaer som har erfaringer med analysearbeid, kan man enkelt få støtte til å kjøre de nødvendige statistiske beregningene.

6. Bruke tid på formidling og historiefortelling. Skal resultatene endre på praksis, må bedriften forstå hva man har funnet, hvorfor funnene er viktig, og hva som kreves av oppfølging. Bruk tid på å formidle en historie med følgende hovedpunkter: Hva er trusselen, hva kan vi risikere å tape? Hva er årsaken til problemet som vi har funnet i analysen? Hvilke tiltak anbefales? Og hvilke effekter forventer vi å se av disse tiltakene?

Gode muligheter for å lykkes

De viktigste faktorene for å lykkes med HR-analyser, er forankring, prosjektledelse og formidling. Dette er områder som HR ofte er sterke på allerede. Det er lov til å be om hjelp til de mer tekniske sidene ved analysen.

Så lenge man sørger for at bedriften har eierskap og nysgjerrighet gjennom hele prosessen, er dette et godt utgangspunkt. Har man i tillegg evnen til å formidle resultatene på en fengende måte, burde verken manglende statistiske kunnskaper eller datakvaliteten i HR-systemer kunne stoppe arbeidet.