Når innovasjon er å faktisk ta teknologien i bruk

Helseetaten i Oslo innførte ny teknologi som skulle gjøre det enklere for medarbeiderne på den kommunale akutte døgnenheten (KAD) i Oslo å kommunisere med hverandre og bydelen.

Det er blitt en god illustrasjon på hva som får et digitaliseringsprosjekt til å fungere. 

KAD-enheten i Oslo har hatt nok av utfordringer siden den spede starten i 2013. Systemene man brukte viste seg ganske raskt å ikke fungere med den sterkt økende kompleksiteten som fulgte med flere sengeplasser. Effekten ble økt sykefravær og flere feil og avvik.

På denne tiden var det ikke uvanlig at leger og sykepleier kommuniserte med papirlapper og noen raske kommentarer i gangen mellom vaktskiftene.

Om morgningen fungerte dette forholdsvis greit. Men utover dagen ble det  vanskeligere til det til slutt ikke lenger var håndterbart.

Forskningsdirektør for helse og velferd i SINTEF, Randi Eidsmo Reinertsen, forteller at man må forstå både menneskene, teknologien og organisasjonen før å få til et vellykket digitaliseringsprosjekt.

– Å lage biler krever en forholdsvis enkel organisasjon sammenlignet med helsevesenet, sier hun.

«Alle skriver, ingen leser»

– Vaktsktiftene var en tidstyv av en annen verden.

Det sier Ingrid Svagård i Imatis, et selskap som leverer digitale løsninger, blant annet den som ble innført på KAD. Før Svagård tok spranget over til Imatis var hun med som SINTEFs følgeforsker på det såkalte SamKAD-prosjektet som startet opp i 2014 og ble formelt avsluttet høsten 2017.

Alt fra leder-teamet, rollene, effektivisering og rutiner ble undersøkt og forsøkt forbedret under prosjektet. En viktig del var innføring av teknologiske løsninger.

På enheten var det innført bruk av elektroniske tavler med informasjon om pasientene. Folk la flittig inn informasjon  men deretter ble informasjonen lite brukt.

Svagård forteller at man på vaktskiftene ofte gikk muntlig igjennom hva som var viktig for de som skulle på, og at de viktige tingene kunne bli borte.

– Papir og telefon og roping i gangene gir ikke presis og effektiv samhandling i en hektisk hverdag, sier hun.

Det hun oppdaget, og som de fleste i helsevesenet hadde visst lenge, var at mens de fleste flittig skrev inn rapporter og beskjeder i de digitale systemene man hadde, var det nesten ingen som faktisk bruke denne informasjonen til noe.

Den ble rett og slett ikke lest.

Kommunikasjonen med bydelen var også krevende. Helsepersonell og byråkrater snakker sjeldent samme språk. Misforståelser mellom de to var utbredt og frustrasjonen økende.

Dessuten måtte man «treffe et kort tidsvindu» hvis man skulle skrive ut pasienter. Etter kl. 15 var kommuneansatte som ikke følger helsevesenets turnus, gått hjem for dagen, og da var det for sent.

Enkelte yrkesgrupper motsatte seg også endringer mer enn andre.

– Legene var den gruppen som det var vanskeligst å få med på endringene, sier Svagård.

Men også de skjønte til slutt at det var fordelaktig å få til bedre kommunikasjon.

– Det tok tid. Men da legene selv fant svaret, bidro også de til å utvikle nye løsninger i systemet, sier Svagård.

De forskjellige løsningene ble testet mange ganger før de ble tatt inn i driften.

Gode resultater

Resultatene fra studien har vært gode. Ifølge Helseetatens egen beregninger har man spart i overkant av fire millioner kroner i året.

SINTEF kunne konkludere med at prosjektet hadde redusert behovet for årsverk med 28 prosent. Kvaliteten og pasiensikkerheten er også bedre enn før.

Pasientene kan også bestille maten som de liker gjennom systemet.

– Det kan høres banalt ut å snakke om viktigheten av riktig mat og renhold, men det er det ikke. Dette er ting som er svært viktig for pasientene, sier Reinertsen.

Og nå foregår det meste av kommunikasjonen på den elektroniske tavlen. Reinertsen viser frem to bilder. Et viser et møte foran den elektroniske tavlen som er tatt før prosjektet. Alle sitter og studerer papirene sine og ingen ser på tavlen. På det neste bilde, som er tatt etter prosjektet, er det ikke et papir å se noe sted og alle følger med på det som foregår på tavlen.