Synspunkt | Bjørn Ekner: Slik skaper du møtelikhet og en god virtuell arbeidsplass

Bjørn Ekner er visepresident i det danske selskapet Jabra, som utvikler lyd-, video- og samarbeidsløsninger for forbrukere og virksomheter.

Lyst til å sende oss et innlegg? E-post-adressen er synspunkt@dagensperspektiv.no

SYNSPUNKT: Faktisk har mange ansatte kun truffet kollegene på nettet og ikke fysisk.

63 prosent av ansatte foretrekker en hybrid arbeidsmodell, men bare 30 prosent mener arbeidsgiver tilbyr dem nødvendig teknologi for å samarbeide effektivt og inkluderende fra hvor som helst. Det viser undersøkelser* som Jabra har gjennomført.

I virksomhetenes kamp om talentene er det viktigere enn noen gang å skape en virtuell arbeidsplass der alle kan trives. 37 prosent av ansatte, som jobber hybrid, føler seg ofte utelatt fra samtalen i virtuelle møter. Derfor bør bedrifter fokusere på å skape et virtuelt miljø som motiverer og engasjerer ansatte.

Men hva bør bedrifter gjøre for å forbedre opplevelsen i virtuelle møterom for at ansatte kan være produktive, i tillegg til å samhandle og skape mer menneskelige og autentiske relasjoner med kolleger?

Skap møtelikhet for alle
Under fremveksten av hybridarbeid har begrepet «møtelikhet» blitt en del av diskusjonen om hvordan organisasjoner kan skape likeverdige virtuelle miljøer for alle.

Dette innebærer at alle skal få plass ved bordet og mulighet til å bidra åpent, akkurat som et tradisjonelt møte ansikt til ansikt hvor alle er i samme rom. Et hybridmøte består av både fysiske og virtuelle møtedeltakere. Så ekte møtelikhet er mye vanskeligere å oppnå.

I virtuelle møter er det oftere distraksjoner med bakgrunnsstøy. Det er også flere misforståelser og avbrytelser.

I dag er hele 80 prosent av alle møter enten helt virtuelle eller hybride, og alle bør være likeverdige uansett om de er i selve lokalet eller deltar eksternt. Virksomheter som gjør tiltak for å oppnå møtelikhet vil oppnå økt møteengasjementet.

Video øker inkludering i virtuelle miljøer
Mer enn halvparten av alle ansatte (55 prosent) anser at deres kontor er deres bærbare PC, hodetelefoner og hvor enn de har en internettforbindelse. Derfor er det økende etterspørsel etter teknologi som gir ansatte større frihet og fleksibilitet til å jobbe stedsuavhengig.

Videokonferanseløsninger holder ansatte tilkoblet og engasjert, slik at møter føles mer personlige og naturlige. Hele 70 prosent av ansatte mener at standardiserte profesjonelle videokameraer ville ført til at alle kunne delta på like premisser i hybridmøter. Og 61 prosent føler seg mer inkludert og til stede i møter når alle som deltar, har kameraet slått på.

Å ta i bruk profesjonell lyd- og videosamarbeidsteknologi av høy kvalitet er viktig for mer møtelikhet og effektivt hybridarbeid. Enhetene bør også være kompakte, bærbare og enkle å bruke for å komplementere fleksible arbeidsordninger.

Skap en virtuell arbeidsplass
Fremtidens arbeidsplass er først og fremst virtuell. Ledere bør prioritere medarbeideropplevelsen og skape et miljø som støtter hybridarbeid. Dette betyr å gi de riktige verktøy og oppsett som gjør at ansatte kan samarbeide på like vilkår. Ansatte skal kunne skifte sømløst mellom ulike arbeidsplasser og samarbeide med alle ansatte enten på kontoret eller hjemme.

For å tiltrekke og beholde de beste talentene, bør bedrifter skape en virtuell arbeidsplass der alle kan lykkes i en hybrid arbeidsdag.

*Jabra Hybrid Ways of Working: 2022 Global Report