Synspunkt | Eivind Giske: Manglende tillit årsaken til mislykkede IT-prosjekter

­Eivind Giske er daglig leder i Byx Digital AS i Oslo, Andreas Bjørneby senior forretningsutvikler i samme firma.

SYNSPUNKT:  I sitt innlegg «Derfor mislykkes IT-prosjekter» beskriver Glenn Hole årsaker til at ERP-prosjekter mislykkes. Han peker på manglende kompetanse, ineffektive team og feil styringsstruktur. Kjent hodebry for mange, dessverre.

Imidlertid har smertefulle IT-prosjekter en underliggende årsak som Hole ikke kommer inn på. Bedriftene legger ut store anbud med detaljerte krav. De vil være trygge på at de får det de tror de trenger, til en avtalt pris. De vil ikke bli lurt, og de vil kunne stille leverandøren til ansvar.

Bedriftene synes ikke å stole på at leverandøren er i stand til å komme med gode løsninger gjennom åpen dialog og tillitsfullt samarbeid med kunden. I omfattende og kostbare anbudsprosesser, styrt av innkjøpsrådgivere, kjøper kundene falsk trygghet. Og ender opp med en lang liste av kravspesifikasjoner som uansett aldri blir oppfylt.

Bedriftens behov og mål

Det finnes en langt bedre, mer effektiv og målrettet metode for å anskaffe nye IT-systemer. Heller enn å bruke masse tid på detaljerte avtaler, bør bedriftene bruke tid på å sette seg inn i hva skyløsningen faktisk kan tilby, og sørge for at leverandøren forstår bedriftens behov og mål. Heller enn å bruke masse tid på å skrive lange kontrakter, bør kunden dele opp oppgaven i mindre deler og komme raskere i gang. Et team bestående av både kunde og leverandør, som definerer felles mål, har felles motivasjon og bygger gjensidig tillit gir best resultat.

Hole er på sporet av gode løsninger når han etterspør prosjektstyring som muliggjør testing og endring underveis. I dag er ERP-systemer skybaserte løsninger med moduler som er raske å implementere og endre.

Det som før kunne ta en uke, kan nå ordnes på tre minutter. Teknologien tillater i større grad raske tester av ideer og konsepter. Man kan sjøsette en løsning i tidlig fase, se om den flyter, og justere.

Faren for å miste fleksibilitet

Starter man derimot et prosjekt, som er forhåndsdefinert gjennom lange kontrakter, mister man fleksibilitet til å justere når arbeidsprosessen avstedkommer nye og bedre ideer.

Jo raskere rammebetingelsene for prosjektet endres, jo viktigere er tillit. Har man komplekse detaljplaner fra dag null, må leverandøren først levere på kontrakten, deretter på endringene. Prosjektstørrelsen kan vokse eksponentielt. Slike prosjekter blir fort et mareritt.

Hole mener at prosjekter mislykkes fordi «de rette menneskene er på laget, men de har ikke de rette ferdighetene».

Dialog, samarbeid og tillit

Vi er ikke helt enige. Ferdighetene finnes hos leverandører som kan forstå kundens behov og som i samarbeid med kunden kan teste løsninger underveis. Det må gjøres gjennom tillitsfullt samarbeid og ikke gjennom en tvangstrøye av kravspesifikasjoner som kanskje er utdaterte.

IT-kompetanse er en begrenset ressurs som ikke bør kastes bort på lange anskaffelsesprosesser som ikke gir verdi. Istedenfor å sende ut en RFP, «Request for Proposal», ber vi våre kunder om en RFD, «Request for Dialogue». For bare gjennom dialog, samarbeid og tillit vil bedriftene få det beste ut av løsningene som finnes.