Alphaspirit | Dreamstime.com
Det gjør mer vondt nå
På oppdrag fra sine kolleger i statsforvaltningen har Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) laget et kunnskapsnotat om ståa for arbeidet med å effektivisere forvaltningen.
«Effektiviseringsarbeid i statlige virksomheter – Hvor trykker skoen nå?» er tittelen på notatet, der Difi har analysert tidligere rapporter som berører effektivisering, styring og arbeidsgiverrollen.
Videre har Difi gjennomgått 57 tildelingsbrev for 2019 til statlige virksomheter på alle departementsområder, og sett på i hvilken grad tildelingsbrevene inneholder krav til effektivisering. Difi har også intervjuet fem toppledere og hatt ti virksomheter som deltakere på en workshop om arbeidsgiverrollen og effektivisering.
Slike endringer krever andre typer virkemidler og styring enn generelle ostehøvelkutt
Løper etter småpengene
Om Avbyråkratisering- og effektiviserings reformen skriver Difi: «Generelle budsjettkutt som ABE-kuttene er på sikt mindre treffsikre. Hovedinntrykket fra intervjuer, workshops og tidligere rapporter er at ABE-reformen først og fremst fører til at virksomhetene kutter utgifter. Mange statlige virksomheter reduserer utgiftene snarere enn å gjøre endringer som faktisk kan effektivisere og forbedre virksomheten.
«Vi løper etter småpengene», sies det.
Det er vanlig med ostehøvelkutt på alle driftsposter og justeringer på personalgoder som kurs- og opplærings og frukt til ansatte, skriver Difi i sin rapport.
Det er også vanlig med stillingsstopp og at stillinger holdes ledige lenger enn nødvendig for å redusere kostnader.
Flere av Difis informanter i ulike virksomheter peker på at det nærmer seg en grense med hensyn til hvor hensiktsmessig ostehøvelkuttene i ABE-reformen er, og at det nå er behov for differensiering av innsparings- og effektivitetstiltakene.
I ulike sammenhenger gis det uttrykk for at ABE-reformen begynner å påvirke gjennomføringen av lovpålagte oppgaver, tjenesteproduksjon og kvalitet og at ytterligere kutt vil påvirke oppgaveløsningen negativt.
Mens ABE-reformen de første årene gikk relativt smertefritt å gjennomføre, så gjør det betydelig mer vondt nå, konstaterer Difi.
Finn nye veier
Det en utbredt oppfatning at ABE-reformen har bidratt til effektivisering, men at den nå i mange tilfeller oppleves å virke kontraproduktiv med hensyn til å fremme effektivisering og kvalitetsforbedring, oppsummerer Difi.
«Det oppleves å være lite å gå på uten at det vil gå på bekostning av tjenesteleveranser, mål og resultater. Skal man få utløst et effektiviseringspotensial, som fremdeles finnes hos mange statlige virksomheter, er det nødvendig å endre arbeidsprosesser og eventuelt digitalisere oppgaveløsningen. Det kan også være behov for større grep som innebærer endringer på tvers av virksomheter og sektorer», skriver Difi, og konkluderer:
«Slike endringer krever andre typer virkemidler og styring enn generelle ostehøvelkutt».
Merarbeid og detaljstyring
Et annet poeng som ledere også påpeker overfor Dagens Perspektiv er at krav til effektivisering gjerne kommer i tillegg til at man tildeles nye oppgaver. Dette ser også Difi tydelig tegn til.
«Politikere er riktignok pådrivere for effektivisering, men de kommer også med stadig nye politiske prioriteringer, uten tilsvarende nedprioritering av andre. Det svekker virksomhetens muligheter til effektivisering», skriver Difi i sitt notat om effektivisering.
I tillegg påpeker Difi at politikerne har en tendens til mer detaljstyring: «Politikere ønsker å delegere, men i praksis skjer ofte det motsatte. Mange statlige virksomheter styres på detaljer – særlig hvis de er gjenstand for stor politisk og mediemessig oppmerksomhet. Styringen skjer dels gjennom oppdrag og aktivitetskrav i tildelingsbrev, eventuelt også supplerende tildelingsbrev, dels gjennom svært detaljerte rapporteringskrav», skriver Difi.
De (politikerne) kommer også med stadig nye politiske prioriteringer, uten tilsvarende nedprioritering av andre
Ledelsen trenger hjelp
Toppledelsen i virksomheten er en viktig drivkraft for effektivisering, påpeker Difi. Endring krever mer ledelse enn administrasjon. Ledere som tar initiativ til omstilling, opplever ofte å føle seg alene, og at støtten fra departementet kunne vært bedre. Det påpekes også at departementer som har liten erfaring med omstillinger, heller ikke er så gode rådgivere, skrover Difi i sitt notat.
Toppledere trenger likevel støtte. Dette kan være i form av støtte og forankring i departementet eller i form av arenaer for læring og erfaringsutveksling, heter det.
Difi mener at det bør legges bedre til rette for at denne type mer dyptgripende effektiviseringstiltak både blir identifisert og gjennomført.
Fire veier til en mer effektiv forvaltning
Ifølge Difi er det fire hovedgrep et forvaltningsorgan kan ty til for effektivisering. De ulike grepene kan selvsagt kombineres og forsterke hverandre.
1) Endringer i organisasjonsstruktur: Endring i organisasjonsstruktur er et vanlig virkemiddel for å utvikle eller effektivisere virksomheten. Større strukturreformer er også et viktig virkemiddel for politikere, og denne typen endringer er ofte politisk initiert og styrt fra departementene. Det er gjennomført og igangsett flere større strukturreformer de senere årene som har økt effektivitet som ett av flere formål.
Statens vegvesen (SVV) er et eksempel på en stor statlig virksomhet/etat som gjennomfører store omorganiseringer besluttet av regjeringen og Stortinget. Politireformen og reformeringen av jernbanesektoren er andre eksempler
2) Endring av arbeidsprosesser og digitalisering: Endring i arbeidsprosesser er kanskje det grepet som kan gi størst effekt mht. effektivisering. Det kan være langt mer krevende enn å endre organisasjonskartet, men kan man kutte ut et ledd i en sakskjede eller digitalisere en arbeidsprosess, kan man frigjøre personalressurser og øke kvaliteten på oppgaveløsningen.
Skatteetaten er eksempel på en etat som har gjennomført en omfattende automatisering av arbeidsprosesser. Bl.a. som følge av dette, er det etter hvert også gjennomført endringer i organisasjonsstrukturen. De fleste virksomheter kan
3) Mer fleksibel bruk av personalressursene: For de aller fleste statlige virksomheter utgjør lønnskostnadene hovedtyngden av utgiftene. For mange virksomheter er 80 prosent av driftsbudsjettet bundet opp i lønnsutgifter. Da blir det vesentlig at innsatsen vris i tråd med endrete behov og prioriteringer. Det er viktig at personalressursene brukes riktig og medarbeiderressursene styres inn mot prioriterte områder. Effektivisering kan også skje ved å redusere bemanningen.
4) Bedre anskaffelser: Bedre anskaffelser handler primært om reduksjon av kostnader, noe som kan gi virksomheten et større handlingsrom budsjettmessig. Dette er særlig relevant for statlige virksomheter der anskaffelser utgjør en større andel av utgiftsbudsjettet.
