– Manglende åpenhet svekker tilliten til staten

Det er fortsatt store mangler ved arkivering og åpenheten i statlig forvaltning, viser Riksrevisjonens nye undersøkelse.

Riksrevisor Per-Kristian Foss mener resultatet er nedslående.

I 2017 leverte Riksrevisjonen en undersøkelse som avdekket mangelfull arkivering og feil journalføring i departementer og statlige etater. Nå har Riksrevisjonen sjekket om det er bedring å spore.

– Resultatet av oppfølgingen er nedslående. I noen virksomheter har det blitt verre siden sist. Her må det ryddes opp i rutiner, praksis og kultur. Manglende åpenhet er selve oppskriften på svekket tillit til staten, sier riksrevisor Per-Kristian Foss.

Ikke fulgt opp anbefalinger

Undersøkelsen viser at utviklingen går feil vei:

• Tar lengre tid: Gjennomsnittlig journalføringstid i staten har økt fra 29 dager i 2015 til 33 dager i 2020. For departementenes del er det likevel en forbedring siden 2015: Fra 31 til 25 dager

• Fortsatt vanskelig å finne frem: Intetsigende og like titler gjør at dokumenter er vanskelige å finne. Et eksempel er Finansdepartementets journalføring i saker om Det internasjonale pengefondet, IMF. I 2015 fikk cirka 1000 dokumenter nesten identisk tittel. Finansdepartementet har fortsatt på omtrent samme måte.

• Forhåndsunntak fortsatt utbredt: Forhåndsunntak mot innsyn skal som hovedregel ikke skje. Likevel har praksisen økt fra 25 prosent i 2015 til 29 prosent i 2020 for statlige virksomheter som helhet.

• Har ikke fulgt godt nok opp: Justis- og beredskapsdepartementet har i liten grad fulgt opp anbefalingene de fikk i 2017.

– Justis- og beredskapsdepartementet har ansvar for å sette i gang tiltak for veiledning og opplæring i offentlegloven slik at den brukes riktig i statlig forvaltning. De har hatt flere år på å ta grep. Den manglende oppfølgingen er sterkt kritikkverdig, sier Foss.

Demokratisk problem i enkeltsaker

Også denne gangen har Riksrevisjonen sett nærmere på arkiv- og journalføringen i viktige enkeltsaker, deriblant det planlagte salget av Bergen Engines.

Saken ble gjenstand for høring i Stortingets utenriks- og forsvarskomité etter at det ble kjent at russiske aktører var i ferd med å kjøpe opp selskapet som blant annet leverer motorer og teknologi til Forsvaret. Her ser Riksrevisjonen at:

Sentrale dokumenter ble ikke arkivert og journalført, eller at de ble journalført sent eller etter at saken var avgjort

Mange dokumenter har intetsigende titler eller er gjemt på saker som ikke vises i postjournalen

I Justis- og beredskapsdepartementet er deler av korrespondansen med andre departementer feilaktig arkivert som gradert. Da er dokumentene svært vanskelige å finne.

Begjæringer om innsyn i Utenriksdepartementets dokumenter ble behandlet sent. Det samme er krav om begrunnelser for avslag.

Også i andre enkeltsaker, som statens håndtering av koronapandemien, Forvarets NH90-helikoptre og Det internasjonale pengefondet, finner vi store mangler ved journalføring og arkivering.

– Dette fører til mindre offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll i disse sakene. Det er sterkt kritikkverdig, sier Per-Kristian Foss.

Arkivverket har fulgt opp

Oppfølgingsundersøkelsen viser at Arkivverket har laget et nytt og lett tilgjengelig veiledningsmateriell for arkivering og journalføring i staten.

Etaten har også gjort langt flere tilsyn med statlige virksomheter siden sist, og tatt viktige initiativer til nytenkning og testing av digitale løsninger og metoder.

– Her er det gjort en god jobb. Så gjenstår det at forvaltningen begynner å bruke løsningene og veiledningen som Arkivverket tilbyr, sier Foss.